Заправка по топливным картам бухучет

Учет топливных карт

Организация впервые решила приобрети топливные карты. Как учитывать это платежное средство за топливо, на какие нюансы стоит обратить внимание, рассказала Ирина Разумова, ведущий эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».

Понятие «топливная карта» отсутствует в российском законодательстве. Ранее этот термин содержался в Распоряжении Правительства Москвы от 5 ноября 2008 года № 2591-РП «О порядке предоставления топливных карт владельцам малолитражных автомобилей», согласно которому топливная карта (смарт-карта со встроенной микросхемой) – техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых допущены к приему топливные карты, представляющее собой носитель информации, подтверждающей право на получение нефтепродуктов. Однако данный документ утратил силу с 18 июня 2013 года.

Согласно разъяснениям УФНС РФ по г. Москве, данным в письме от 30 июня 2010 года № 16-15/068679@, топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, они используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара. Карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять топливный бак в пределах расходного лимита, который устанавливается в заявке организации-покупателя.

Как правило, порядок расчетов с поставщиками горючего по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны должны определить лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за ГСМ и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданные ГСМ (накладную), а также отчет (или реестр) операций по картам. В отчете должно быть указано, когда и сколько топлива было приобретено.

Бухгалтерский учет карт

Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.

При этом в учетной политике может быть установлено, что с целью обеспечения сохранности топливных карт на основании абзаца 4 пункта 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 года № 26н, их учет организуется на специально открытом для этих целей забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке. Аналитический учет может вестись в разрезе номеров карт, автомобилей, либо сотрудников – водителей.

Также организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт.

При получении карты от поставщика и передаче ее водителю в учете делается запись Дебет 012. При утрате топливной карты, ее возврате водителем либо расторжении договора с поставщиком – Кредит 012.

В случае приобретения топливных карт за плату у бухгалтера могут возникнуть сложности с их учетом.

Учитывать карты на счете 50 субсчет 3 «Денежные документы» будет неправильно, поскольку, как было указано выше, они не являются денежным документом, это техническое средство для приобретения ГСМ. Учитывать стоимость карт в цене приобретенного топлива также будет неверным, так как заранее не известно, сколько они будут использоваться. Возможно два варианта учета топливных карт (выбранный способ необходимо закрепить в учетной политике).

Первый: в момент получения топливных карт отнести затраты на их приобретение в состав прочих расходов на основании пункта 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 33н. При этом используются затратные счета 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и т. д., на которые будет списываться стоимость приобретенного ГСМ.

Второй метод предполагает, что топливные карты учитываются в качестве МПЗ, поскольку даже если срок их полезного использования превышает 12 месяцев, стоимость составляет менее 40 000 руб. (п. 4, 5 ПБУ 6/01). Исходя из положений подпунктов 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденного Приказом Минфина от 9 июня 2001 года № 44н, топливные карты принимаются к учету по фактической себестоимости, равной сумме затрат на их приобретение, – сумме, подлежащей уплате поставщику топливных карт (без учета НДС). При передаче карт водителям их стоимость относится в состав прочих расходов.

Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.

При выборе любого из двух указанных вариантов учета организация должна организовать учет карт с целью обеспечения их сохранности на забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке.

Обратите внимание, что денежные средства, которые перечислит организация на приобретение ГСМ и которые будут числиться на карте, являются предоплатой за топливо, поэтому расходом они не признаются и учитываются как дебиторская задолженность по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Налоговый учет

НДС, предъявленный поставщиком по счету-фактуре при приобретении топливных карт, подлежит вычету у покупателя при наличии первичных документов и после принятия карт на учет при условии, что они будут использоваться в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

При расчете налога на прибыль организаций стоимость топливных карт (без учета НДС) подлежит включению в состав материальных расходов в полной сумме по мере их ввода в эксплуатацию (передачи карт водителям). Для списания топливных карт в течение более чем одного отчетного периода налогоплательщик вправе самостоятельно определить порядок признания материальных расходов в виде стоимости карт с учетом срока их использования или иных экономически обоснованных показателей (подп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254 НК РФ).

Теперь несколько строк о документальном оформлении. Как указано в Постановлении АС Северо-Западного округа от 3 марта 2016 года № Ф07-2618/2016 по делу № А56-2768/2015, топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество товара. При этом такая карта не является универсальным платежным средством, ее можно использовать только для оплаты топлива и только на заправках конкретного поставщика. В силу специфики поставки топлива по картам отчетными документами будут являются: акт взаиморасчетов, товарная накладная, реестр об операциях. Бумаги оформляются не в момент отгрузки топлива на АЗС, а по истечении отчетного периода, и включают в себя информацию обо всех АЗС по топливным картам в сети заправок в течение этого периода.

