Унифицированные формы кадровых документов в 2020 году

Унифицированные формы документов по учету кадров

«Кадровик.ру», 2014, N 9

Перед началом большой темы о документировании трудовых отношений рассмотрим формы документов, применяемых кадровой службой при осуществлении одной из своих основных обязанностей — оформления и ведения документации, фиксирующей трудовую деятельность работника.

С точки зрения бухгалтерского учета кадровые документы (приказы или распоряжения работодателя о приеме, переводе, увольнении работника, его командировании и т.д.) — это первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Руководствуясь ими, бухгалтерия производит начисления и выплату работникам заработной платы, командировочных расходов, надбавок, премий и т.д.

С 1 января 2013 г. действует Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 9 которого определяет, что каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1); формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (ч. 4).

Поскольку ранее первичные документы по учету труда и его оплаты должны были соответствовать унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1, возник вопрос, продолжат ли они и далее свое действие.

Разъяснение по этому поводу дал Минфин (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):

«С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ, руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта».

Из этого разъяснения следует, что нововведения касаются лишь тех первичных учетных документов, которые оформляют факты хозяйственной жизни организации (т.е. фактически только финансовых и бухгалтерских).

Поэтому полагаем, что унифицированные формы документов, которые утверждены названным выше Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, должны и далее применяться в той части, в которой они не касаются бухгалтерского учета и финансовых операций.

Прежде всего, это унифицированные формы по учету кадров, перечисленные в п. 1.1 данного Постановления:

  • N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;
  • N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;
  • N Т-2 «Личная карточка работника»;
  • N Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»;
  • N Т-3 «Штатное расписание»;
  • N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;
  • N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;
  • N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;
  • N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
  • N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;
  • N Т-7 «График отпусков»;
  • N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;
  • N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;
  • N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
  • N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
  • N Т-10 «Командировочное удостоверение»;
  • N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
  • N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;
  • N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утвержденные п. 1.2 Постановления Госкомстата:

  • N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
  • N Т-13 «Табель учета рабочего времени»;
  • N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»;
  • N Т-51 «Расчетная ведомость»;
  • N Т-53 «Платежная ведомость»;
  • N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»;
  • N Т-54 «Лицевой счет»;
  • N Т-54а «Лицевой счет (свт)»;
  • N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»;
  • N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;
  • N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Полагаем, что эти формы могут применяться по усмотрению организации, если они утверждены для внутреннего применения.

Такие выводы можно сделать из анализа норм нового Закона о бухгалтерском учете:

  • ч. 1 ст. 1 определяет целью Закона установление единых требований к бухгалтерскому учету, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также создание правового механизма регулирования бухгалтерского учета;
  • ст. 5 определяет в качестве объектов бухгалтерского учета экономического субъекта:
  1. факты хозяйственной жизни;
  2. активы;
  3. обязательства;
  4. источники финансирования его деятельности;
  5. доходы;
  6. расходы;
  7. иные объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами.

Несмотря на связь с бухгалтерским учетом, учет труда, а также его оплаты представляется самостоятельным направлением внутренней деятельности организации. Следовательно, выдвигаемые новым Законом требования к бухгалтерскому учету не распространяются на кадровый учет. А поэтому унифицированные формы можно использовать, как и прежде.

Однако во избежание возможных проблем целесообразно, утверждая в конце года учетную политику предприятия, утвердить в ее составе и все применяемые в организации формы первичных документов, в том числе и кадровых (которые вполне могут соответствовать унифицированным формам, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1, либо быть разработанными организацией самостоятельно и отвечать всем предъявляемым к таким документам требованиям).

При применении унифицированных форм их полное копирование необязательно.

Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24.03.1999 N 20 утвержден Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации.

В этом документе есть важное положение: «В унифицированные формы первичной учетной документации. утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться».

Кроме того, при изготовлении бланков унифицированных форм документов «. допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации».

Унифицированные формы документов, представленные в альбоме, охватывают не все операции. В отдельных случаях приказы по личному составу составляются индивидуально, например о взысканиях, смене фамилии, замещении и т.п. Если их приходится готовить достаточно часто, можно разработать собственную унифицированную форму для каждой операции и утвердить созданные шаблоны в комплекте унифицированных форм, применяемых в организации.

Унифицированные формы кадровых документов в 2019-2020 годах

Что такое унифицированные формы и какими актами оперирует кадровая служба при их использовании

Все юридически значимые действия, производимые внутри организации, должны поддаваться учету. Информация о них закрепляется определенным способом. Для упрощения контроля за деятельностью компании, как внутреннего, так и внешнего, на законодательном уровне были разработаны формы документов, куда и вносилась информация о конкретном действии или событии. Все это происходило в рамках бухгалтерского учета.

Формы, вошедшие в специальный сборник документов (альбом унифицированных форм), были обязательны для применения всеми хозяйствующими субъектами. Обязанность по их заполнению была сформулирована в законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в настоящее время утратил силу). По этому закону все хозяйственные операции фиксировались в оправдательных документах.

Под категорию хозяйственных операций подпадали и действия отдельных сотрудников, например прием и увольнение работника, направление в командировку, премирование и др. Первичные документы для фиксации этих действий в большинстве случаев заполнялись не бухгалтерией, а кадровой службой, если такое структурное подразделение действовало в организации.

В связи с этим выделили отдельную группу первичных документов в виде унифицированных форм — кадровые документы. Введены в действие они были постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Все кадровые службы ими и руководствовались.

Со вступлением в силу отдельных норм нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (речь идет о ст. 9, применяемой с 01.01.2013) унифицированные формы первичных документов в большинстве своем стали необязательными для использования.

Хозяйствующие субъекты получили возможность разрабатывать и внедрять свои формы, в том числе кадровых документов. Пользоваться этим правом или вести первичный учет по проверенным унифицированным формам, решать руководителю.

Перечень обязательных форм в кадровом делопроизводстве организации

Обязанность фиксировать каждый факт хозяйственной жизни организации осталась и по новому закону № 402-ФЗ. Работодатель получил право выбрать форму, в которой это можно делать.

Ранее унифицированные формы распространялись на следующие случаи:

  • прием на работу;
  • перевод на другую работу;
  • предоставление отпуска;
  • увольнение;
  • направление в командировку;
  • поощрение.

Унифицированные формы документов для оформления этих действий имели вид приказа. Кроме того, обязательными были такие формы, как:

  • личная карточка работника (госслужащего);
  • штатное расписание;
  • учетная карточка педагогического, научного работника;
  • график отпусков;
  • командировочное удостоверение;
  • служебное задание для командированного сотрудника;
  • табель учета рабочего времени.

Все эти обязательные кадровые документы в организации были утверждены постановлением № 1.

Подразумевается, что все первичные документы должны оформляться кадровой службой по форме, выбранной и утвержденной руководителем организации. Даже если будет принято решение использовать ранее обязательные формы, это должно быть официально закреплено.

Утвердить выбранные формы можно двумя способами:

  • приложениями к коллективному договору;
  • отдельным приказом за подписью руководителя.

Причем 2-й способ предпочтительнее, поскольку дает руководству возможность в одностороннем порядке, а значит, быстро изменять действующую форму первичного документа кадрового учета.

Выбранные и утвержденные для использования формы заполняются сотрудниками кадровой службы по мере необходимости. Происходит это путем издания приказов, утверждения штатного расписания, заполнения личных карточек на работников и др. Такой подход облегчает кадровое делопроизводство. Сотруднику нужно заполнить только несколько граф в уже готовом образце, внеся туда индивидуальные сведения. Особенно ощутимо преимущество унифицированной формы в крупных компаниях с большим количеством сотрудников в штате.

Как выбрать и утвердить обязательные кадровые документы для ООО с нуля

Открытие бизнеса связывают с прохождением регистрации, открытием банковского счета, получением штампов и печатей. Но это обязательные процедуры, в процессе которых учредители взаимодействуют с различными учреждениями. Работа внутри новой компании зачастую остается неосвещенной. А на кадровую службу в это время возлагается множество разнообразных задач, среди которых разработка и утверждение форм первичных документов кадрового учета.

Сразу после открытия придется оформлять новых сотрудников, и сразу же понадобится форма приказа о приеме на работу. Конечно, можно воспользоваться унифицированными формами, предложенными Госкомстатом. Хоть они и потеряли обязательность, но продолжают носить рекомендательный характер и остаются приемлемыми в большинстве случаев. А уже в ходе работы, когда сотрудники отдела кадров соберут достаточную базу для анализа эффективности применения той или иной формы, можно будет вносить предложения по изменению действующих или разработке новых.

Если же кадровая служба начинает негласную подготовительную работу по документообороту еще до открытия организации, то к моменту регистрации общества все необходимые формы кадровых документов оказываются подготовленными и требуют только утверждения, что и происходит сразу после назначения руководителя компании на должность.

Итак, кадровая служба при постановке перед ней задачи внедрить формы кадровых документов, отличных от унифицированных, может пойти двумя путями:

  • видоизменить унифицированные формы, скорректировав отдельные графы, удалив их или добавив новые;
  • создать уникальные формы, существенно отличающиеся от унифицированных (достаточно редкое явление).

В любом случае в новых формах должны быть следующие реквизиты (их обязательность прописана в ст. 9 закона № 402-ФЗ):

  • наименование формы;
  • дата, когда документ составляется;
  • наименование организации, использующей форму;
  • содержание факта хозяйственной жизни, который отображается в форме;
  • величина измерения факта хозяйственной жизни;
  • указание сотрудника, совершившего факт, нуждающийся в закреплении, его должности;
  • место для подписи уполномоченного лица.

Как будут размещены графы для этих данных, остается на усмотрение работодателя.

Какие кадровые документы должны быть у ИП

Индивидуальный предприниматель, как и организация, имеет обязательство фиксировать все проводимые им хозяйственные операции. Кроме закона № 402-ФЗ для индивидуальных предпринимателей такая обязанность прописана в приказе Минфина и МНС России «Об утверждении порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей» от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430.

Этим приказом устанавливается порядок использования и разработки документов первичного учета для ИП. И он совпадает с правилами, действующими для организаций. ИП могут применять унифицированные формы кадровых документов или разработанные на их основе собственные формы.

При этом неважно, на какой системе налогообложения находится предприниматель. Отдельные кадровые документы обязательны для всех хозяйствующих субъектов. Так, предприниматель должен заключить с работником трудовой договор, оформить его трудовую книжку. Если сотрудник отправляется в командировку, то, возможно, предприниматель посчитает нужным оформить командировочное удостоверение и служебное задание. Эти формы с 2015 года необязательны, но и не запрещены. Все эти документы оформляются либо самим предпринимателем, либо специально уполномоченным на это сотрудником.

Унифицированные формы удобны при обмене документами с контрагентами, их использование помогает избежать недопонимания. А если возникает необходимость изменить форму, чаще всего корректируется унифицированная форма кадрового документа, причем изменения могут быть весьма незначительными.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Кадровые документы».

Учитываем все изменения кадрового документооборота в 2013 году

С текущего года унифицированные формы документов отменены. И компании могут самостоятельно разработать формы первичных бланков. Однако и здесь есть свои исключения. О том, как такие перемены повлияют на документацию отдела кадров, читайте в статье которую подготовили наши коллеги из журнала «Кадровое дело»

Можно ли продолжать пользоваться унифицированными формами Госкомстата?

Личная карточка по форме № Т-2 осталась обязательной?

Нет, однако ее рекомендуется использовать.

Можно ли бюджетным организациям разрабатывать свои формы первичных документов?

Шаг 1. Уточняем, что именно изменилось в кадровом делопроизводстве

С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Это установлено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты, среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов ( п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ).

По сравнению со старыми правилами оформления первичных документов перечень обязательных реквизитов в целом остался прежним. Только конкретизированы требования к подписи. Этот реквизит должен включать фамилию и инициалы уполномоченного лица или другие реквизиты, необходимые для его идентификации.

Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т» – ими можно пользоваться и дальше.

Только два бланка по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда остаются обязательными в 2013 году: расчетно-платежная ведомость ( форма № Т-49 ) и платежная ведомость ( форма № Т-53 ). Эти формы упоминаются в действующем Положении № 373-П , следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ.

Документы в тему

Документ

Поможет вам

Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402- ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ)

Узнать о новых требованиях к оформлению первичных учетных документов

Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»

Разработать типовые формы документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных

Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П (далее – Положение № 373-П)

Уточнить, какие унифицированные формы продолжат действовать в 2013 году

Приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению», приказ Министра обороны РФ от 28 марта 2008 г. № 139 «О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации»

Найти унифицированные формы по учету труда и его оплаты для организаций государственного сектора

Шаг 2. Выбираем, как будем вести кадровый учет – по унифицированным или собственным формам

Прежде чем дать задание по разработке новых форм, работодатель должен оценить целесообразность нововведений. Придумывать свои бланки целесообразно, если типовые формы не выполняют свою учетную функцию, плохо соотносятся с бизнес-процессами организации. Это может быть актуально, допустим, для иностранной компании, у которой есть представительство или филиал в России. В таких случаях часто требуется вести двойной учет: по правилам, принятым в компании, и по российскому законодательству. Разработка новых форм документов поможет решить эту проблему.

Преимущества и недостатки двух способов ведения кадрового учета

Цель

Формы «Т»

Неунифицированные формы

Разработать и утвердить формы в короткие сроки

Возможно, потому что формы, унифицированные стандартом, содержат все обязательные реквизиты (за исключением требования к подписи)

Затруднительно, потому что составление своих бланков требует специальных знаний и обширного опыта

Учесть специфику организации

Возможно всегда, потому что типичные типовые формы можно модернизировать. До 1 января 2013 года их можно было только дополнять

Возможно всегда, поскольку организация изначально документирует кадровые ситуации так, как ей удобно. Обязательным будет только набор реквизитов

Выиграть трудовой спор

Возможно, потому что у проверяющих и судей не возникает лишних претензий к ведению кадровых документов по типовым формам

Затруднительно, потому что в законодательстве нет четких указаний о том, как должны выглядеть самостоятельно разработанные формы

Автоматизировать учет кадров

Возможно, потому что автоматизированные системы кадрового учета (например 1С) по умолчанию формируют документы по унифицированным формам

Затруднительно, потому что понадобится перенастраивать автоматизированную систему кадрового учета

Если удобно использовать привычный пакет документов, то в формы «Т» достаточно внести минимальные корректировки:

– удалить коды, номер формы и ссылку на постановление Госкомстата;

– добавить поле, предусматривающее расшифровку подписи.

Совет: Продолжайте использовать личную карточку по форме № Т-2 . В ней вы отмечаете сведения о воинском учете, который обязан вести каждый работодатель ( п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»)

Шаг 3. Разрабатываем первичные бланки документов или вносим изменения в прежние формы

Ответственность по разработке документов возлагается на бухгалтерию ( п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ). Работодатель должен организовать процедуру так, чтобы формы документов, затрагивающие кадровый учет, создавались в тесном сотрудничестве с отделом кадров. Чтобы оптимизировать делопроизводство, используйте в бланках:

– наборы стандартных фраз и выражений.

Излагайте информацию максимально кратко и таким образом, чтобы исключить возможность двоякого толкования документа. Каждое слово в тексте формы должно нести смысловую нагрузку.

На практике часто возникают трудности с заполнением больших сводных форм: № Т-3 (штатное расписание), № Т-7 (график отпусков), № Т-12 (табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда), № Т-13 (табель учета рабочего времени) и т. п. Удалив из них ненужные графы и лишнюю информацию, вы лучше структурируете документ, сделаете его более понятным (образец выше). Все скорректированные таким образом бланки можно представить в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению.

Пример

Начальник отдела кадров ООО «Каравелла» Марина Крылова совместно с главным бухгалтером подготовила проект изменений. Компания будет применять альбом унифицированных форм, модернизированных под свои нужды. Начальник отдела кадров предложила удалить из документов все реквизиты, которые не входят в перечень обязательных и не используются в организации. Это:

– ссылки на номер формы и постановление Госкомстата;

– коды ОКУД и ОКПО.

Затем во всех формах рядом с подписью предусмотрели место для расшифровки – указания фамилии и инициалов работника, подписавшего документ, так как это обязательный реквизит.

Шаг 4. Утверждаем формы приказом руководителя

Новые формы первичных документов закрепите приказом руководителя (образец на стр. 55). С этим приказом необходимо ознакомить сотрудников, которые оформляют кадровые документы.

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Марина Коротина, главный специалист по управлению персоналом автономной некоммерческой организации «Транспортная дирекция Олимпийских игр» (Москва):

Перечень обязательных реквизитов первичных документов по учету труда и его оплаты в целом остался прежним. Небольшие отличия связаны с требованием указывать помимо подписей сотрудников, оформивших кадровое действие, их фамилии и инициалы.

Валентина Митрофанова, кандидат экономических наук, генеральный директор Института профессионального кадровика (Москва):

– Использовать или не использовать унифицированные формы с 1 января 2013 года каждый работодатель решает самостоятельно. С учетом того, что унифицированные формы приказов встроены во все компьютерные программы, которые используют бухгалтеры и кадровики, скорее всего, работодатель долго не будет отказываться от них.

Екатерина Щетинникова, специалист по кадровым и правовым вопросам компании «ВВЛ Корп.» представительство в России (г. Королев):

– Подготовьте образцы бланков по учету труда в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению. Затем утвердите форматы документов приказом руководителя.

Унифицированные формы первичных документов (перечень)

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.

Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.

Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными

Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:

  • Кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971).
  • Транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (это следует из писем Минфина России от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52112, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, ФНС РФ от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@)..

Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.

Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)

Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:

  • кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
  • кассовых операций;
  • торговых операций;
  • основных средств и нематериальных активов;
  • материалов;
  • продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
  • результатов инвентаризации;
  • работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.

Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)

Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:

  1. Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу;
  • личная карточка работника;
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
  • приказ об увольнении и др.
  1. Документы, отражающие данные для расчетов с персоналом:
  • табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13;
  • зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;

Унифицированная документация по учету кассовых операций

Повторимся: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы вы обязаны строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это всем известные:

  • приходный кассовый ордер;
  • расходный кассовый ордер;

Другие документы по кассе ищите на нашем сайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

А основные формы первичной учетной документации по другим участкам и объектам вы найдете в рубрике «Бухгалтерский учет > Документы бухгалтерского учета».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На нашем сайте для всех документов есть заполненные образцы, которые можно не только посмотреть на сайте, но и скачать в форматах Word или Excel.

Итоги

У организации есть выбор: самостоятельно разрабатывать первичные документы или применять их унифицированные формы. Но есть исключение: при совершении операций по перевозке грузов автомобильным транспортом или приемке/ выдаче денежных средств по прежнему необходимо применять утвержденную в нормативных документах форму транспортной накладной и документы для оформления кассовых операций (приходный/расходный кассовый ордера, кассовую книгу).

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector