Журнал регистрации командировок обложка

Журнал регистрации командировочных удостоверений: скачать

В организации необходима регистрация всех оформляемых документов, так как велика опасность их утери. Все документы фиксируются в специальных журналах. Командировочные удостоверения – это документы, которые привозят с собой работники из командировок. Данные о них тоже должны вноситься в специальный журнал.

Скачать пример заполнения подобного документа Вы сможете в конце этой статьи.

После приезда из командировки у сотрудника есть два дня на то, чтобы предоставить в свою организацию данные документы:

  • авансовый отчет, в котором отражена потраченная сумма денег;
  • командировочное удостоверение, в котором упомянуты все места, куда ездил сотрудник;
  • служебное задание с приложенным отчетом о работе, которая была проделана.

Лицо, ответственное за принятие данных документов (обычно это кадровик), регистрирует и подшивает предоставленные документы перед отправкой на хранение.

Журнал регистрации командировочных удостоверений необходим для фиксации этих удостоверений, полученных от работников.

Только кадровый работник имеет право хранить и вести этот документ. Если кто-то другой из сотрудников хочет получить доступ к этому журналу, то ему нужно предъявить письменное распоряжение.

Как заполнять журнал регистрации командировочных удостоверений?

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Обложка журнала должна отражать следующую информацию:

  • наименование предприятия;
  • дата, с которой начал заполняться документ;
  • рядом должна находиться графа, в которой будет зафиксирована дата, когда ведение журнала будет прекращено (по окончании листов в журнале).

Когда работник возвращается из командировки, данные о его командировочном удостоверении заносятся в этот журнал.

В таблицу необходимо вносит следующие данные:

  • ФИО сотрудника, предъявившего удостоверение;
  • его должность;
  • место, куда отправлялся сотрудник;
  • номер регистрируемого удостоверения;
  • ФИО лица, подписавшего это удостоверение;
  • время фактического пребывания в командировке (когда отбыл, когда прибыл);
  • подпись сотрудника, передавшего заявление (подтверждение факта ознакомления с записью в журнале и согласия с ней);

Журнал регистрации командировочных удостоверений: образец

Статьи по теме

Расскажем, как заполнить и вести книгу учета командировок сотрудников предприятия. Научим оформлять такой журнал в электронном виде.

Скачайте документы по теме:

Для чего вести журнал регистрации командировочных удостоверений

С 2015 года обязанность оформлять командировочные удостоверения и служебные задания отменили. Теперь служебную поездку сотрудника по заданию работодателя подтверждает только приказ о направлении в командировку.

Образец приказа о направлении сотрудника в командировку

Многие работодатели до сих пор используют при оформлении служебных поездок наряду с приказом и второй документ — командировочное удостоверение. С ним легче контролировать начало и завершение командировки, факт того, что работник выполнил поручение. Наличие командировочного удостоверения облегчает и самому работнику передвижение по территории предприятия, куда его направили со служебным заданием.

Обратите внимание! Если предприятие использует при оформлении служебных поездок сотрудников командировочные удостоверения, это необходимо закрепить локальным нормативным актом, например, Положением о командировках.

Независимо от того, выдает организация сотрудникам командировочные удостоверения или нет, служебную поездку надо зафиксировать. Для этого на предприятии ведут специальный журнал учета работников, которые выбывают в командировку, или журнал регистрации командировочных удостоверений.

Удобнее объединить всю информацию о командировках в одном журнале. Тогда не придется поднимать все приказы, чтобы получить нужную информацию о деталях командировки. Работодатель, в соответствии с действующим законодательством, может сам решать, использовать ли в делопроизводстве организации такой журнал.

Вести журнал учета регистрации командировочных удостоверений, как правило, поручают сотруднику, в функционал которого входит оформление документов на служебные поездки, — кадровику или секретарю. Ответственного назначают приказом руководителя. Главное, чтобы эта обязанность была прописала в должностной инструкции исполнителя.

Форма журнала регистрации командировочных удостоверений

До 2015 года компании использовали форму журнала учета командировок, утвержденную приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 №739н. Сейчас приказ отменен, но многие организации до сих пор используют эту форму.

Журнал регистрации командировочных удостоверений, образец, который вы используете в делопроизводстве в вашей компании, нужно утвердить локальным актом или, например, инструкцией по делопроизводству. Разрабатывая собственную форму учета такой книги, продумайте, какие сведения нужно в нее внести, чтобы информацию о служебных поездках была максимально полной.

