Время переработок указывается в табеле учета рабочего времени

Что ставить в табеле при ненормированном рабочем дне?

По состоянию на: 10.12.2010
Журнал: Всё для кадровика
Год: 2011
Автор: Батура Анна Владимировна
Тема: Документы кадровой службы, Ненормированный рабочий день
Рубрика: Есть проблема? Вот решение

Табель учета рабочего времени Журнал

Трудовой кодекс Российской Федерации (извлечение)

Сгорели все трудовые книжки. Что делать?! Предоставление отпуска строго по графику Брендинг работодателя – новая мода или будущее HR?

В прошлом месяце у нас поменялся главбух. И все бы хорошо — с отделом кадров контакт устанавливает, работу налаживает. Но по некоторым вопросам никак не можем прийти к единому мнению. Вот, например, такая проблема. У нас в компании есть сотрудники, работающие в режиме ненормированного рабочего дня. За это, как и положено, мы им предоставляем дополнительный отпуск. В табеле учета рабочего времени таким работникам всегда ставили «восьмерки». А новый главбух утверждает, что те дни, когда они перерабатывают, обязательно нужно фиксировать в табеле, потому что мы обязаны вести точный учет времени, отработанного каждым работником. Неужели мы все время делали это неправильно?

Ненормированный рабочий день — это особый режим работы, при котором работники по распоряжению работодателя эпизодически привлекаются к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

Компенсацией за такой режим работы является не повышенная Оплата труда, а ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск определенной продолжительности, но не менее трех календарных дней.

Вопрос о том, как фиксировать работу в режиме ненормированного рабочего дня, на практике вызывает немало проблем. С одной стороны, работодатель действительно обязан вести точный учет времени, фактически отработанного каждым работником. Об этом прямо говорит Трудовой кодекс РФ (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В этом ваш главный бухгалтер совершенно прав.

С другой стороны, такая переработка в отличие, например, от сверхурочной работы работникам не оплачивается. В связи с этим возникает вопрос: как одновременно выполнять свои обязанности по учету отработанного времени и не запутаться в оплате? Давайте посмотрим.

Итак, для тех, кто работает в режиме ненормированного рабочего дня, количество и продолжительность переработок сверх установленного рабочего времени не влияет на размер заработной платы и продолжительность их дополнительного отпуска.

Учет рабочего времени позволяет контролировать дисциплину труда, следить за пребыванием работников на рабочих местах, в необходимых случаях — решать вопрос о месте и времени каких-то происшествий, например несчастных случаев на производстве и т. п. Также точный учет рабочего времени позволит работодателю не допустить нарушения трудового законодательства в виде систематического привлечения работника к выполнению трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени. Как мы уже отметили, ненормированный рабочий день — работа эпизодическая и не должна превращаться в систему переработок.

По общему правилу для учета рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, применяется табель учета рабочего времени. Он имеет унифицированную форму № Т-12 или № Т-13, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Назначение этого документа определено в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Табели учета рабочего времени составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, а затем передаются в бухгалтерию для расчета заработной платы. Таким образом, от продолжительности рабочего времени, зафиксированной в этом документе, будет зависеть размер оплаты труда работника. А мы уже выяснили, что работа в режиме ненормированного рабочего дня на заработную плату не влияет.

Наша справка

В случае, если для работника установлен режим ненормированного рабочего дня, вести учет времени, фактически отработанного им за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени, нужно совсем не для того, чтобы «оправдать» предоставление работнику дополнительного оплачиваемого отпуска. К сожалению, такое мнение порой встречается даже у проверяющих из ГИТ, но оно ошибочно.

Дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, для которых установлен ненормированный рабочий день, за саму возможность их эпизодического привлечения к работе за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени. Право работника на такой отпуск совершенно не зависит от того, сколько раз и надолго ли они оставались после работы в течение года, за который предоставляется отпуск. Такие оплачиваемые дни отпуска должны быть предоставлены сотрудникам, должности которых включены в перечень работников с ненормированным рабочим днем, даже если в течение года они ни разу не выполняли поручений руководства за пределами нормальной продолжительности своего рабочего дня.

Наличие и продолжительность переработки не влияют на продолжительность предоставляемого дополнительного оплачиваемого отпуска. Количество его календарных дней закрепляется в локальных нормативных актах работодателя или в коллективном договоре, а также обязательно указывается в трудовых договорах работников.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Табель учета рабочего времени является документомоснованием для начисления работнику заработной платы

В табеле учета рабочего времени отражается время работы в условиях, отклоняющихся от нормальных, когда это связано с дополнительной оплатой. Так, в табеле учитываются часы сверхурочной работы, работы в ночное время, работы в выходные и нерабочие праздничные дни.

Но выполнять обязанность, предусмотренную ч. 3 ст. 91 ТК РФ, можно не только с помощью табеля учета рабочего времени. При работе сотрудника в режиме ненормированного рабочего дня эпизодические переработки должны учитываться любым другим способом, который выберет работодатель. Для такого учета можно вести, например, журнал учета рабочего времени, отработанного сотрудниками в режиме ненормированного рабочего дня. Посмотрим на примере.

ПРИМЕР

Для инспектора по кадрам Гавриловой А. П. установлен режим ненормированного рабочего времени, который компенсируется четырьмя календарными днями ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска.

По распоряжению руководителя организации инспектор по кадрам выполняла срочное поручение за пределами своего рабочего дня 17 января 2011 г. Для подготовки к аудиторской проверке она с письменного согласия была привлечена к сверхурочной работе 28 января 2011 г.

В табеле учета рабочего времени верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

28 января в табеле учета зафиксирована сверхурочная работа (продолжительность рабочего времени в этот день составила 10 часов), в то время как переработка в режиме ненормированного рабочего дня 1 7 января 201 1 г. в табеле никак не отмечена пример 1). Причем продолжительность работы по поручению руководителя в указанный день зафиксирована в специальном журнале (пример 2).

Резюме

Учет переработок в режиме ненормированного рабочего дня не должен вестись в табеле учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12 и Т-13), поскольку они не оплачиваются. Учет следуе т вести в отдельном документе.

Таким образом, в табеле учета рабочего времени для сотрудников, работающих в режиме ненормированного рабочего времени, проставляются «восьмерки» без указания времени переработки. При этом время переработки обязательно учитывается с использованием других учетных форм.

ПРИМЕР 1

Табель учета рабочего времени (фрагмент)

ПРИМЕР 2

Журнал учета рабочего времени, отработанного работниками в режиме ненормированного рабочего дня

Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2019 году

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.

Вы можете найти нужный код при помощи сервиса, который мы подготовили, или воспользоваться таблицей. В сервисе потребуется сначала выбрать вид (форму) табеля, которым вы пользуетесь, а затем формулировку события, для которого необходимо ввести кодовое обозначение – система сразу покажет вам нужный буквенно-цифровой код.

Коды для табеля учета рабочего времени (2019 г.) — полный список буквенных и цифровых символов — содержатся на первой странице формы Т-12.

Продолжительность работы в дневное время

Продолжительность работы в ночное время

Повышение квалификации с отрывом от работы

Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением

Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы

Дополнительный отпу ск в связи с обучением без сохранения заработной платы

Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя

Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству

Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством

Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством

Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе

Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)

Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством

Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)

Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

Время простоя по вине работодателя

Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника

Время простоя по вине работника

Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством

Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы

Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы

Унифицированная форма Т-12

Необходимо отметить, что унифицированная форма Т-12 может использоваться в любых организациях независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений.

В бюджетных учреждениях применяется форма учета, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, в которой используются другие цифровые и буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени .

1. В каких случаях ставится код НН?

Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работн ик в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие, а то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а в последующем окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.

2. Как обозначаются выходные дни в командировках?

По вопросу кодового обозначения выходных дней при командировании существуют две точки зрения: одни считают, что ставить надо код К (командировка), вторые утверждают, что ставить надо код В (выходной день). У тех и других есть свои разумные и обоснованные законодательством аргументы, но единого подхода не существует, поэтому исходите из собственной сложившейся практики.

3. Отмечаются ли выходные дни в табеле, когда работник болеет?

При нахождении работника на больничном код Б (временная нетрудоспособность) проставляется за весь период временной нетрудоспособности, в том числе выходные и праздничные дни.

Аналогичная сплошная регистрация производится при нахождении работников в отпуске по беременности и родам (Р), в отпуске по уходу за ребенком по достижению им возраста трех лет (ОЖ) и неоплачиваемом отпуске (ДО).

4. Каким образом обозначаются выходные дни в отпуске?

Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ОД) на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что, в соответствии со статьей 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

5. Какие обозначения ставить в табеле: цифровые или буквенные?

Четких инструкций по этому поводу не существует, поэтому в каждой организации сведения в табель заносятся исходя из сложившейся практики и удобства в работе. Если нравится буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени , пользуйтесь им. Если нет — ставьте цифры.

6. Какую форму табеля удобнее использовать для заполнения?

Форма табеля не имеет значения, можно выбрать форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (формы Т-12, форма Т-13), можно воспользоваться формой, утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Форма № 52н (Ф.0504421)

Вообще, если вы трудитесь в коммерческой организации, можете самостоятельно разработать и утвердить собственную форму с собственными буквенными или цифровыми обозначениями, никто это не запрещает, главное, чтобы она была по факту.

7. Кто должен вести учет рабочего времени и кто должен за это отвечать?

Если организация небольшая, табельный учет может вести один человек.

Если структура предприятия значительная, целесообразно в каждом подразделении назначить ответственное лицо.

Все ответственные лица, вне зависимости от их количества, назначаются приказами по основной деятельности во избежание различного рода недоразумений.

Ответственность за полноту и корректность заполнения табеля несет лицо, уполномоченное приказом.

Руководитель подразделения отвечает за своевременное направление табеля в бухгалтерию.

Работодатель несет ответственность за всех.

8. Как правильно вести учет рабочего времени, если предприятие небольшое и режим работы пятидневка?

Единого подхода к ведению учета не существует, можно вести сплошной (регистрировать все факты), а можно только учет отклонений (временная нетрудоспособность, отсутствия по невыясненным причинам и т. д.). Основной критерий — это корректность фиксации фактически отработанного времени на бумажном носителе, так как этот документ является первичным для расчета оплаты труда.

В повседневной работе первый вариант более удобен при суммированном учете трудовых периодов, второй вариант предпочтительнее, когда продолжительность рабочего времени неизменна, как в случае с пятидневкой.

В любом случае фиксация рабочего времени ведется ежедневно, а предоставляется в бухгалтерию ежемесячно.

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Применяются два способа заполнения табеля:

сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

8 цифр для юрлиц;
10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.
Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

Порядковый номер в табеле.
Фамилия и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
В — выходной;
К — командировка;
ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

2000 — зарплата (оплата труда);
2012 — отпускные.

Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

3 дня — в связи с командировкой;
10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

сотрудник, ответственный за ведение;
руководитель отдела;
кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

какой именно вид отпуска проставлять;
период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

ОТ

очередной оплачиваемый отпуск

ОД

ДО

административный (без сохранения ЗП)

учебный с сохранием ЗП

УВ

учебный без отрыва от производства (сокращенный день)

УД

учебный без сохранения ЗП

по беременности и родам

ОЖ

по уходу за ребёнком до 3 лет

ОЗ

без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях

ДБ

дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

работа в дневное время

РВ

работа в выходные и праздники

ВМ

Командировки и повышение квалификации:

ПК

повышение квалификации с отрывом от труда

ПМ

повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия

временная нетрудоспособность без выплаты пособия

ЛЧ

сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях

ПВ

вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)

неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей

ПР

прогул без уважительных причин

НС

режим неполного рабочего времени

выходные и праздничные нерабочие дни

ОВ

дополнительный оплачиваемый выходной

НВ

дополнительный неоплачиваемый выходной

ЗБ

НН

невыясненная причина неявки

РП

простой по вине работодателя

НП

простой по не зависящим ни от кого причинам

ВП

простой по вине работника

НО

отстранение от работы (оплачиваемое)

НБ

отстранение без сохранения ЗП

НЗ

приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@):

2000

трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)

2010

выплаты по гражданско-правовым договорам

2012

2300

2530

оплата в натуральной форме

2760

материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию

Учет рабочего времени: фиксируем, подсчитываем, оплачиваем

От выбранного режима работы на предприятии, от способа фиксации фактически отработанного времени напрямую зависят зарплатные начисления и прочие выплаты сотрудникам. Об основных правилах и сложных нюансах учета рабочего времени подробно расскажет наш постоянный автор Эмма Форштретер.

Нормативно-правовое обоснование

В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:

— Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ);

— Федеральному закону от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);

— Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).

С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы. Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.

Режим работы

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:

ненормированный рабочий день;
режим гибкого рабочего времени;
сменная работа;
разделение рабочего дня на части и др.

Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.

В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.

Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.

Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).

Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.

Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.

В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.

В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).

Табель учета рабочего времени

Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель. Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1). Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр

Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.

Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);
сплошное фиксирование всех явок и неявок.

Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.

Поденный и суммированный учет рабочего времени

Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.

Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени. Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. 100 ТК РФ). При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.

При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем. Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал. В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали. В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю.

Сменный режим работы

Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре. Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:

Издать приказ о смене режима работы для предприятия в целом или для отдельных сотрудников.
Отразить это изменение в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 1. ст. 100 ТК РФ).
Составить графики сменности. Унифицированной формы графика нет, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает учетной политикой по бухгалтерскому учету. График работы — это обязательный документ для сменного режима работы. Его можно утвердить как отдельную форму или сделать приложением к локальному нормативному акту.
Прописать изменения в допсоглашении к трудовому договору. Режим работы относится к обязательным условиям, а это значит, что работодатель должен за 2 месяца предупредить сотрудника и заручиться его согласием. Если сотрудник отказывается от работы в изменившихся условиях, следует предложить ему иную должность с прежним графиком. В случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях возможно расторжение трудового договора по причине отказа от работы в новых условиях (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Не позднее чем за месяц ознакомить сотрудников с графиком работы посменно.

При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.

Особые случаи

Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).

В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.