В чем выгода для работодателя между служебной поездки и командировки

Вопрос: Чем отличается служебная поездка от командировки? Характер работы — выездной, от нескольких часов в ближайшие районы, до нескольких дней. Компенсируется ли служебная поездка суточными и за проживание? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», апрель 2017 г.)

Чем отличается служебная поездка от командировки? Характер работы — выездной, от нескольких часов в ближайшие районы, до нескольких дней. Компенсируется ли служебная поездка суточными и за проживание?

Служебная командировка предполагает разовый выезд работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В служебные командировки направляются работники, трудовая функция которых не предполагает разъездного характера работы, то есть работники, в обычной ситуации работающие на стационарных рабочих местах на территории работодателя.

Служебные поездки предполагают регулярные выезды работника на постоянной основе для выполнения работы вне места нахождения работодателя. В служебные поездки направляются работники, которым трудовым договором установлен разъездной характер работы или работа в пути.

Работникам, осуществляющим служебные поездки, возмещаются следующие расходы:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размер и порядок возмещения указанных расходов устанавливается коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом работодателя или трудовым договором.

Согласно части 1 статьи 166 ТК РФ служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Статьей 168.1 ТК РФ установлено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», апрель 2017 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

Как отличить командировку от служебной поездки

Служебная командировка или поездка по служебным делам? В чем разница и какие налоговые последствия грозят компании из-за неправильной квалификации поездки? Ответ — в комментарии к постановлению АС Московского округа от 23.09.2015 № Ф05-12177/2015.

Лишние расходы

Налоговый орган провел проверку компании и установил, что сотрудники организации регулярно направлялись в служебные командировки за границу для оказания консультационных услуг. При этом продолжительность командировок в ряде случаев превышала полгода.

Инспекция проанализировала документы организации и решила, что такое длительное пребывание за границей не может являться командировкой, а должно признаваться служебной поездкой. Основание — сотрудники выполняли в месте командировки не служебное поручение, а осуществляли там свою трудовую функцию.

Налоговый орган рассуждал так: в случае если большую часть рабочего времени и трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться именно там и такие работники не могут считаться находящимися в командировке.

Итогом стали миллионные доначисления по налогу на прибыль, так как инспекторы исключили из состава командировочных расходов суточные. Компания не согласилась с таким подходом и обратилась в суд.

Законодательный багаж

Прежде чем перейти к рассмотрению судебного решения, обратимся к положениям действующего законодательства, регламентирующим такие понятия, как командировка и служебная поездка.

Виды поездок

Согласно ст. 166 ТК РФ командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебная поездка, в свою очередь, характерна для работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. При этом такие поездки не являются командировками (ст. 168.1 ТК РФ).

Как известно, при направлении работника в командировку работодатель обязан возместить ему (ст. 168 ТК РФ):

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Те сотрудники, работа которых носит разъездной характер, вправе рассчитывать на возмещение стоимости проезда, найма жилого помещения и полевое довольствие (последнее — для определенных профессий). Основание — ст. 168.1 ТК РФ. То есть основное отличие служебной поездки от командировки в том, что разъезды входят в трудовую функцию работника, а командировка предполагает поездку с отдельным поручением.

Еще один немаловажный трудовой аспект. У тех сотрудников, режим работы которых имеет разъездной характер, должно быть соответствующее указание на это в трудовом договоре. Пример подобных должностей: курьеры, наладчики оборудования, работники связи и т. п.

Таким образом, при служебной поездке, когда работник выполняет свою непосредственную трудовую функцию в месте назначения, а не отправлен в командировку с поручением, суточные не предусмотрены. Ему положена компенсация расходов, размер которой должен быть установлен локальными актами организации.

Налоговый кодекс разрешает учитывать в расходах по налогу на прибыль затраты на командировки, которые включают в себя (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

на наем жилого помещения;

суточные или полевое довольствие;

оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы, и иные подобные сборы.

Как видим, суточные уменьшают налоговую базу по прибыли лишь в составе командировочных расходов. Косвенно этот вывод подтверждает письмо Минфина России от 22.01.2015 № 03-04-06/1626. Правда, в нем речь идет об обложении суточных НДФЛ, но при этом очень четко разнесены порядок налогообложения компенсаций за разъездной характер работы и суточных, которые выплачиваются при командировках.

Что касается компенсации за разъездной характер работы, то суммы такого возмещения также можно учесть при расчете налога на прибыль, но уже по другой норме — по подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (письмо Минфина России от 15.09.2014 № 03-03-06/4/46131).

Судебная оценка

Вернемся к рассматриваемому спору. Суды проанализировали обстоятельства дела и установили, что направление в командировку работников было связано с исполнением организацией договоров, заключенных с иностранной компанией, по которым за проверяемый период была получена выручка. Связь между полученными организацией доходами от выполнения заказов и командировочными расходами установлена самим налоговым органом в оспариваемом решении. При этом условия признания расходов, указанные в ст. 252 НК РФ, налогоплательщиком соблюдены.

В трудовых договорах командированных работников местом постоянной работы указан адрес компании. Налоговый орган не привел доказательств исполнения работниками в месте служебной командировки не служебного поручения, а своей трудовой функции.

В организации есть локальный акт об утверждении размера командировочных расходов, включая суточные, в случае направления в заграничную командировку, служебные поручения и иные первичные документы, оформляющие затраты на командировки. И никаких претензий к их оформлению у инспекции не было.

Судьи акцентировали внимание, что в Трудовом кодексе содержатся два различных по своей сущности понятия: «служебное поручение», выдаваемое работодателем при направлении в служебную командировку, и «трудовая функция», обязательное условие трудового договора. При этом служебное поручение лишь конкретизирует для работника часть его трудовой функции, подлежащей исполнению вне места постоянной работы.

А тот факт, что работники находились в командировке по полгода, а то и больше, значения не имеет. Срок нахождения в командировке сам по себе не может служить безусловным подтверждением исполнения работником своей трудовой функции в месте командировки. Так же как и не имеет правового значения при определении базы по налогу на прибыль. На этом основании претензии инспекции были признаны необоснованными.

Служебная поездка и служебная командировка

В процессе деятельности любого предприятия, вне зависимости от формы собственности невозможно, чтобы все работники занимались своими непосредственными обязанностями только в пределах учреждения.

Необходимо заключать договора, для чего нужно встречаться с потенциальными партнерами, доставлять материалы для производства и оборудование, документацию и прочие производственные моменты, когда сотрудники, выполняя служебное задание должны покинуть территорию организации, в которой являются штатными работниками.

Что говорить о строительных, ремонтных бригадах, которые постоянно меняют свое местонахождение, выполняя при этом свою непосредственную работу.

Одни поездки, согласно законодательству признаются командировками, другие, несмотря на то, что работа носит разъездной характер, связанный с производством, определяют как служебные.

Служебная поездка и командировка отличие в чем?

Попробуем разобраться, обратившись к трудовому законодательству, определяющему все ключевые моменты, возникающие между работодателем и наемными работниками.

Служебная командировка с точки зрения правовых актов

В главе 24 ТК РФ на законодательном уровне закреплены гарантии, которые имеет работник, направленный в поездку, связанную с производством.

Четкое понятие о служебной командировке дается в ст. 166 ТК РФ.

Согласно определению, данному в статье, поездка признается командировкой:

когда есть письменное распоряжение руководителя организации;
устанавливается определенный срок, в зависимости от цели, поставленной задачи, объема и сложности выполнения задания, предположительно достаточный для достижения положительного результата поездки;
поручение выполнимо за пределами постоянного места работы.

При этом делается оговорка, что поездки, связанные с постоянной работой (когда сама суть трудовых обязанностей осуществляется в пути) или носящей разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления сотрудников в командировки рассмотрены более детально в Постановлении Правительства № 749 от «13» октября 2008 года, с последующими изменениями и дополнениями к утвержденному Положению.