Журнал удобнее вести в табличной форме. Внутри предусмотреть такие графы:

  • номер и дата приказа о направлении сотрудника в командировку;
  • основание для направления в командировку (реквизиты служебной записки, номер и дата договора);
  • номер и дата командировочного удостоверения;
  • ФИО сотрудника, который едет в командировку;
  • должность командируемого и структурное подразделение, в котором он числится;
  • населенный пункт и наименование организации, куда направляют сотрудника;
  • продолжительность командировки — дата начала и завершения;
  • цель служебной поездки.

Образец журнала учета командировочных удостоверений

Журнал регистрации командировок обложка

Следует заметить, что согласно Положению № 749 бумажное оформление всех требуемых документов для учета командировок занимало значительную часть рабочего времени, причем неоправданную, поскольку данные всей этой документации практически просто дублировались из одного в другой бланк.

Журнал регистрации командировок

Фамилия, имя и отчество командированного работника Дата и номер командировочного удостоверения Место командирования Наименование организации Пункт назначения 1 2 3 4 5 1 Андреев Антон Сергеевич 01.03.2016 № 116 ООО «Запчасти для оборудования» Санкт-Петербург 2 Бахметьева Алина Антоновна — Центр семинаров для бухгалтеров Москва Дополнительная информация Примечание Подразделение и должность командированного Дата и номер приказа Дата выбытия Дата прибытия Отчет сдан 6 7 8 9 10 11 Отдел комплектующих, менеджер по закупкам № 101 от 20.02.2016 02.03.16 12.03.16 — — Бухгалтерия, бухгалтер по зарплате № 102 от 25.02.2016 05.03.16 10.-3.16 — — Хранить такие журналы нужно было в течение пяти лет. Сейчас сроки хранения остаются на усмотрение руководства организации в связи с отменой обязательного ведения журналов.

Журнал регистрации командировок обложка

  • Название предприятия;
  • Дата начала ведения документа;
  • Рядом должна присутствовать графа для указания даты окончания ведения журнала, здесь будет проставлена дата в тот момент, когда регистрационная книга закончится.
  • После получения от работника, вернувшегося из командировки, командировочного удостоверения, его нужно зарегистрировать в журнале.

Журнал регистрации командировочных удостоверений

Данная норм действовала в силу пунктов 5 и 6 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки, принятого приказом Минздравсоцразвития России № 739н. Если речь идет о заграничных командировках, то данный период увеличивается вдвое и составляет 10 лет. Журнал учета командировок заполняется в соответствии с правилами, принятыми приказом Минздравсоцразвития России № 739н.

Журнал регистрации командировочных удостоверений

  • некоторых работников в командировку направлять нельзя (подробнее об этом см., «Для некоторых работников командировки запрещены»);
  • нужно получить согласие работника, имеющего семейные обязанности (подробнее об этом см., «Берем согласие на командировку у женщины с ребенком до 3 лет (образец)»).

Журнал регистрации командировочных удостоверений

Служебная командировка должна быть оформлена приказом (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749). Приказ о направлении в командировку можно составить, используя унифицированную форму или самостоятельно разработанный бланк (подробнее об этом см., «Составляем приказ о направлении с служебную командировку (образец 2017)»).

Ведение журнала учета командировок остается на усмотрение организации

  • подтверждение факта нахождения работника в командировке;
  • источник информации о месте действия служебных командировок, числе поездок и командированных сотрудниках, а также о продолжительности поездки;
  • получение сведений о количестве сторонних профессионалов, частоте деловых контактов.

Журнал регистрации командировок обложка

Срок хранения журнала учета трудовых договоров составляет 75 лет. Он может потребоваться в том случае, если предприятие заключает с работниками срочные трудовые договоры. При этом необходимо четко отслеживать не только дату заключения, но и истечение срока действия, иначе, согласно ч. 4 ст. 58 ТК РФ, такой срочный трудовой договор может стать трудовым договором, заключенным на неопределенный срок. Обычно в данном журнале указываются порядковый номер записи и год заключения договора, дата заключения трудового договора, Ф.И.О. поступающего на работу, должность, срок действия и дата прекращения трудового договора (для срочных трудовых договоров), номер изменения к трудовому договору. Пример рабочего листа журнала учета трудовых договоров показан на рис. 4.

Cистематизация кадровых журналов c помощью Excel

Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.

Журнал регистрации командировок

По возвращении из служебной командировки, работник обязан представить отчетную документацию и сдать командировочное удостоверение в отдел кадров. На эту процедуру сотруднику дается 3 рабочих дня. Журнал регистрации нужен для учета командировочных удостоверений. В нем отображают сведения о дате выдачи удостоверения, получившего его лица, номере и времени пребывания сотрудника в служебной поездке.

Регистрационный журнал для удостоверений на командировку

  • каким образом оформляется направление работника в командировку по новым правилам;
  • каким образом заполнять журнал регистрации работников, выбывающих в командировки;
  • обязательно ли вести журнал регистрации командировочных удостоверений.

Как вести журнал регистрации командировочных удостоверений

Учет командировочных удостоверений ведется с помощью специального журнала. В нем отражается, когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке.Фиксация удостоверений в Журнале регистрации командировочных удостоверений полностью отвечает задачам учета. Кол. Читать полностью →

Журнал регистрации командировочных удостоверений

Тем работникам, которым предстоит отправиться в командировку или оформлять служебную поездку сотрудника, будет полезно знать для чего нужно командировочное удостоверение. Как выглядит бланк и образец правильного заполнения на 2018 год? Как надо вести журнал регистрации?

Для чего нужно командировочное удостоверение в 2018 году

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки — это документ, который ведет работодатель или назначенный им сотрудник (по распоряжению руководителя) на предприятии для фиксирования информации о сотрудниках, отправляющихся в служебные командировки, а так же о командировочных удостоверениях, о времени прибытия и убытия.

Сколько лет хранить журнал командировок

Учет командировочных удостоверений ведется с помощью специального журнала. В нем отражается, когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке.Фиксация удостоверений в Журнале регистрации командировочных удостоверений полностью отвечает задачам учета. Кол. Читать полностью →

Правила ведения журнала регистрации командировок

Журнал регистрации командировок ­– это документ, в котором фиксируется информация о работниках организации, направляющихся в служебные поездки. Указывается дата отбытия и прибытия, наименование предприятия-принимающей стороны, прописываются основные задачи и т.д. Это не обязательный документ: компании могут использовать его на свое усмотрение.

Назначение журнала регистрации служебных командировок

Поездки работников организации в другие населенные пункты для выполнения задач предприятия, согласно ст. 166 ТК, называются командировками. Ст. 167 ТК гарантирует оплату труда в эти периоды. Помимо этого, компания оплачивает траты, связанные с поездкой:

  • стоимость проезда до пункта назначения;
  • траты на проживание (аренду жилья или гостиницы);
  • суточные начисления;
  • другие необходимые затраты в служебных целях, подтвержденные соответствующими документами.

В журнале местных командировок указывается:

  • подтверждение пребывания сотрудников вне рабочего места в связи с отправкой в командировку;
  • описание поставленных целей и их выполнение;
  • получение сведений о частоте деловых контактов и т.д.

Ранее ведение учета регулировалось положениями приказа Министерства здравоохранения и социального развития № 739н. Однако 17 сентября 2015 года обязательность их заполнения была отменена. Несмотря на это, некоторые предприятия продолжают использовать их в своей деятельности для удобства учета.

Правила ведения журнала учета командировок

Для ведения журналов существуют правила, установленные приказом Министерства здравоохранения №739н. Он определяет минимальный срок хранения отчетов в архиве документации предприятия в 5 лет.

Руководитель назначает ответственного за ведение своим приказом. В большинстве случаев это обязательство возлагается на сотрудников кадровой службы.

Особых требований по использованию унифицированных форм не существует. Организации могут использовать как типовой бланк, регламентированный Трудовым кодексом, так и самостоятельно разработанный, утвержденный локальными актами предприятия.

Документ состоит из двух частей: сведения об отбытии и о прибытии. В него вносятся сведения обо всех служебных отправлениях в другие города продолжительностью более одного дня в таком виде:

  • порядковый номер записи;
  • дата издания и номер командировочного удостоверения;
  • сведения о принимающей стороне.

Дополнительно могут указываться:

  • должность командированного;
  • дата издания и номер приказа о направлении работника в служебную командировку;
  • дата прибытия и отбытия, срок пребывания;
  • краткое описание задания.

В части сведений о прибытии указывается следующая информация:

  • порядковый номер вносимой записи;
  • Ф. И. О. и должность работника, выбывающего в командировку;
  • полное наименование предприятий (отправляющей и принимающей стороны);
  • дата прибытия работника по месту назначения.

ВАЖНО! Если работодатель отменил командировку, эта информация тоже регистрируется в журнале с указанием реквизитов соответствующего приказа.

Образец журнала учета

Ответственность работодателя за отсутствие журнала

Когда оформление журнала регистрации командировок было обязанностью всех организаций, его отсутствие классифицировалось как нарушение норм Кодекса об административных правонарушениях. В отношении работодателя назначались следующие меры ответственности:

  • для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц – штраф в размере 1-5 тыс. руб.;
  • для юридических лиц – штраф 30-50 тыс. руб. или приостановление работы предприятия на срок до трех месяцев.

При повторных нарушениях ответственный за ведение журнала по решению суда мог быть отстранен от должности на период до 3 лет.

С 2015 года вести журнал учета необязательно, соответственно, все меры ответственности за его отсутствие упразднены.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector