Заявление на выдачу копии трудовой книжки образец

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Составление заявления на выдачу копии трудовой книжки происходит в тех случаях, когда работник предприятия или организации нуждается в подтверждении своего стажа, опыта или места работы.

Зачем писать заявление

Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.

После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения. Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу. Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.

Куда может потребоваться копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).

На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.

Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).

Как делается копия

Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.

Составление заявления

Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:

• данные о компании, в которой трудится человек,
• должность и ФИО сотрудника, на имя которого оно пишется,
• просьбу о выдаче копии,
• дату,
• подпись составителя.

При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.

Оформление заявления

Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.

Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,

• один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
• второй передать представителю работодателя.

Срок рассмотрения заявления

По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней. При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии

Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.

По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.

1. В начале документа слева или справа (это не имеет значения) указывается адресат:
   • полное наименование организации с указанием ее правового статуса (ИП, ОАО, ООО, ЗАО),
   • должность,
   • фамилия-имя-отчество руководителя (или иного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек).
2. Далее вписывается должность и фамилия-имя-отчество заявителя.
3. Ниже пишется дата составления заявления и населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма.
4. После этого посередине строки указывается слово «заявление» и ставиться точка.
5. Далее идет собственно текст просьбы о выдаче копии трудовой книжки. Здесь можно (но не обязательно) указать причину и сослаться на букву закона, который однозначно говорит о праве работника получать копии своих личных документов от работодателя.
6. В завершение документ нужно подписать и расшифровать подпись.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Хочешь копию трудовой – напиши заявление

Для того чтобы получить копию трудовой книжки, работник должен подать соответствующее заявление на имя руководителя организации. Дело в том, что во время действия трудового договора трудовая книжка хранится на предприятии и на руки работнику её не выдают.

Если организация маленькая, то, конечно, можно обойтись и устной просьбой. Однако если компания крупная, то необходимо письменное заявление на копию трудовой книжки.

Обязательной для применения формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме. На практике бывает, что в организации разработан специальный бланк для подобных прошений. Если такой утвержденной формы нет, то главное, чтобы в заявлении было указано следующее:

• Ф.И.О. руководителя компании, на чье имя пишется заявление;
• Ф.И.О. и должность сотрудника, обращающегося с заявлением;
• дата обращения и подпись заявителя с расшифровкой Ф.И.О.;
• причина обращения за копией трудовой (обычно указывается по желанию).

В итоге, образец заявления на копию трудовой может выглядеть примерно так:

Генеральному директору
ООО «Омега-Плюс»
И.И. Иванову

от бухгалтера
М.И. Петровой

Прошу предоставить мне заверенную копию трудовой книжки.

22.01.2018 Петрова /М.И. Петрова/

Также с нашего сайта вы можете бесплатно скачать по прямой ссылке образец заявления и при необходимости отредактировать его «под себя».

Копию выдадут не позднее 3-х дней

Получив заявление на выдачу копии трудовой, сотрудник отдела кадров или другой уполномоченный работник (например, бухгалтер) должен подготовить заверенную копию книжки. Сделать это нужно не позднее, чем через 3 дня после получения заявления (п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Копию лучше сделать качественную. Кроме того, все заверительные надписи, печати и подписи должны быть читаемыми. Это избавит сотрудника от неприятностей, а работника отдела кадров – от повторных манипуляций по заверению трудовой книжки.

Заверить копию трудовой может директор или сотрудник, на которого письменным распоряжением руководителя организации возложены обязанности по заверению трудовых книжек. Сама копия должна быть заверена в утвержденном на законодательном уровне порядке (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). А с 01.07.2018 – на основании п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

При первом трудоустройстве на сотрудника оформляют трудовую книжку. Впоследствии этот документ не выдают ему, а хранят в кадровом подразделении предприятия. На руки книжку не дают, так как любые записи в неё может вносить только работодатель, а для сотрудника документ считается особо важным. Если работнику нужно подтвердить официальное трудоустройство или иной факт, он должен написать заявление на выдачу копии трудовой книжки, образец которого в конце этой статьи.

Правила выдачи копии

Работодатель обязан предоставить работнику копию по первому требованию. Это правило закреплено в статье 62 Трудового кодекса.

Для ее получения работник должен обратиться в кадровую службу предприятия. При этом заявление на копию трудовой книжки оформляют в свободной форме, так как никакого единого образца в нормативной документации не представлено.

Его обычно пишут следующим образом:

Оригинал трудовой книжки должен постоянно хранить отдел кадров предприятия. Его не выдают сотруднику для предоставления в банк или иное учреждение. Однако руководство организации не имеет права отказывать в предоставлении копии или взимать за эту услугу деньги: это противоречит закону.

Если в небольшой организации нет собственного отдела кадров, копию делает секретарь. Она должна быть заверена руководителем.

Правила заверения копии

Чтобы копия документа служила подтверждением официального трудоустройства сотрудника для банка или другого учреждения, она должна быть должным образом заверена. На каждом листе следует проставлять подпись кадровика или директора предприятия с расшифровкой и обязательным указанием должности. Также ставят печать организации.

Заверяют каждую страницу, а на последней строчке должна быть синей ручкой записана формулировка, подтверждающая, что сотрудник продолжает работать и в настоящее время. Для банка это подтверждение, что потенциальный клиент не был уволен, он работает и получает официальный доход.

Трудовую книжку передают сотруднику только в момент увольнения из организации, а при последующем трудоустройстве её вновь передают в кадровую службу.

Учтите, что с 2018 года при заверении копии нужно указать, где лежит оригинал этой трудовой книжки.

Способы получения

Есть несколько ответов на вопрос, как получить копию трудовой книжки. Заявление можно принести не только лично. Также оно может быть отправлено с помощью:

• обычной почты;
• электронной почты.

Однако в любом случае в нём должна быть проставлена дата.

На рассмотрение законом отведено 5 дней. После этого организация должна бесплатно предоставить сотруднику правильно оформленную и заверенную копию.

Есть важное условие: выдача копии трудовой книжки работнику не обязывает его объяснять цель ее получения. Он может использовать книжку для предоставления в банк при оформлении кредита, получения различных социальных пособий и других целей. Причина и место использования копии указывают только по желанию сотрудника.

Иногда стандартный образец заявления на получение копии трудовой книжки утверждён на уровне предприятия. Чтобы его получить, обратитесь в отдел кадров.

Вот примерный образец заявления на выдачу копии трудовой книжки:

Заявление на выдачу копии трудовой книжки — образец

Правила написания заявления

Написание заявления на выдачу копии трудовой книжки по образцу необязательно — оно составляется по общим правилам делопроизводства. Документ содержит следующие атрибуты:

• должность руководителя предприятия и название фирмы;
• Ф. И. О. директора;
• слово «заявление»;
• просьбу предоставить копию трудовой книжки;
• дату написания заявления;
• подпись сотрудника и ее расшифровку.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки можно посмотреть по следующей ссылке: Заявление на копию трудовой книжки — образец.

В заявлении на выдачу копии трудовой книжки можно указать орган, который затребовал копию (например, городская администрация), и/или цель, для реализации которой она требуется (например, получение субсидии). Данная информация не является обязательной и указывается только по желанию сотрудника.

Составленный документ передается в организацию (в канцелярию / отдел кадров и т. п.). При этом желательно составлять заявление в 2 экземплярах, чтобы на одном из них уполномоченное лицо предприятия поставило входящий номер и дату получения заявления.

Правила оформления и выдачи копии книжки

Обязанность работодателя выдавать сотруднику по его требованию копию трудовой книжки вытекает из ст. 62 Трудового кодекса РФ (обязанность по выдаче копий документов, связанных с работой).

В некоторых случаях от физлица может требоваться не копия книжки, а выписка из последней. Подробнее о выписке читайте в нашей статье «Заполнение выписки из трудовой книжки — образец».

Копия трудовой книжки должна быть выдана сотруднику в течение 3 рабочих дней, отсчитываемых с момента подачи заявления. Денежные средства при этом не взимаются. Копия должна быть надлежащим образом заверена.

В соответствии с п. 5 26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка включает в себя:

• слово «верно»;
• должность лица, уполномоченного на заверку копии;
• подпись уполномоченного лица и ее расшифровку;
• день заверки копии.

Отметка о верности копии ставится на каждой странице. Под последней записью в трудовой книжке делается запись о том, что сотрудник продолжает работать в данной организации. Отметка и запись удостоверяется печатью предприятия, если ее наличие предусмотрено уставом юрлица. При заверении копии может применяться штамп.

Также указанный выше ГОСТ обязывает делать надпись о месте хранения оригинала книжки.

Ответственность работодателя за нарушение указанных правил

За невыдачу запрошенной копии книжки или нарушение 3-дневного срока на ее предоставление сотруднику работодатель и его уполномоченные должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях:

• юрлицу грозит штраф 30–50 тыс. руб.;
• уполномоченным лицам — 1–5 тыс. руб.

При совершении аналогичного правонарушения, т. е. совершении данного нарушения повторно (см. п. 17 постановления ВС РФ от 24.03.2005 № 5), указанным лицам грозит более суровое наказание:

• 50–70 тыс. руб. для предприятия;
• 10–20 тыс. руб. или дисквалификация на 1–3 года для уполномоченных лиц.

Таким образом, заявление на копию трудовой книжки пишется по общим правилам. В нем указывается должность и Ф. И. О. уполномоченного лица, просьба о выдаче копии. На документе проставляется подпись сотрудника, указывается ее расшифровка, ставится дата составления документа. С момента получения заявления у работодателя есть 3 рабочих дня на изготовление и выдачу запрошенной копии.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!