Как было указано выше, организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт. Если водитель воспользуется картой в личных целях, компания сможет доказать неправомерность его действий, поскольку в журнале будет его подпись о получении карты.

Так, хотелось бы обратить внимание на Определение Свердловского областного суда от 10 июля 2012 года № 33-8185/2012. Работодатель уволил сотрудника по пункту 7 части 1 статьи 81 ТК РФ в связи с совершением виновных действий, дающих основания для утраты доверия со стороны работодателя.

Ссылка работодателя на то обстоятельство, что работник сознательно указывал в путевом листе недостоверные сведения о времени и месте заправки транспортных средств, была отклонена судом, поскольку порядок заправки автомобилей на конкретных автозаправках с фиксацией в путевом листе работодателем утвержден не был. Более того, работнику не вверялась лично под персональную ответственность топливно-заправочная карточка. Как установлено судом и не оспорено работодателем, указанная карта находилась в фактическом пользовании четверых водителей и передавалась вместе с машиной «в кармашке» без фиксации факта ее нахождения. Поэтому суд пришел к выводу об отсутствии объективной возможности установить виновный характер в действиях работника по искажению сведений в путевых листах.

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Учет ГСМ по топливным картам в бухгалтерии

Что делать бухгалтеру, если ввели топливные карты? Как вести учет гсм и бензина по топливным картам, не нарваться на проблемы с отчетностью и вернуть НДС 18%.

Из этой статьи Вы узнаете:

Бухгалтерские проводки

Возврат 18% НДС

Как учитывать топливо по топливной карте

Учет ГСМ по топливным картам в бухгалтерии

Инструкция для бухгалтера

Стоимость карты, если она платная, ведется на счете «Прочие расходы». В конце месяца, к стоимости топливной карты прибавляется стоимость топлива и услуг, которые были куплены с использованием карты.

Работа бухгалтера упрощается. Потому что в бухгалтерских счетах не надо отображать выдачу топливной карты и делать проводки денежных средств, которые, фактически, не выдаются.

Бухгалтерский учет расхода топлива не меняется. Есть нормативный и фактический расход, а затраты топлива подтверждаются путевыми листами. Но есть и разница.

Бухгалтерские проводки

Есть два способа:

  1. Резервирование ГСМ топливной компанией. Вы оплачиваете топливо, а на карту начисляют литры. Операция передачи топлива проводится в день денежного расчета между топливной компанией и заказчиком. Обычно, при такой операции, пишут, что дебет «10 с/сч ГСМ в резервуарах поставщика», а кредит 60 – сколько топлива зарезервировано.
  2. Покупка ГСМ с оплатой топливной картой. Деньги заносите на карту, а потом водитель обменивает их на топливо. В этом случае дебет «10 с/сч ГСМ в бензобаках автомобилей», кредит «10 с/сч ГСМ в резервуарах поставщика».

Возврат 18% НДС

Вернуть НДС 18% можно с момента, когда Вы получили счет-фактуру от поставщика ГСМ. Выбирайте компанию, которая обеспечит высокую скорость работы и присылает счета оперативно. Как показывает практика, официальные дилеры работают быстрее, чем офисы самих топливных компаний.

Что с УСН? Если компания или индивидуальный предприниматель работает по упрощенной системе налогообложения (УСН ставка 6%), то он не может уменьшить налогооблагаемую базу на сумму затрат на ГСМ.

Как учитывать топливо по топливной карте

Расскажем об этом на примере известной компании «Рога и копыта».

Руководитель компании «Рога и копыта» заключил договор с ООО «ГАЗ-КАРД» на использование топливной карты «Газпромнефть». Когда формальности были улажены, карты прибыли в офис компании «Рога и копыта» с курьером. Так как компания «ГАЗ-КАРД» официальный дилер «Газпромнефть», то за карты платить ничего не надо. Они бесплатные, как и их обслуживание.

Карту закрепили за машиной Cadillac Escalade, который записан на компанию, и Петровичем – водителем ген. директора.

На топливную карту перечислили аванс в размере 5 900 р., включая НДС 18% 900 р. За месяц, водитель купил 380 литров топлива. Цена 1 литра 15 руб./л. НДС 2,29 руб.

В конце месяца, пусть это будет июль, карьер доставил из «ГАЗ-КАРД»:

  • счет-фактуру,
  • акт приемки-передачи (с объёмом и стоимостью топлива);
  • отчет по операциям с топливной картой.

Бухгалтер компании «Рога и копыта» сделает такую проводку.

Операция Дебет Кредит Сумма (руб.)
на 30.06.
Перечислен аванс 60 с/сч 51 5900
на 03.07.
Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС) 10-3 60 2288 (180 л * (15 — 2,29))
Учтен входной НДС 19 60 412
на 17.07
Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС) 10-3 60 2542 (200 л * (15 — 2,29))
Учтен входной НДС 19 60 458
на 31.07
Зачтен ранее перечисленный аванс 60 60 с/сч «Авансы выданные» 5700 (2288 + 412 + 2542 + 458)
Принят к вычету НДС по ГСМ (по счету-фактуре) 68 с/сч «Расчеты по НДС» 19 870 (412 + 458)

Резюме

Введение топливных карт помогает контролировать расход топлива и значительно упрощает работу бухгалтерии. Ведь документы: счет-фактура, акт приёмки-передачи и отчет по операциям, приходящие каждый месяц, помогают быстрее собрать бухгалтерскую отчетность.

Механики и диспетчеры лучше контролируют расходы топлива водителем, получая уведомления онлайн обо всех покупках. Расходы за каждый месяц сохраняются в системе и хранятся год, а иногда больше, поэтому можно легко увидеть, если водитель мухлюет с топливом.

Начальник автопарка и руководитель компании узнает о расходах на ГСМ за несколько минут, выгрузив статистику с личного кабинета, к которому привязаны карты.

Контроль над расходами, а также существенная экономия на ГСМ сделали топливные карты популярными для юридических лиц и ИП.

Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете

Особенности работы с топливными картами

Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.

Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:

  • денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;
  • литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.

Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.

Порядок работы сервиса

Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис. Например, информация о нем, а также о подключении к программе представлена Лукойлом.

Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.

В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:

  • перечисление аванса поставщику ГСМ;
  • списание денежных средств в оплату;
  • отчет о количестве и стоимости приобретенного топлива;
  • остатки денежных средств.

Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.

Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.

Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.

В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.

Проводки по учету электронных носителей АЗС

Содержание операции Дебет Кредит
Приобретение за плату
Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты 10 60
Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС) 19 60
Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода 20, 25, 26, 44 10
Перечислена оплата поставщику 60 51
НДС принят к возмещению 68 19
Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
Приняты на забалансовый учет электронные носители 012склад
Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику 012работник 012склад
Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации 012склад 012работник
Списан более не используемый электронный носитель 012склад

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.

Образец акта приема-передачи

Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.

При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.

Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.

Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.

Акт на списание топливных карт: образец

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:

  • накладную (акт приема-передачи);
  • счет-фактуру;
  • отчет по топливным картам об отпущенном топливе.

Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.

Проводки по бухучету ГСМ с использованием электронных носителей

Содержание операции Дебет Кредит
Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС 60авансы 51
Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей 10 60
Отражен НДС по поступившим ГСМ 19 60
Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику 60 60авансы
Стоимость ГСМ учтена в составе расходов 20, 25, 26, 44 10
НДС принят к вычету 68 19

Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении

Бюджетные учреждения используют в бухучете особенный план счетов. Но учет топливных карт в целом аналогичен бухучету в коммерческой организации. Об этом недавно высказался Минфин в Письме от 02.10.2018 № 02-07-10/70752.

По мнению контролирующего органа, чтобы отразить топливные карты, учет в бухгалтерии нужно организовать на забалансовом счете. Это обусловлено тем, что они не являются самостоятельным объектом бухучета. Дальнейшее перечисление денежных средств и их расходование для приобретения топлива будет отражаться на счете 20600 «Расчеты по выданным авансам».

Учет топливных карт: разбираем основы

Что собой представляют топливные карты

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии — это современный способ приобретения ГСМ для эксплуатации транспорта. Расчеты с поставщиком топлива обычным способом имеют ряд недостатков. В бухучете возникают постоянные разрывы между фактическим поступлением и расходом топлива, между документацией, полученной от поставщика. Применяя топливные карты, учет в бухгалтерии можно выровнять до идеальных показателей.

Что такое топливные карты (ТК)? Это инструмент, отнесенный к строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации. Работа с топливными картами позволяет их владельцу получать топливо на специализированных заправках именно в тот момент, когда это действительно необходимо, не дожидаясь оформления накладных, счетов, оплаты, чеков и прочей документации.

Виды ТК различны:

  1. По обозначенному лимиту:
  • лимитированные, доступный к отпуску бензин разрешено использовать только в установленном пределе, лимит может быть выделен на сутки или неделю;
  • нелимитированные, по которым нет установленного ограничения, то есть отпуск топлива производится по потребности.
  1. По виду баланса:
  • денежные, то есть на баланс карточки вносится определенная сумма, и при очередном отпуске ГСМ списывается его стоимость по фактической цене, актуальной на день совершения операции;
  • литровый, держатель ТК приобретает конкретное количество литров топлива, уплачивая сумму из расчета цены на день покупки, списание производится в литрах, без учета динамики цен на ГСМ.
  1. По способу расчета:
  • дебетовые карточки, то есть держатель ТК должен сначала пополнить баланс, зачислив деньги или оплатив литры, и только потом списывать доступные ГСМ;
  • кредитные ТК, отпуск топлива идет в кредит, то есть оплата производится по окончании расчетного периода. Такой вид ТК оформляется довольно редко, и бухгалтерский учет топливных карт вызывает вопросы.

Как оформить топливную карточку

Для получения ТК придется оформить заявку в поставляющую компанию. Форма заявки индивидуальна. Затем формируется договор с процессинговым центром доставки ГСМ (это центральный пункт сбора информации обо всех карточных системах и терминалах заправочных станций). К договору отдельным приложением прикладывается перечень всех действующих пунктов заправки, на которых поддерживается работа с ТК.

За изготовление карточки может быть предусмотрена отдельная плата. Возможен и бесплатный выпуск, если в договоре предусмотрен возврат ТК по окончанию действия договора.

Поставка топлива производится посредством его выборки в пунктах АЗС поставщика. Момент перехода прав на бензин — момент заправки транспортных средств в перечисленных пунктах.

Рекомендации по учету

Правила, как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете, затрагивают не столько порядок формирования бухгалтерских записей, сколько алгоритм работы. Компании недостаточно только отразить правильные проводки в бухучете, сначала нужно закрепить в локальных распорядительных документах, на каком счете учитывать топливные карты, как учитывать бензин по топливным картам, и прочие важные моменты. Разберемся, как правильно это сделать.

Топливные карты в бухучете

Необходимо определить порядок работы с ТК в организации и закрепить выбранный алгоритм в Учетной политике организации. Указать, на каком счете учитываются топливные карты в учетной политике, недостаточно. Необходимо раскрыть следующую информацию:

  1. Порядок формирования стоимости ГСМ, по которой приобретенное топливо будет приходоваться в бухучете, а затем списываться.
  2. Нормы на списание топлива по топливным картам юридического лица. При определении норм учитывайте категорию транспортного средства и период эксплуатации (зима-лето).
  3. Метод учета и отнесения транспортно-заготовительных затрат по горюче-смазочным материалам.
  4. Особенности налогообложения затрат в пределах норм и сверх утвержденных лимитов. В состав каких расходов будут относиться затраты при налогообложении.
  5. Алгоритм на принятие к учету топливных карт, их списание. Необходимо обозначить причины, по которым ТК должна быть списана.
  6. Правила, как проходит выдача топливных карт сотрудникам, как оформить нужную процедуру документально.

Требуется обозначить материально ответственных лиц, которые будут использовать ТК в работе и отвечать за их сохранность. Необходимо обозначить структурные подразделения, склады, за которыми будут закреплены ТК.

Но и это еще не все. В компании необходимо организовать документооборот для обеспечения полноты, достоверности и прозрачности учета топлива. Для этого придется утвердить соответствующие бланки. Путевой лист, журнал учета путевых листов, акт на списание топливных карт — образцы этих документов можно как разработать самостоятельно, так и использовать унифицированные формы.

В дальнейшем потребуется систематически проводить сверки с поставляющей компанией в рамках заключенного договора. Сверки надо проводить не только по общим показателям, но и в разрезе каждой выданной ТК, чтобы исключить нецелевое использование и факты хищений.

Бухучет трат на топливо

Когда нормативные требования определены и закреплены в учетной политике, можно перейти непосредственно к составлению бухгалтерских записей. Обратите внимание, какими записями надо отражать хозяйственные операции в организации:

Предоставление ТК во временное пользование на безвозмездной основе — ситуация довольно редкая. Поставщики в большинстве случаев предпочитают получить плату непосредственно за выпуск карточки. В этом случае стоимость самой карты без учета стоимости приобретенного топлива или внесенного аванса на баланс отразите в составе материально-производственных затрат по фактической себестоимости.

В обычной практике стоимость ТК отражают на счете 10.6 «Прочие материалы» на основании полученной товарной накладной или договора поставки горюче-смазочных материалов по ТК.

Отражена оплата поставщику за изготовление топливной карточки

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector