Заявка руководителю на выделение денежных средств

Образец документа на покупку товара: как написать служебную записку на приобретение?

Служебная записка – универсальный в деловом мире способ передачи информации и запроса на то или иное действие.

Одна из самых распространенных категорий – служебная записка на покупку.

Предприятие живет своей жизнью, соответственно, у него есть потребности – в оргтехнике в инструментах и материалах, в спецодежде, в хозяйственных и в канцтоварах наконец…

Все тонкости в оформлении служебной записки будут рассказаны в данной статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?

Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.

Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.

Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?

Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда. О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать здесь, а как оформить данный документ на приобретение или замену компьютера вы узнаете в этом материале.

Что внутри документа?

Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и «бумажной» документации, и электронной почты (папка «Шаблоны»). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут.

В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.

Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:

  • наименование организации, подразделения;
  • кому адресуется, от кого – должности, фамилия;
  • заголовок документа (по центру – «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»);
  • регистрационный номер;
  • что именно нужно закупить и в связи с чем;
  • подпись с расшифровкой, дата написания.
  • Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4.
    Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.

    В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз «Прошу Вас…» «Довожу до Вашего сведения, что…». Это считается правильным.

    Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.

    Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.

    Как грамотно составить и написать?

    Cпецодежды (СИЗ)

    В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.

    Приведем конкретный пример:

    Заместителю ген. директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналом

    от HR-менеджера Иванова И. И.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5

    В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО «Пицца-Энерго».

    Иванов Иван Иванович (подпись)

    16 января 2016 года.

    Мебели

    Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.

    Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.

    Руководителю АХО ООО «Интерпресс» Меджидову А.А.

    от менеджера HR-отдела Петровой М.И.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4

    Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.

    Петрова Мария Ивановна (подпись)

    5 мая 2017 года.

    Канцтоваров

    Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:

    Руководителю департамента материально-технического обеспечения

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3

    В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:

    • штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
    • дырокол – 5 штук;
    • блок разноцветный – 10 штук.

    руководитель отдела по работе с клиентами

    Иванова Ирина Ивановна (подпись)

    30 мая 2017 года.

    Оргтехники (сканера, принтера)

    В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:

    Директору по снабжению

    от офис-менеджера Петровой Е.Е.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

    Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:

    • лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
    • мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.

    Петрова Елена Евгеньевна (подпись)

    14 мая 2016 года.

    Телефона

    Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:

    Директору по снабжению ЗАО «Альтерком»

    от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8

    Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.

    Кузнецова Елена Викторовна (подпись)

    15 февраля 2017 года.

    Инструментов

    Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:

    Руководителю АХО ООО «Совремонт»

    от бригадира Иванова И. И.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1

    Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.

    10 мая 2015 года.

    Иванов Иван Иванович (подпись).

    Настольной лампы

    Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:

    Офис-менеджеру ООО «Лейбштандарт» Александровой А.А.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

    Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.

    зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)

    16 марта 2016 года.

    Автошин

    В этом случае указывается марка шин и количество их, например:

    Генеральному директору ООО «Кайра-Экспресс»

    от начальника АХО Смирнова С.С.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6

    Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.

    Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)

    20 мая 2017 года.

    Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

    Заявка на канцелярские товары: образец

    Заявка на канцелярские товары образец

    Похожие публикации

    Для работы каждого офиса необходимы канцелярские товары. Ответственное лицо ежемесячно или ежеквартально составляется заявку на их приобретение, выяснив потребности работников. Заявка на приобретение канцтоваров, образец которой не утвержден на законодательном уровне, может составляться произвольно.

    Что относится к канцелярским товарам: перечень

    Канцелярские принадлежности подразделяются на два вида:

    • ручки;
    • карандаши;
    • ластики;
    • бумага;
    • и т. п.

    Они имеют свойство расходования, то есть заканчиваются по истечении какого-то периода времени.

    Предметы разного времени использования

    • дыроколы;
    • степлеры;
    • папки;
    • и т. п.

    Такие вещи изнашиваются, ломаются или теряются. Закончиться они не могут

    В 1993 году постановлением Госкомстата № 17 утвержден конкретный перечень канцелярских товаров. В 2014 году принят общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОКПД 2, содержащий отдельные позиции канцтоваров в разных разделах.

    Виды заявок на канцтовары

    Образец заявки на канцелярские товары может иметь разные виды, в зависимости от формы запроса:

    Когда возникает необходимость совершить внешний запрос у поставщика, составляется первый вид заявки. Обычно, в таких случаях, форму документа можно найти в приложениях договора, заключенного с поставщиком.

    Внутренние заявки тоже могут быть двух видов:

    • на закупку канцелярских товаров;
    • выдачу канцелярии со склада.

    Если на складе нужной продукции нет, составляется служебная записка с просьбой разрешить закупку необходимой канцелярии. В качестве приложения к ней прикладывается табличный документ с перечнем нужных принадлежностей.

    Как составляется внутренняя заявка на канцелярские принадлежности — образец

    Ответственное лицо выясняет потребности сотрудников в канцелярских товарах. При необходимости производится ревизия. После этого, на основании собранной информации по отделу составляется заявка. Под ней подразумевается документ, включающий письменное обращение ответственного лица к руководителю отдела снабжения.

    Обычно, к запросу предъявляются требования:

    • В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
    • Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
    • Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.

    Некоторые организации требуют оформить запрос в виде служебной записки. По своей сути, заявка и служебная записка – это два разных документа, несущих одну информативную функцию. Однако, иногда, их оформляют в виде единого документа либо к служебной записке прикладывают приложение с перечнем необходимой канцелярии.

    Служебная записка на канцтовары для закупки: правила составления

    Служебная записка на канцелярские товары, образец которой также не документирован официально, можно составить в свободной форме. Однако, должна содержать обязательную информацию:

    • В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
    • От кого составлена записка.
    • Название документа.
    • Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
    • Дата оформления и регистрационный номер.
    • В основной части документа пишется просьба.
    • Дата.
    • Виза и расшифровка ответственного лица.

    Допускается в служебную записку включить таблицу с необходимыми канцелярскими товарами, либо оформить её отдельным приложением.

    Служебная записка на канцтовары, образец для закупки:

    Служебная записка о закупке канцтоваров

    Как может выглядеть заявка на канцтовары: пример для получения со склада

    Заявка на выдачу канцелярских товаров со склада – это табличный документ. Он должен содержать наименование необходимых вещей и их количество. Обычно, заявки набираются с помощью компьютера и выводятся в качестве документа.

    Заявка на получение канцтоваров со склада

    Так как закон не устанавливает определенной формы этого документа, ее можно утвердить в организации индивидуально.

    Образец заявки на канцтовары зависит от того, кому она подается. Если оформляется запрос на доставку от поставщика, то форму нужно взять из приложения договора. Во всех остальных случаях, организации самостоятельно утверждают бланк подобной документации.

    Обзор видов служебной записки и руководство как составлять

    Служебная записка носит информационно-справочный характер. Используется служебная записка в качестве дополнительного инструмента деловой переписки внутри организации, в целях освещения каких-либо вопросов, касающихся конкретного работника, либо производственной деятельности определенного отдела. Ознакомиться информацией как должна проходить стажировка на рабочем месте по ТК РФ можно здесь.
    Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей

  • В служебной (докладной) записке «О повышении заработной платы» излагаются основания для повышения должностного оклада (например, окончание испытательного срока или повышение квалификации), указывается размер денежных средств, на который следует увеличить должностной оклад, указывается лицо, в отношении которого необходимо принять соответствующие меры. Образец служебной записки о выделении денежных средств
  • В служебной записке «О повышении в должности» излагается просьба о рассмотрении кандидатуры (указывается рекомендуемое лицо, должность стаж работы, заслуги и т.д.) на имеющееся вакантное место в организации. Служебная записка на приобретение спецодежды
  • Видео

    Смотрите на видео инструкцию по документообороту:

    Служебная записка не является обязательным документом, но она может послужить дополнением к основному документу, которое поможет принять руководителю окончательное решение. Например, на основании служебной записки может быть издан приказ, составлен акт или оформлено соглашение между двумя сторонами.

    Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

    Москва и область: +7 (499) 455-12-46

    Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

    Заявление о выдаче денег под отчет

    Выдача наличных работникам хозяйствующего субъекта осуществляется с разрешения их руководителей. Для его получения сотрудники должны на имя директора подать в письменном виде просьбу о выплате денежных средств. Это могут быть разработанные в виде шаблона или составленные в свободной форме заявления или служебные записки.

    Нужно ли писать заявление?

    Порядок ведения операций по кассе определяет обязательность подобного документа для выдачи денег в подотчет с целью осуществления расхода при выполнении деятельности. Заявление необходимо составлять каждому работнику при каждой выплате. Это правило распространяется также и на руководителя компании. Во многих организациях, в том числе малого бизнеса, именно директор является основным подотчетным лицом.

    Со вступлением в силу нового Порядка деньги можно выдавать подрядчику, привлеченному по гражданскому договору. Он также в письменной форме должен отразить просьбу о выдаче средств.

    Основное значение данного документа состоит в том, что в нем подробно указывается на какие цели и срок будут выделяться деньги. Директором на этом бланке делается собственноручная подпись, утверждающая запрошенный срок и сумму.

    Именно на основании данного заявления осуществляется оформления расходного кассового ордера (РКО) . К тому же, так как на заявлении, приложенном к ордеру уже содержится разрешительная виза руководства, то на расходнике данная подпись может отсутствовать.

    Во время сдачи авансового отчета бухгалтер проверяет соответствие фактически произведенных расходов с заявленными. В результате сверки он может найти нецелесообразные расходы, на которые работник не имел право тратить деньги.

    Также этот документ определяет когда сотрудник, получивший в подотчет суммы, должен отчитаться по ним.

    Образец составления заявления на выдачу подотчетных денег

    Не существует стандартизированной формы для заявления на выдачу денежных средств подотчет. Каждая компания может разработать его самостоятельно, однако, документ должен содержать 4 обязательных реквизита:

    • Сумму;
    • Срок на который она берется;
    • Наличие или отсутствие задолженности;
    • Подпись руководителя.

    Образец заявления для сотрудников

    При составлении заявления на выдачу подотчет рядовым сотрудником, в верхнем правом углу нужно указать кому направляется документ — должность, Ф.И.О, и название компании, а затем от кого — должность и Ф.И.О. сотрудника.

    Затем посередине страницы идет название – «Заявление о выдаче денег под отчет» .

    Повествовательная часть начинается со слов «Прошу выдать под отчет наличные денежные средства», после чего указывается их количество — как цифрами, так и прописью, на какие цели, а также точный срок — тоже цифрами и прописью.

    После этого сотрудник ставит свою личную подпись и дату написания документа.

    Ниже обязательно нужно предусмотреть пустые строки, в которых работник бухгалтерии будет ставить визу о наличии или отсутствии у сотрудника задолженности по ранее полученным суммам. Необходимо помнить, что при наличии задолженности выдача новых денег подотчет запрещена.

    Указанные сведения подписывает бухгалтер и ставит текущую дату.

    Следующим этапом заявление подписывает директор, который фактически разрешает выдачу денег и утверждает указанный работником срок.

    Образец заявления для директора

    Руководитель является таким же работником, как и все другие, и тоже обязан писать заявление. Однако его формулировки несколько отличаются.

    Так, в верхнем правом углу указывается название компании, в которую направляется документ, а также должность и фамилия руководителя.

    После этого руководитель ставит свою подпись и текущую дату. Она также является разрешающей, таким образом нет необходимости руководителю повторно подписывать документ в самом конце.

    Завершает заявление отметка бухгалтера об отсутствии или наличии задолженности по ранее полученному подотчету.

    Наличными или на карту?

    Подотчетные деньгами можно получить не только наличными , но и на банковскую карту. В таком случае в повествовательной части заявления фраза «наличными деньгами» меняется на «путем перечисления на банковскую карту», а чуть ниже указываются ее полные реквизиты. Все остальные пункты документа не изменяются.

    Скачать образец заявления выдачу денег под отчет

    Скачать образец заявления для сотрудника.

    Скачать образец заявления для директора.

    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector