Бланки квитанций и образцы учредительных документов и справок ТСЖ

Каждая управляющая организация, к числу которых относится и товарищество собственников жилья, ведет собственный документооборот.

Все документы необходимы для обеспечения полноценного функционирования и обеспечения существования ТСЖ.

Показать содержание

• Какая документация ведется в сообществе?
• Учредительные документы
• Бухгалтерские и остальные бумаги
• Квитанции
• Какие справки выдает ТСЖ?
• Как оформить доверенность?
• Штатное расписание

Если необходимые электронные файлы или бумаги отсутствуют, то на руководство и допустивший ситуацию персонал могут быть наложены санкции. Один из вариантов санкций – ликвидация ТСЖ.

Узнайте на нашем сайте о том, как определить, какое ТСЖ обслуживает ваш дом, как подать жалобу на это товарищество или выйти из него.

Образцы документов ТСЖ вы можете скачать также у нас.

Какая документация ведется в сообществе?

Правильное и соответствующее принятому порядку делопроизводство осуществляется, благодаря наличию нормативных актов, справок и прочих номенклатурных бумаг.

В процессе функционирования используются различные документальные пакеты, данные в которых касаются непосредственно обслуживаемого многоквартирного дома.

В документах имеется информация о суммах коммунальных платежей, вносимых каждым жильцом, а также о лицах, на ком лежит ответственность за содержание здания и придомовой территории.

Само понятие «делопроизводство» подразумевает то, что все бумаги распределяются по так называемым делам – категориям в каталогизированной системе.

Одно дело не может включать в себя более двухсот пятидесяти тех или иных документов. По достижении этого значения заводится новое дело.

О преимуществах и недостатках ТСЖ перед управляющей компанией, а также о том, как товарищество имеет право бороться с должниками, читайте на нашем сайте.

Учредительные документы

Учредительные данные представляют собой основу делопроизводства в ТСЖ.

В перечень входят (далее в процессе перечисления речь пойдет исключительно о собрании, на котором было принято решение о создании товарищества):

• устав управляющей организации;
• запротоколированные данные с общего собрания жильцов;
• протокол о подсчете голосов собственников;
• итоговые решения, которые были приняты на собрании;
• данные о госрегистрации ТСЖ;
• справки о постановке сообщества на учет в налоговой инспекции;
• информация об учете в фондах, находящихся вне основного бюджета;
• письмо из Федеральной службы государственной статистики.

Документы учредительного характера находятся на хранении в правлении сообщества под личным контролем его председателя.

Цель хранения заключается в предоставлении бумаг по первому требованию сотрудников ревизионных инстанций.

Бухгалтерские и остальные бумаги

Данные по работе бухгалтерии – это непосредственная опора всей финансовой деятельности ТСЖ. Бумаги и файлы также подлежат регулярным проверкам.

В отличие от учредительной бухгалтерская документация касается только текущего делопроизводства. Если не содержать ее и не вести надлежащим образом, функционирование управляющей организации будет нарушено.

Ведением бухгалтерской документации и отчетностью по ней занимаются сотрудники отдела бухгалтерии, вносящие данные о денежных поступлениях и их расходовании.

Кроме учредительной и бухгалтерской документации на хранении в ТСЖ располагаются все документы на многоквартирный дом и прилегающую территорию, включая технические акты, различного рода свидетельства, договоры аренды.

В делах товарищества можно найти все договоры о предоставлении услуг, которые заключаются между управляющей организацией и каждым из собственников квартир.

В документации также имеются в наличии все лицевые счета членов сообщества, а также расписание всех штатных должностей сообщества.

Документы никогда не хранятся в открытом доступе, поскольку это противоречит принятым нормативам. Несмотря на то, что бухгалтерскими файлами и бумагами занимается бухгалтерия, ответственность за хранение лежит и на председателе.

Кроме этого руководитель обязан заниматься ведением и хранением нормативно-справочной и распорядительной документации.

В случае необходимости глава товарищества может передавать ряд свои полномочий в этих вопросах специалисту в области документоведения.

Бланк сметы доходов и расходов ТСЖ вы можете скачать тут.

Квитанции

К непосредственным функциям товарищества относится заполнение платежных бумаг, а также их выдача и сбор.

Квитанция об оплате – это один из главных актов подобного типа.

Именно квитанция играет роль основания для требования выплат и для их последующего подтверждения.

ТСЖ может выдавать следующие разновидности квитанций:

• внесение платежей за коммунальные услуги;
• оплата гаражных или парковочных помещений;
• внесение денежных средств за услуги по охране жильцов и имущества;
• оплата вступительного взноса (когда собственник становится членом ТСЖ);
• целевые платежи.

Чтобы осуществлять выплаты, достаточно иметь под рукой специальные бланки квитанций, которые обычно являются стандартизированными. Эти квитанции будут предоставлены товариществом. За документооборот будет отвечать бухгалтерия.

По сути, квитанция будет опираться на составленный ранее договор.

Это же можно сказать и о специальных целевых взносах. Их жильцы осуществляют в порядке, указанном в договорах подряда.

Какие справки выдает ТСЖ?

Выдача справок – одна из самых важных сторон деятельности работников сообщества собственников жилья. Эта функция возложена на специального сотрудника, который числится в штате организации.

Обычно этим занимается паспортист или же делопроизводитель.

Если же ни одна из должностей не была учреждена, то все полномочия возлагаются на лицо, назначенное председателем.

В настоящее время можно затребовать справку о лицах, проживающих на площади собственника, или о составе семьи. Последние могут быть выданы по первому требованию.

Обычно такие справки требуются для предоставления в образовательные учреждения, а также в различные социальные органы.

Выдача справок о людях, прописанных в квартире собственника, обычно занимает больше времени. Но редко, когда срок получения превышает три рабочих дня.

Основанием для выдачи будут служить записи, хранящиеся в специальной книге, в которую вносится информация по каждой квартире.

Справки о проживающих обычно требуются для оформления сделок, касающихся недвижимого имущества граждан. В этом случае бумаги необходимо предоставить в регистрационную палату.

Как оформить доверенность?

Образец доверенности ТСЖ.

Доверенность оформляется в случаях, когда сотрудник ТСЖ или лицо, заключившее договор о предоставлении услуг, должен будет действовать от имени управляющей организации. Так доверенное лицо сможет решать поставленные перед ним задачи.

Существуют общие правила оформления, прописанные в Гражданском кодексе Российской Федерации. Необходимо четко изложить подробности задач, которые стоят перед доверенным лицом. В доверенность также вносятся паспортные данные.

При выдаче доверенности председатель ставит на ней свою подпись.

Только после этого доверенность будет действовать, и получивший ее может осуществлять следующие действия:

• подписание подрядных договоров;
• проведение взаимных расчетов;
• заключение сделок в отношении имущества;
• ставить свою подпись на актах по приему различных работ.

Когда вопрос касается имущества собственников, могут потребоваться определенные вложения со стороны собственников. В этом случае решение принимается на собрании жильцов.

Штатное расписание

Штатное расписание ТСЖ — образец.

Штатное расписание представляет собой акт, регулирующий в автономном режиме ситуации. При этом на внешние положения этот акт не опирается.

Лицо, которое занимается составлением акта, обязано сослаться на решения, принятые на собрании. Штатное расписание, как правило, имеет форму таблицы.

В графах таблицы прописывается название должности и сотрудника, количество сотрудников, размеры их окладов, возможные бонусы и надбавки, суммарный объем выделяемых на персонал средств. В акт включаются его номер и дата принятия.

Подытожив все, сказанное выше, можно сделать вывод, что делопроизводство в сообществе жильцов всегда описается на составленные заранее акты.

В них прописываются главные правила, по которым составляются договоры и общие правила хранения документации.