В п. 3 Положения № 749 для понимания дается разъяснение, что постоянным местом работы следует понимать местонахождения предприятия, с которым заключен трудовой договор.

Даже направление сотрудника в обособленное структурное подразделение основного учреждения, находящегося в другом месте, признается командировкой при наличии письменного распоряжения работодателя.

Срок командировки начинается днем выезда к месту назначения и заканчивается датой возвращения работника к месту постоянной работы.

Причем выйдет ли сотрудник на работу в день окончания командировки или только на следующий день, решается с руководителем индивидуально в каждом случае.

Например, когда командировка закончилась 28. 02. 2017 года, работник вернулся в 20. 00 часов, понятно, что к основным своим обязанностям он приступит 01. 03. 2017 года.

В том случае, если человек приехал из командировки в родной город в 12. 00 часов и руководитель хочет получить отчет о поездке (хотя бы в устной форме), сотрудник может в день окончания поездки, появиться на основном предприятии.

Ст. 167 ТК РФ гарантирует командированному работнику сохранение среднего заработка за все время исполнения задания вне постоянного места работы, включая дни, когда работник находится в пути или вынужденной (не по его вине) задержки в дороге, необходимости продления срока для выполнения полученного задания.

Стоить обратить внимание, что оплата командировки исчисляется в порядке, указанном в ст. 139 ТК РФ.

За работником сохраняется также его постоянное место работы и должность.

Можно сделать вывод, что служебной командировкой считают поездку сотрудника, в обычном режиме занимающегося своими должностными обязанности на постоянном рабочем месте, по мере производственной необходимости направленного по письменному приказу (распоряжению) на определенный срок, необходимый для выполнения поручения в другое место.

Получается, что даже в одном населенном пункте, если человеку приходится работать не в своей организации, в структурном подразделении, расположенном отдельно – это является командировкой.

Нормами ст. 168 ТК РФ законодатель обязывает работодателя возместить материальные расходы, связанные со служебной командировкой.

стоимость проезда к месту командирования и обратно;
затраты, понесенные на оплату проживания;
суточные;
другие денежные траты, необходимые для успешного выполнения полученного задания, обоснованные экономической выгодой для предприятия, направившего сотрудника для выполнения порученной цели, которые могут быть утверждены локальными актами организации.

Что входит в понятие служебной поездки?

Точного определения служебной поездки в трудовом законодательстве нет.

Однако, в ст. 166 ТК РФ, при разъяснении, что можно отнести к служебной командировке, выделено, что работа, выполняемая в пути, или изначально предполагающая разъездной характер не признается служебной командировкой.

Например, водитель автотранспорта, исполнение трудовых обязанностей которого связана с поездками, не направляется каждый день в командировку, осуществляя свою работу в разъездах, несмотря на то, что ежедневно выезжает в начале смены с основного предприятия и возвращается в конце рабочего дня опять же на территорию организации.

Аналогично курьер, доставляющий документы в разные концы города – не является командированным сотрудником.

Приказ для выполнения служебного задания в таких случаях не издается, но, согласно ст. 57 ТК РФ, при заключении трудового договора, принимая нового сотрудника в организацию, оговариваются условия работы, носящие выездной характер.

Администрация предприятия, учитывая специфику производства должна сама разработать и соответственным образом утвердить перечень должностей (профессий), выполняющих свою непосредственную работу, находясь в разъездах, определив порядок и размер возмещения им денежных расходов, связанных с поездками.

Перечень работ, профессий, должностей, постоянное выполнение трудовых обязанностей которых осуществляется в пути, или носит разъездной характер, устанавливается работодателем. Причем этот список может быть дополнен, изменен по мере развития производственной деятельности.
В трудовом договоре (впоследствии и должностной инструкции) оговариваются условия выполнения обязанностей, связанные с регулярными поездками.
В локальном правовом акте, действующем в пределах организации, и не противоречащем трудовому законодательству утверждается:

порядок, в каком работникам возмещаются материальные расходы, связанные с поездками;
размер и сроки получения компенсации, соответственно для каждой профессии и должности, указанной в перечне, и предоставления необходимых документов для принятия авансового отчета.

Согласно ст. 168. 1 ТК РФ, работникам, выполняющим свои трудовые функции в пути, или если служебные обязанности требуют разъездного характера, в том числе работы в полевых условиях или экспедиционного характера, работодатель обязан возместить:

расходы, связанные с поездками;
затраты, понесенные при найме жилья;
дополнительные денежные траты, которые несет работник, проживая вне дома или с разрешения руководства.

Важным моментом является именно тот факт, что вторая часть ст. 168. 1 ТК РФ подчеркивает, что возмещение всех материальных расходов устанавливается трудовым договором или другими локальными нормативными актами.

К работам, которые можно отнести имеющих разъездной характер, или выполняются в пути, можно традиционно отнести: сотрудников отделений связи, железнодорожного, автомобильного и других видов транспорта, строителей, ведущих геологоразведочные работы и прочие.

Основные различия между служебной командировкой и служебной поездкой

Имея представление о служебных поездках и командировках, можно понять, в чем основная между ними разница, несмотря на то, что в обоих случаях работники выполняют свои трудовые обязанности, и для этого вынуждены выезжать с основного предприятия, с которым у них заключены трудовые договора.

1. Служебная командировка оформляется обязательно только при наличии письменного распоряжения руководителя с указанием задания и сроков, необходимых для выполнения.

Служебные поездки изначально предусмотрены по роду характера работ, что должно отражаться в контракте (соглашении) при трудоустройстве и специальный приказ не издается.

2. Возмещение материальных затрат, связанных с поездкой в случае командирования работника осуществляется согласно п. 168 ТК РФ и Положения№749.

При служебных поездках работодатель своими локальными правовыми актами определяет порядок, размеры, сроки выплаты компенсации денежных расходов, связанных с выполнением работы в пути или вне места жительства.

3. Рабочий график командированного сотрудника может не совпадать с графиком работы организации, куда он направлен для выполнения служебного задания.

При исполнении поручения в свой день отдыха, командированному сотруднику компенсируется выходной оплатой в двукратном размере или предоставлением отдыха в другое время по желанию работника.

Во время служебных поездок сотрудники свои трудовые обязанности исполняют согласно режиму работы основного предприятия.

4. В случае необходимости командированный сотрудник может выехать в поездку или вернуться из нее в свой выходной или нерабочий по закону (праздничный) день, которые также входят в срок командировки.

Работники, трудовые обязанности, выполняющие в пути или при разъездном характере работ, отдыхают согласно графику.

5. За все дни командировки оплату труда сотрудник получает из расчета среднего заработка.

Работники, выполняющие свои обязанности в пути или имея разъезжая по различным объектам, заработную плату получают в зависимости от действующей в организации системы оплаты.

6. В командировку только с их согласия, могут быть направлены следующие категории работников:

женщины, имеющие деток, возрастом до трех лет;
одинокие мать или отец, воспитывающие ребенка до 5 лет без участия второго супруга, или ребенка, признанного инвалидом;
сотрудники, ухаживающие за близким родственником, в соответствии с медицинским заключением;
аналогичными правами пользуются опекуны, попечители, усыновители;
инвалиды, имеющие частичную утрату трудоспособности и способные работать в определенных условиях.

Эти же категории работников могут заключить трудовой договор, с учетом того, что род деятельности предполагает разъездной характер.

Например, ничто не мешает мамочке, имеющей ребенка до 5 лет работать курьером.

Разница между служебной командировкой и служебной поездкой

В рамках трудовых отношений с работодателем сотрудник может быть направлен в служебную командировку или служебную поездку. В чем их специфика?

Что представляет собой служебная командировка?

Под служебной командировкой принято понимать (и это отражено в положениях Статьи 166 ТК РФ) временную поездку наемного сотрудника для выполнения поручения вне места расположения его основного офиса — в соответствии с распоряжением руководства. При этом если работа сотрудника носит преимущественно разъездной характер, то его выезды не считаются служебными командировками.

Кроме того, не рассматриваются в качестве служебных командировок отъезды работников фирмы куда-либо в целях повышения квалификации или переподготовки. Аналогично — не считаются командировками визиты работника в иные структурные подразделения предприятия, если они находятся в той же местности, что и офис, где человек преимущественно осуществляет трудовую деятельность по контракту (хоть и на ощутимом расстоянии от него, которое приходится преодолевать на машине или ином средстве транспорта).

Для того чтобы отправить сотрудника в служебную командировку, фирме-работодателю не требуется получать от него письменное согласие — в отличие от процедуры временного перевода на другое место работы. Служебная командировка должна быть оформлена отдельным распоряжением руководства фирмы-работодателя. В данном документе указывается то, куда едет сотрудник, с какой целью и на какое время.

На основании приказа о служебной командировке для работника выписывается соответствующее удостоверение, которое необходимо для подтверждения времени нахождения человека в том месте, где он выполняет задание работодателя.

Сотрудник, приехавший из командировки, как правило, предоставляет своему руководству отчет о выполнении задания. Кроме того, данный документ, дополненный авансовым отчетом и командировочным удостоверением, человеку следует передать в бухгалтерию.

Компания-работодатель оплачивает сотруднику, направленному в служебную командировку, расходы на транспорт, жилье, иные издержки, сопровождающие решение поставленных перед работником задач. Условия этих компенсаций прописываются в локальных нормативных актах фирмы. Кроме того, они могут фиксироваться в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника.

Срок служебной командировки определяется исходя из объема служебного поручения работника, сложности поставленной задачи, особенностей методов ее решения. Но продолжительность выезда должна быть достаточной для выполнения соответствующего поручения. Она может быть весьма длительной и составлять, к примеру, несколько месяцев.

Отдельными соглашениями, заключаемыми между сотрудником и фирмой-работодателем, могут быть определены дополнительные условия оплаты труда и компенсации расходов специалиста, который направляется в командировку. Но они не должны противоречить ТК РФ.

Некоторые категории сотрудников не могут направляться в командировки. Это беременные женщины, а также те работники, кому противопоказаны выезды по состоянию здоровья. За невыполнение норм трудового права, устанавливающих соответствующие ограничения, работодатель несет ответственность.

Что представляет собой служебная поездка?

Понятие служебной поездки также раскрывается в Статье 166 ТК РФ. Под служебными поездками понимаются регулярные выезды сотрудников из основного офиса в различные пункты назначения — в силу того, что их трудовая деятельность носит преимущественно разъездной характер. При этом работа должна иметь данные признаки фактически — недостаточно прописать соответствующую трудовую функцию в контракте.

Но, безусловно, наименование позиции, прописываемой в договоре с работником, должно иметь прямое отношение к трудовой функции человека. Примеры соответствующих должностей — водитель, машинист, курьер, торговый представитель, экспедитор.

Оформление служебной поездки обычно не требует издания работодателем отдельного приказа. Но первичная документация при осуществлении соответствующих выездов может составляться — например, в виде путевых листов, накладных.

Длительность служебных поездок, как правило, небольшая и определяется тактическими задачами работника — отвезти такой-то груз либо документы (или же получить их). Расходы сотрудника, как и в случае с командировками, обычно компенсируются фирмой-работодателем.

Сравнение

Главное отличие служебной командировки от служебной поездки заключается в том, что выезд первого типа осуществляется работником с основного места работы в нехарактерную для его трудовой функции местность, и притом, как правило, на нерегулярной основе. Служебная поездка — это, в свою очередь, выезды, участие в которых предопределяется должностными обязанностями работника. Они регулярны и привычны для сотрудника.

Определив, в чем разница между служебной командировкой и служебной поездкой, зафиксируем выводы в таблице.