Выставочное дело в архивах

Экспонирование архивных документов на выставках

Важную роль в осуществлении архивами их культурно-просветительных функций, а также в пропаганде значения архивов играют документальные выставки.

Чаще всего эти выставки приурочены к общественно значимым юбилейным датам, посвящены актуальным темам, а иногда призваны представить наиболее интересные и ценные документы данного архива.

Широкую известность приобрели выставочные центры Росархива (Федерального архивного агентства) в Москве и в Санкт-Петербурге

(на базе РГИА). Эти центры обеспечены надлежащими помещениями и современным выставочным оборудованием.

Выставка документов — это художественно оформленная подборка документов и (или) их копий на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации (экспонирования).

На выставках демонстрируются как подлинники, так и копии (муляжи) уникальных документов, а иногда также музейные предметы. Каждый экспонат снабжается аннотацией (этикеткой).

Выставки документов могут быть стационарными и передвижными, экспонироваться в помещениях архива или в других специально оборудованных или приспособленных помещениях.

По времени функционирования выставки документов бывают постоянно действующими или временными.

Зачастую архивы организуют выставки совместно с другими архивами, библиотеками, музеями. С этой целью заключаются специальные договоры. Эти договоры предусматривают обеспечение сохранности документов АФ РФ, музейных предметов Музейного фонда РФ, а также их копий, муляжей и иных экспозиционных материалов, переданных для проведения выставок, монтаж, демонтаж экспозиции, контроль над применением вспомогательных материалов и экспозиционных приемов, с целью исключения повреждения экспонатов. Сохранность архивных документов и музейных предметов обеспечивает также их поединичный учет и страховая оценка. Ответственными за сохранность архивных документов являются организаторы выставки.

При подготовке документальных выставок разрабатываются тематический план (концепция) и тематико-экспозиционный план. На основе тематического плана проводится выявление и отбор архивных документов, иллюстративных и иных материалов. В тематико-экспозиционный план включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования архивных документов, иллюстративных и иных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах. Все отобранные для экспонирования архивные документы и другие материалы аннотируются. К иноязычным материалам при необходимости дается перевод или развернутая аннотация содержания.

При отборе документов для экспонирования учитывается как их содержание, так и экспозиционная выразительность — оформление, разборчивость текста, степень сохранности и т.д. Особенное предпочтение оказывается иллюстративному материалу (фотографиям, рисункам, картам, схемам и т.д.), автографам выдающихся людей, подлинникам важнейших государственных актов.

Кроме документов на выставке могут быть представлены печатные издания, художественные произведения и музейные предметы.

При открытии выставок архивы организуют их презентации, для чего подготавливают пресс-релизы. К открытию выставки нередко издаются буклеты, содержащие предисловие (с кратким описанием состава и содержания выставки), иллюстрации, аннотации публикуемых в качестве иллюстраций материалов.

В настоящее время многие архивы после закрытия выставки размещают ее материалы на сайте. Такие виртуальные выставки существенно расширяют аудиторию пропаганды документов архива и могут быть использованы в учебных и культурно-просветительных целях.

Выставочное дело в архивах

2.1. Выставка документов организуется архивом самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями.

2.2. Архив может в установленном порядке принимать участие в подготовке и проведении международных, всероссийских, региональных, межархивных, межотраслевых выставок.

2.3. Выставки подразделяются на несколько видов: по месту демонстрации, по времени функционирования, по тиражированию.

2.3.1. По месту демонстрации выставка может быть стационарной и передвижной

2.3.1.1. Стационарная выставка должна размещаться в специально предназначенном помещении, оснащенном специальным оборудованием, обеспечивающим сохранность экспонатов.

2.3.1.2. Передвижная выставка предназначается для демонстрации её в соответствующих местах заинтересованных предприятий, учреждений, организаций.

2.3.2. По времени функционирования выставка может быть постоянной и временной.

2.3.2.1. Постоянная выставка организуется на длительный срок и действует в течение нескольких лет.

2.3.2.2. Временная выставка организуется на определенный, обычно, непродолжительный срок (от одного дня до нескольких месяцев).

2.3.3. По тиражированию выставка может быть однокомплектной, изготовленной в одном экземпляре, и многокомплектной, размноженной в нескольких экземплярах.

2.4. Планирование работы по подготовке выставок документов начинается с выбора темы. Основные критерии при выборе темы – познавательная ценность, актуальность.

2.4.1. Планирование работы предполагает наличие документальной базы по теме, изучение вопроса о возможности совместной подготовки выставки с другими заинтересованными учреждениями, степени их участия в работе, наличие финансовых и оформительских средств на подготовку выставки.

2.4.1.1. В перспективном плане государственного архива формулируется общая направленность тематики выставок и дается возможное перечисление тем.

2.4.1.2. На основе перспективного плана составляется годовой план, где тематика выставок конкретизируется, указываются сроки подготовки выставки и исполнители.

2.4.1.3. При определении бюджета времени на подготовку выставки следует руководствоваться «Типовыми нормами времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах», а также местными нормами, разработанными в архиве.

2.5. При организации выставки документов разрабатывается её тематический план (концепция), тематико-экспозиционный план, составляется смета расходов.

2.5.1. Тематический план (концепция – ведущий замысел, руководящая идея выставки) определяет:

2.5.1.1. структуру выставки, т.е. её основные разделы, подразделы, тематические группы и их содержание;

2.5.1.2. перечень фондов, соответствующих разделов каталога фотодокументов, по которым будет производиться выявление и отбор документов;

2.5.1.3. перечень других архивов и учреждений (музеев, библиотек), где предполагается провести дополнительное выявление документов.

2.5.1.4. Тематический план при необходимости согласовывается с организациями-соисполнителями, рассматривается ЭМК архива, утверждается руководством архива.

2.5.1.5. На основе тематического плана проводится выявление и отбор документов, составляется перечень выявленных документов.

2.5.2. Тематико-экспозиционный план – основной документ, по которому создается экспозиция выставки, составляется на основе тематического плана и перечня отобранных для выставки документов.

2.5.2.1. Все выявленные документы нумеруются (нумерация валовая, но при наличии разделов, тематических групп может быть отдельной по каждому разделу).

2.5.2.2. В тематико-экспозиционный план включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования документов с обязательным указанием: даты документа или события, подлинности или копийности документов, архивного шифра, размеров документа, места расположения экспоната (щит, витрина, (их номер)), систематизированных в соответствии с разделами (подразделами, тематическими группами) выставки, а внутри – в соответствии с присвоенными номерами каждому экспонату.

2.5.2.3. Тематико-экспозиционный план составляется учреждением – организатором выставки.

2.5.2.3.1. Государственные архивы, не являющиеся организаторами выставки, составляют аннотированный перечень документов, отобранных для выставки.

2.6. По завершении работы выставки оформляется дело выставки, содержащее планы, тексты лекций, информации об открытии выставки, рецензии и отзывы о выставке, справки, отчеты о количестве посетителей и др.

2.6.1. Дело выставки хранится постоянно вместе с общим делопроизводством архива – организатора выставки.

«Выставки документов, как одно из направлений информационной деятельности архивных учреждений Самарской области»

Вся деятельность архивов – комплектование, хранение и учет, использование документов — направлена на сохранение исторической памяти страны, народа. Работу по использованию архивных документов можно назвать визитной карточкой, «витриной» всей деятельности архива. И одним из традиционных видов использования, одной из популярных форм является выставочная деятельность. Именно выставки архивных документов не только знакомят общественность с той или иной темой исторического прошлого Самарской области, но и способствуют повышению роли архивного фонда как информационного ресурса для проведения научных работ.

Выставка документов – важное направление работы архивов. Особенно возросло ее значение в последнее время в связи с активизацией пропаганды исторических знаний, особенно по новейшей истории, а также в связи появившимся огромным количеством исторических фальшивок, откровенных фальсификаций. Всё это, вместе взятое, требует использования как традиционных форм организации выставок, так и поисков новых методов и средств для поднятия этой работы на качественно новый уровень. Что же изменилось в подготовке и проведении выставок в архиве, что осталось традиционным?

Подготовка к выставкам начинается с составления годового плана. Архивисты Самарской области заранее продумывают тематику выставок, время их проведения, количество и виды выставок. А работа эта очень ответственна и требует внимания и сосредоточенности: просматриваются календари знаменательных и памятных дат, хроники событий, справочные издания. Уже в период планирования архивисты определяют, будет ли выставка готовиться только одним архивом либо она будет совместной, с привлечением других архивов, музеев, библиотек. Обязательным элементом в подготовке любой выставки является тематический план, на основе которого проводится выявление и отбор архивных документов и иллюстративного материала. Далее составляется тематико-экспозиционный план, в него включается аннотированный перечень документов, отобранных для экспонирования и систематизированных по разделам выставки. Каждый тематико-экспозиционный план рассматривается на заседании методической комиссии.

Выставочная работа в архивах Самарской области заметно активизировалась, за последние годы выросло количество выставок: с 60 выставок, подготовленных архивами в 2010 г. до 76 в 2012г., что вызвано открытостью архивного фонда, расширением его информационной базы.

Основу выставочной деятельности составляют традиционные стационарные архивные выставки, хотя они претерпели за последние годы заметные изменения, считаем, в лучшую сторону. Последнее время большинство архивов Самарской области предваряют проведение своих выставок обязательными пресс-релизами и приглашениями на открытие выставки, рассылаемые средствам массовой информации, коллегам-архивистам, работникам учреждений культуры, историкам, общественным организациям, анонсами на сайте управления госархивной службы. На открытии выставок присутствуют представители СМИ.

Технические возможности госархивов позволяют экспонировать на выставках не только подлинные документы и ксерокопии, качество которых чаще всего невысоко, но и сканированные копии. А это, согласитесь, совсем другой уровень подачи копии экспонируемого документа и в то же время повышение сохранности подлинников.

В последние годы архивы Самарской области при подготовке выставок стал активно использовать не только архивные документы, но и экспонаты из музеев и частных коллекций. Хотелось бы с сожалением отметить, что такой крупный музей, как Самарский областной историко-краеведческий музей им. П.Алабина, на контакт идет неохотно и свои экспонаты во временное пользование не предоставляет, ссылаясь на приказ Роскультуры, запрещающий выдавать музейные экспонаты другим организациям. Выручают архивистов ведомственные музеи, например, Самарский военно–исторический музей Приволжско-Уральского военного округа, школьные музеи, частные коллекционеры и коллеги-архивисты, приносящие из своих домашнихзапасников экспонаты. С музейными экспонатами архивная выставка становится более зрелищной, яркой. И это немаловажно, особенно, когда посетителями выставки являются дети, молодежь. Им, безусловно, интересны архивные документы, которые они чаще всего видят впервые, и для них фотография 30-летней давности уже достаточно древний экспонат, а музейные экспонаты производят на них не только познавательное, но и эмоциональное впечатление, что очень важно для усиления интереса к выставке. Так, на выставках, посвященных 65-летию Великой Победы, кроме документов и фотографий были представлены и экспонаты из Военного музея: оружие, военная форма времен войны, компас, карта Берлинской операции, из домашних коллекций патефон, радиотарелка, ордена и медали участников Отечественной войны. В 2012 году на выставке «Пионер-всем ребятам пример», посвященной 90-летию пионерской организации, также экспонировались не только архивные документы, но и предметы пионерской атрибутики, значки, марки, пионерские знамёна и вымпелы. Кроме того, был оформлен «рабочий уголок школьника» 1950-1960-х годов с письменным столом, чернильницей-непроливайкой, перьевыми и автоматическими ручками, перочистками, тетрадями, школьными учебниками тех лет, портфелем, пионерской формой. Нужно сказать, что успех у выставки был исключительный и, хотя планировалось ее проведение на 2 недели, но по просьбе посетителей выставка у нас работала 1,5 месяца. Несмотря на летнее время, была популярна и посещаема, причем не только детьми, но и взрослыми. Кроме того, мы дважды выезжали с экспонатами на передвижные выставки за пределы архива по приглашениям Самарского Дворца детского и юношеского творчества (выставка экспонировалась в Струковском парке) и Федерации детских организаций на 16 фестивале актива детских и молодежных организаций Самарской области «Колесо истории». Всего с выставкой познакомились более 700 человек. Разнообразие экспонатов выставки сделало её интересной и для взрослых, и для юных посетителей. Одним напомнило пионерское детство, других познакомило с жизнью их сверстников-пионеров.

Кроме того, работа по рассекречиванию документов, которая ведется в плановом порядке, позволяет значительно расширить количество экспонируемых документов, представить общественности новые, ранее неизвестные документы, хранившиеся под грифом «Секретно». Так, на выставках, посвященных Победе советского народа в Великой Отечественной войне, Куйбышевскому суворовскому военному училищу, первому полету человека в космос были представлены рассекреченные документы.

Расширилась и тематика выставок, проводимых нашими муниципальными архивами. Это не только традиционные выставки к юбилейным датам и знаменательным событиям. Теперь при подготовке выставок архивы Самарской области больше внимания уделяют таким направлениям, как история малой родины – «Твоя малая Родина» (арх. отдел администрации Красноармейского района), «История образований Хворостянского района» (архивный отдел администрации Хворостянского района), «Чапаевск вчера и сегодня. 1911- 2012 гг.» (архивный отдел администрации г.о. Чапаевск), земляки в истории края, и, наконец, совсем немыслимые в недавнее время выставки архивных документов, посвященные основанию храмов – «Под покровом Божьей Матери. К 100-летию основания Нероновского храма в честь иконы Божьей Матери» (архивный отдел Сергиевского района), служителям культа — «Первые священники Ставрополя» (управление по делам архивов мэрии г.о.Тольятти).

Архивы Самарской области активно участвуют в подготовке и проведении совместных выставок. Например, в 2012 г. была подготовлена совместная выставка с Самарской областной универсальной научной библиотекой «…Бессмертен тот, кто Отечество спас» к 200-летию Отечественной войны 1812 г., в 2011 г. с Самарским областным историко-краеведческим музеем им. П.Алабина «Самара космическая», «Дорога – это жизнь. Из истории железных дорог России». Хотелось бы особо отметить совместную выставочную работу с Самарским филиалом РГАНТД. С коллегами из Самарского филиала РГАНТД у нас ежегодно готовятся совместные выставки: «Оборотная сторона документа» (2013 г.), «Великой Победе посвящается…»(2010г.), «Дорога в Пятый океан»и др.

Выставки документов стали неотъемлемым, обязательным сопровождением презентаций изданий, подготовленных по документам архивов. Такие выставки сопровождали презентации архивных изданий «Вехи спортивной жизни в Самарском крае: XIX – XXI вв.» (2013), «Самара губернская:160 лет в зеркале архитектуры» (2011), «Коммунистическая партия в портретах её самарских лидеров. 1917-1991 гг.» (2010), Российские немцы в истории Самарского края. (1763-1941 гг. (2008).В данном случае они играют одновременно и дополнительную роль к презентации книг, и самостоятельную, т.к. на выставке показываются документы, расширяющие представление об издании, а также документы, не вошедшие по каким-то причинам в книгу.

Кроме того, в последние годы активно привлекаются к экспонированию фонды личного происхождения. Так, за последние годы вниманию посетителей архивов были представлены документы из личных архивных фондов таких известных в г.Самаре людей, как журналист Ю. Гибш, режиссер, сценарист, поэт Б.Свойский, генеральный директор завода имени МасленниковаА.Курбатов, и др. Такие выставки играют информационную, познавательную роль. Например, в октябре 2011г. сотрудники архива принимали участие в конференции «Культура нашей памяти», организованной Общественной городской организацией пенсионеров-ветеранов войны и труда учреждений культуры г.о. Самары. На конференции рассматривались проблемы сохранения культурного наследия и, в т.ч., вопрос передачи в архивы документов личного происхождения. Познакомившись с выставкой документов личного происхождения, подготовленной сотрудниками СОГАСПИ, участники конференции охотнее шли на контакт и многие выразили готовность к передаче своих документов в архив. С 2013г. сотрудники СОГАСПИ стали проводить презентации вновь поступивших личных фондов для общественности. Так, в апреле была проведена презентация личного фонда Н.П. Пашенцева — ученого, лектора-международника. Презентация сопровождалась выставкой документов из недавно сформированного личного фонда, на ней присутствовали ученые, представители общественных организаций, студенты вузов. Цель данного мероприятия – не только познакомить общественность с такой заметной личностью в масштабах области, как Н.П.Пашенцев, но и привлечь внимание к значению и важности комплектования архивов личными фондами, их важности как исторических источников.

Изменилась и методика проведения экскурсий по выставкам. И здесь мы активно внедряем компьютерные технологии, мультимедийные средства. Если группа экскурсантов большая, то для них удобнее проводить презентацию выставки, выводя изображение документа на экран. Это позволяет акцентировать внимание экскурсантов на наиболее интересных документах.

Это всё традиционные виды выставок. Но жизнь не стоит на месте и то, что еще вчера относилось области фантастики, о чём архивисты и мечтать не смели, сегодня становится распространенной практикой. Благодаря компьютерным технологиям архивисты активно используют такой относительно новый, но последние годы широко применяемый вид выставок, как Интернет-выставка. За период с 2010 по 2012 г. архивисты Самарской области подготовили 85 Интернет-выставок по документам архивов, причем, если в 2010 году их было подготовлено 11, то в 2012 г. – 45! Назову некоторые из них: к 60-летию создания «Куйбышевгидростроя», «Во главе губернии» — посвящена Самарским губернаторам с 1851 по 1917 гг., «Пионеры Куйбышевской области в годы Великой Отечественной войны», «С Парада на боевые позиции», «Первый путь во Вселенной», «Эсеровский террор 1905 года», «Они гордились алыми погонами» и др. Преимущества Интернет-выставок общеизвестны: неограниченное время экспонирования, неограниченное число пользователей, технические возможности детального рассмотрения заинтересовавшего документа и, что немаловажно, абсолютная сохранность выставляемых документов. Сопровождаются виртуальные выставки традиционными аннотациями к экспонатам.

И традиционные, и Интернет-выставки архивных документов в конечном итоге имеют цель не только показать посетителям, ознакомить их с документами, но и пробудить у них интерес к конкретному факту, событию, личности, подтолкнуть к изучению истории родного края. А о необходимости, важности и полезности проводимой нами выставочной работы говорят и значительное количество посетителей архивных выставок, и слова благодарности посетителей, оставленные в Книгах отзывов.

8.8. Организация работы архива по подготовке выставок документов

Выставка документов — это художественно оформленная подборка документов и/или их копий на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации (экспонирования).

Выставка документов организуется архивом самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями. Архив может в установленном порядке принимать участие в подготовке и проведении международных, всероссийских, региональных, межархивных и межотраслевых выставок.

Выставка документов может быть стационарной и передвижной, экспонироваться в помещениях архива, в других специально оборудованных или приспособленных помещениях.

По времени функционирования выставка документов бывает постоянно действующей или временной.

На базе выставки могут проводиться экскурсии, научно-практические, методические и информационные мероприятия (конференции, семинары, «круглые столы» и др.).

8.8.1. При организации выставки документов разрабатываются ее тематический план (концепция), тематико-экспозиционный план, составляется смета расходов. В тематическом плане (концепции) определяется структура и содержание разделов выставки. На основе тематического плана проводится выявление и отбор документов, иллюстративного и другого вспомогательного материала.

Тематический план при необходимости согласовывается с организациями-соисполнителями, рассматривается экспертнометодической комиссией и утверждается руководством архива.

В тематико-экспозиционный план включается также аннотированный перечень отобранных для экспонирования документов с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах, иллюстративных и вспомогательных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки.

При подготовке выставки, как правило, разрабатываются дизайнерские и эскизные проекты. Дизайнерский проект представляет собой план (графическое изображение) экспозиции, размещения стендов, витрин, экспонатов в них. В эскизном проекте определяются конкретные формы художественного оформления выставки.

Кроме документов на выставке могут быть представлены печатные издания, художественные произведения и музейные предметы. Все отобранные для экспонирования документы и материалы аннотируются. К иноязычным материалам при необходимости дается перевод или развернутая аннотация содержания.

8.8.2. Подготовка документов и других материалов к экспонированию включает: реставрацию подлинных документов и материалов; изготовление копий фонда пользования и муляжей, а также страховых копий.

Обеспечение сохранности документов при транспортировке осуществляется в установленном порядке (см. п. 4.6.7).

Обеспечение сохранности документов при экспонировании регламентируется отраслевыми нормативно-методическими документами.

Ответственность за сохранность документов несут организации — устроители выставки. Архив, представивший документы для выставки, обеспечивает контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности документов при экспонировании.

Страхование документов и оформление их временного вывоза за пределы Российской Федерации проводятся в установленном порядке (см. п. 4.8).

8.8.3. Выставка может сопровождаться рекламой с целью привлечения посетителей. Для рекламы выставки архив использует средства массовой информации, распространяет рекламно-издательскую продукцию. Для презентации выставки готовятся пресс-релизы; желательно издание каталога выставки.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector