Учет строительных материалов в строительстве

Ведение учета строительных материалов

Строительные материалы являются одним из ключевых факторов формирования себестоимости возводимых зданий и сооружений. Ошибки в отражении поступления и списания стройматериалов в учете влияют на итоги баланса и налогооблагаемую базу. При неправильном подходе к оценке материалов на разных этапах строительства и ненадлежащем контроле их расходования увеличиваются риски недоплат или переплат по налогам.

Как вести учет строительных материалов

Специфика работы со строительными материалами заключается в том, что их объем и цена должны быть известны заранее. Их стоимостная оценка закладывается в общую смету расходов на этапе проектирования. В бухгалтерских данных должна фигурировать фактическая цена стройматериалов. В нее включаются затраты, понесенные по сделке купли-продажи, и суммы, перечисленные контрагентам за доставку купленных ценностей. В стоимость могут входить обязательные таможенные пошлины и средства, затраченные на консультационные услуги по подбору материалов. В налоговом учете стоимостная оценка поступающих материалов выводится по общему объему понесенных расходов на закупку конкретных ресурсов.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Выбор методики списания стройматериалов должен осуществляться на этапе составления учетной политики.

Документально на уровне отдельного предприятия утверждается один из способов списания:

с привязкой к себестоимости каждой единицы сырья и материала (актуально при использовании ценных ресурсов или активов, которые не могут быть заменены другим сырьем);
по усредненной величине себестоимости – выводится полная себестоимость для группы материалов, подлежащих списанию, и делится на количество учтенных в выборке единиц ресурсов;
методом ФИФО (списываются на строительные объекты материалы с соблюдением строгой хронологической последовательности поступления на склады, чем раньше сырье было оприходовано, тем раньше оно будет передано в строительство).

Потери строительных материалов в пределах установленных нормативов могут быть показаны в учете как потери вследствие естественной убыли. Причиной может стать усушка, потеря в объеме из-за изменения температурного режима в процессе хранения, утечки при переливе в другую тару, случайный бой. Соответствующие нормативным показателям потери могут быть списаны на расходы организации. Если произошли сверхлимитные потери, то необходимо выявить причины произошедшего, идентифицировать виновных лиц. Недостачи в такой ситуации должны быть отнесены на счет виновника и погашены им.

При организации учета строительных материалов для каждого ресурса необходимо указывать его точное наименование и ключевые характеристики. Например, для цемента надо прописывать его марку, для щебня – фракцию, для краски – тип и цвет. Для жидких материалов надо использовать особый механизм отпуска в строительство. Если вскрытые емкости с краской, лаком или другим сырьем еще не опустошены, не рекомендуется открывать новые банки.

КСТАТИ, заложенные в сметную документацию нормы расхода не могут быть откорректированы. Превышение запланированных трат компенсируется за счет компании-застройщика.

Система документооборота по стройматериалам

В системе налогового учета компании должны выполнять требование по экономической и документальной обоснованности всех произведенных расходов стройматериалов. Все имеющиеся у организации материалы надо закреплять за материально ответственными лицами. Каждый случай перемещения активов между объектами в рамках одного предприятия или между контрагентами фиксируется в первичной документации.

Если стройматериалы передаются из одного места хранения на другой склад, но собственник ресурсов не меняется, то фиксация операции будет производиться при помощи накладной на внутреннее перемещение. Накладные с лимитно-заборными картами применяются при направлении материалов на строительные объекты. Если утвержденные нормативы расходования материалов превышены, то на сверхлимитный объем оформляется акт-требование и оправдательная документация с обоснованием увеличенной потребности в ресурсах.

Для осуществления операции по закупке материалов предприятию надо оформить такой комплект документации:

соглашение купли-продажи;
выписанный поставщиком счет-фактура;
сертификаты, справки, технические документы, подтверждающие класс качества приобретенных активов.

Если в процессе получения стройматериалов от поставщика принимающее лицо выявляет расхождения между фактическим наличием и данными в первичке или заявленный уровень качества не соответствует реальному, то обязательно составляется акт приемки материалов. Такой документ может стать основанием для начала претензионной деятельности.

Ежемесячно кладовщики готовят отчетные формы по хранящимся на их складах остатках стройматериалов. При наличии у предприятия нескольких складских объектов все отчеты собираются главным кладовщиком, на их основании формируется сводный отчет. В итоговом документе должна быть приведена пообъектная расшифровка остатков и перемещений активов.

СПРАВОЧНО! В бухгалтерском учете списание стройматериалов осуществляется на основе ежемесячных материальных отчетов прорабов.

Некоторые виды стройматериалов нецелесообразно хранить на отдаленных от объектов строительства складах. Для таких ресурсов используют открытые площадки хранения на территории строительства. К этой категории материалов относятся песок, щебень. Их особенностью является и то, что при расходовании невозможно точно идентифицировать затрачиваемый объем сырья и первичная документация при каждом заборе материалов не оформляется. По этой причине в последние дни каждого месяца проводятся инвентаризационные проверки остатков таких стройматериалов. Итоги инвентаризации помогают установить и зафиксировать в учете точные объемы расхода сырья.

Основанием для списания могут быть такие формы документов:

утвержденные локальным актом нормативы расхода сырья;
сметы по строительным объектам;
журналы формы КС-6а;
отчеты о фактических расходах по стройматериалам.

ВАЖНО! Отчет о фактическом расходовании материалов оформляется отдельно для каждого строительного объекта.

Структурой шаблона ежемесячного отчета о расходе сырья должно быть предусмотрено наличие двух разделов:

Блока с отображением нормативной потребности в стройматериалах.
Раздела для сопоставления нормативных величин расхода с фактом.

Счет, типовые корреспонденции

Для учета стройматериалов в бухгалтерском и налоговом учете применяют активный 10 счет (субсчет 10.8). По дебету счета производится оприходование материалов, предназначенных для строительных, ремонтных и отделочных работ, для изготовления строительных запчастей и элементов. Кредитовыми оборотами осуществляется списание стройматериалов. Ведение учетной аналитики должно быть организовано в разрезе наименований материальных ценностей, мест их хранения и партий.

Стандартные бухгалтерские проводки по учету строительных материалов:

Д10.8 – К60 – показана появившаяся перед поставщиком задолженность за стройматериалы, сумма корреспонденции указывается без учета НДС.
Д08.3 – К10.8 – стройматериалы были выданы со склада на строительный объект.

Строительные материалы могут приобретаться подрядчиком или заказчиком работ с последующей передачей исполнителю. Во втором случае после перемещения материалов с территории их владельца на строительную площадку пользоваться ими начинает подрядчик. Но с баланса заказчика ресурсы не списываются. В учете в такой ситуации делаются внутренние проводки по субсчетам 10 счета для отражения передачи стройматериалов в переработку. Проводка составляется между Д10.7 и К10.8. После введения возводимого здания в эксплуатацию стоимость переданных подрядчику строительных материалов будет включена в состав себестоимости готового объекта при помощи корреспонденции Д08 – К10.7.

Если подрядчик использовал не все полученные от заказчика стройматериалы, то он возвращает сэкономленные ресурсы их владельцу. В учете заказчика это показывается проводкой Д10.8 – К10.7.

Строительная компания при самостоятельной закупке материалов может вести их учет по фактическим или закупочным ценам. В первом случае все операции будут отражаться с применением 10 счета, во втором – через 15 и 16 счетов. Полученные от заказчика ресурсы учитываются в форме давальческого сырья и приходуются в дебет забалансового 003 счета.

Списание материалов в строительстве — особенности процедуры

Ни одно возведение объекта недвижимости не обходится без использования большого объема строительного материала.

Общая стоимость работ напрямую зависит от количества использованного спецматериала и, соответственно, от его себестоимости.

Поэтому грамотный учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) крайне важен при строительстве даже некрупных объектов.

Списание материалов в строительстве играет немаловажную роль.

На словах это кажется достаточно просто, но в действительности многие фирмы сталкиваются со сложностями, которые могут возникнуть не по вине фирмы.

Рассмотрим порядок списания материалов в строительстве.

Контроль над списанием материалов на предприятии

Для расчета объема спецматериалов, необходимых для возведения любого объекта, используются нормы и правила, утвержденные производственно-техническим отделом (ПТО).

Директор фирмы утверждает список сотрудников, занимающихся списанием ТМЦ. Как правило, ответственными за оформление соответствующей документации, назначают инженера и сотрудника бухгалтерии — руководителей участков производства, несущих ответственность за утверждение указанных в отчетах показателей.

Более того, ответственность за подписание обработанных документов главного инженера и главы ПТО также должна быть прописана в том же приказе.

На бухгалтерский отдел возлагаются функции:

недопущения списания стройматериала в превосходящем нормативы количестве;
предотвращения безосновательного списания строительного материала по причине утраты;
устранения махинаций, основанных на списании спецматериала более высокого уровня, чем было использовано в действительности.

Способы оценки материалов при их списании

Для корректного списания стройматериалов необходимо верно провести анализ их стоимости. Согласно законодательным актам о бухучете, спецматериал учитывается исходя из его фактической цены.

Фактической себестоимостью является сумма затрат, включающая:

первоначальную стоимость;
транспортные траты;
стоимость консультаций;
таможенная госпошлина;
стоимость посреднических услуг.

В случае списания спецматериала, отправленного в строительство или любом другом его выбытии, определение фактической себестоимости необходимо проводить индивидуально по каждому типу стройматериала в течение отчетного периода одним из предлагаемых методов:

Определение стоимости каждой единицы отпущенного стройматериала. Наиболее подходящий вариант для учета особенно ценных ТМЦ.
Определение усредненного значения себестоимости. Представляет собой математическое деление общей стоимости всего комплекса материалов на число учетных единиц.
Использование принципа First In, First Out – первым прибыл, первым выбыл. – с баланса снимаются сначала спецматериалы, поступившие в последнюю очередь.
Применение способа Last In, First Out– обратный принцип – списывается стройматериал, поставленный на баланс в самом начале.

Документальное сопровождение списания материалов

Оформление документов по списанию спецматериала в строительстве находится в прямой зависимости от нескольких факторов, но прежде всего на него влияют взаимоотношения с поставщиками материалов и то, как они выполняют дисциплинарные требования.

Основными целями построения документооборота в строительной фирме являются:

актуальность данных о передвижении стройматериала;
контроль сохранности спецматериала;
контроль соблюдения нормативов расходования стройматериала;
эффективное расходование спецматериала.

Списание стройматериала на производственные нужды может быть произведено на основании пакета документов, состоящего из:

норматива расходования материала определенного производства, утвержденный главой организации;
расчетная смета;
журнала учета проведенных работ;
отчета о действительной трате стройматериала, сопоставление с утвержденными плановыми показателями.

Для ведения регулярной отчетности, фирма может разрабатывать и утверждать собственные нормы списания материалов в строительстве, главное условие — чтобы они удовлетворяли требованиям Госреестра, но специалистами рекомендуется использовать стандартизированную форму М-29 и Инструкцию, используемую главами участков производства, для контроля за расходованием стройматериала в сравнении с установленными нормативами.

Но необходимо понимать, что форма должна быть доработана для каждого строительного предприятия индивидуально.

плановая потребность в стройматериале и объем произведенных работ;
сверка действительного отпуска стройматериалов с плановым расходом, ограниченным производственными нормативами.

Первая часть оформляется ответственными работниками техотдела, а вторая – руководителями участков или прорабами.

Списание стройматериалов происходит в несколько этапов:

Руководитель работ в начале каждого месяца получает регулярный материальный отчет с реальными остатками ТМЦ на его личном складе.
Лицо, несущее материальную ответственность, в конце отчетного месяца или параллельно с работами — оформляет документ М-29 о сдаче и остатках стройматериалов; сдает отчетность в ПТО на проверку в срок, установленный распоряжением главы фирмы.
Специалист технического отдела проверяет, а начальник утверждает отчет М-29 и материальный отчет, документация передается главному инженеру для подтверждения.
Главный инженер после подтверждения пакета документов, передает его в отдел бухгалтерии.
Бухгалтер определяет стоимость прибывших и израсходованных спецматериалов, подсчитывает стоимость действительного остатка на основании предоставленной документации.
Бухгалтер вносит информацию в сводную таблицу передвижения материала по предприятию и выполняет списание.

Последствия перерасхода ТМЦ

Во время проведения анализа отчетности формата М-29 могут быть выявлены несоответствия показателей.

В таком случае главе участка строительства необходимо будет написать объяснительную записку, соответствующую форме М-29, в которой обязан указать причину перерасходования спецматериалов.

Вместе с объяснительной, должен быть приложен акт списания стройматериала, оформленный и утвержденный комиссией.

Если перерасходование стройматериала образовалось вследствие хищения или его порчи, то для проведения списания ТМЦ в рамках закона, — руководство предприятия обязано обратиться в соответствующие органы для получения документального заверения произошедшего.

Если причина растраты спецматериала будет признана уважительной, и перерасходование будет подтверждено расчетами, то глава предприятия вправе распорядиться о списании излишне потраченного спецматериала.

Также руководитель производства обязан предоставить пояснительную записку, если была допущена экономия на материалах, используемых в строительстве.

В силу того, что списание стройматериала предусмотрено в сметных документах, не подлежащих внесению корректировок в ходе проведения работ, то за все фактическое перерасходование материала несет ответственность компания-застройщик.

Так как общая стоимость ведущейся стройки увеличена быть не может, то и основной принцип списания спецматериалов подразумевает, что глава строительной фирмы должен приложить все усилия к поиску виноватых и принять меры по взысканию с них суммы, покрывающей понесенные издержки.

Но в ситуациях, когда растрата произошла в связи с непредвиденными обстоятельствами – такими как пожар или кража – то материалы списываются бухгалтерией как внереализационные расход

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 288-73-46 , Санкт-Петербург +7 (812) 317-70-86 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

Учёт и контроль материалов в строительстве

Учёт и контроль материалов в строительстве – область проблемная. Связано это с рядом аспектов: низким уровнем дисциплины, отсутствием чёткого планирования в проведении работ, а, соответственно, и отсутствием чёткой поставки ресурсов, постоянными авралами, которыми сопровождается закупка ресурсов. Проблемной областью выступают и складские, и бухгалтерские программы, которые нередко пытаются использовать для учёта материалов в строительстве. Между тем, функционал данных программ рассчитан не на строительные компании, а на торговые предприятия. В этих программах есть масса плюсов, но, всё-таки, они не позволяют полностью свести на «нет» ряд негативных моментов. Проблем немало. Это и нецелевые затраты, и закупки по неадекватным ценам, и приобретение ненужных материалов, и авральные ситуации. Отсюда вытекает и затоваривание складов, и «замораживание» денежных средств и, наоборот, простои в работе из-за срыва сроков поставки. Для строительных предприятий отсутствие упорядоченного учёта материалов особенно опасно, т.к. доля затрат на материалы велика, и ошибки, в итоге, обходятся дорого.

Интернет-семинар: ««Автоматизация планирования и контроля снабжения объектов в строительстве».

Во вторник, 7 июня 2016 года в 11.00 по московскому времени компания «АЛТИУС СОФТ» проведёт очередной бесплатный интернет-семинар для специалистов ОМТС.

В чём проблема?

Если внести немного конкретики и рассмотреть пример, когда смета каким-то образом попадает в складскую службу, то в ней всё равно не учитываются данные ПТО о сроках выполнения работ, об оперативных датах, о стадиях выполнения работ. Соответственно, если какая-то дата изменилась, возможно перенести закупку на более поздний срок (чтобы оптимизировать использование оборотных средств) или, наоборот, нужно срочно закупить необходимые материалы. Если эти данные всё-таки есть у складских служб, то связь материалов и работ, как правило, потеряна. У снабженца нет информации о том, для чего нужен тот или иной материал, для каких работ он будет использован. А прорабу, в свою очередь, материалы в полном объёме на определённом этапе выполнения строительных работ могут и не понадобиться. К примеру, одна часть кирпича нужна для выполнения работ «сегодня», а другая часть кирпича «завтра». Соответственно, «завтрашний» кирпич будет бесхозно находиться на строительной площадке, на складе, да где угодно, но по прямому назначению использоваться не будет.

Опыт японских коллег

С чего начать?

Реальный пример

Далее составляются договоры покупки с автоматическим заполнением номенклатуры материалов (исходя из «подбора поставщиков» и плановых дат поставки), а позже – приходные накладные по этим договорам. При этом приходные накладные кладовщику не нужно набивать вручную. Можно сделать автоматическое заполнение из «Договора покупки», и кладовщику останется только исключить те материалы, которые отсутствуют в данной поставке (также можно исправить их количество и цену). Таким образом, сотруднику не нужно выполнять ручную работу — достаточно удалить ненужные данные. Таким образом, можно увидеть, какие из нужных материалов уже заказаны или получены на склад. Сопоставление сметных (договорных) расходов на материалы с реально существующими, как по приходным накладным от поставщиков, так и по авансовым отчётам осуществляется автоматически.

Программа контролирует и поставщиков, и прорабов: даже 1 кг гвоздей, проводку которого прораб мог осуществить по двум разным авансовым отчётам, в программе отобразится, как перерасход. Когда материалы отпускаются на объекты (для выполнения работ собственными силами или подрядчикам как давальческие), программа контролирует, требуются ли они для этого этапа договора. При этом материалы могут поставляться по заявкам прорабов, в том числе, и сверх лимита, т.е. если они отсутствуют в смете. Позже, когда в модулях «Прораб» и «СтройЗаказчик» будут введены данные о фактическом выполнении работ, программа покажет отклонения фактического расхода материалов от нормативного. Оперативный контроль затрат на материалы можно вести в любой момент времени по конкретным объектам или работам, группам материалов.

Переходя к обсуждению учёта материалов силами бухгалтерских служб, стоит сказать, что в бухгалтерии он осуществляется по наименованиям (кодам) поставщика. В результате, в бухгалтерской программе может оказаться несколько разных товаров с названием «гвозди», которые имеют разные номенклатурные номера, т.к. приходили от разных поставщиков, но, по сути, являются одними и теми же «гвоздями». В связи с этим, бухгалтерия имеет нечёткие представления о том, какой код соответствует тому или иному материалу из сметы. Собственно, бухгалтерия и не обязана этого знать. У неё совсем другие цели и задачи. Бухгалтерские службы списывают материалы, а вот дать сводные данные о том, сколько «гвоздей» купили, сколько на них потратили, и вообще, нужно ли это было, не могут. Особенно, если учесть то, что «гвозди» могут покупаться у разных поставщиков. Иными словами, бухгалтерия не может отличить, где, какие «гвозди» имели место быть и «гвозди» ли это вообще. В итоге, такая «мелочёвка» учитывается неточно. Естественно, это провоцирует нецелевые затраты, которые, из, казалось бы, копеечных значений вырастают в довольно внушительные цифры. В программе «АЛТИУС — Управление строительством» можно сгруппировать «гвозди» одной марки разных поставщиков под одной номенклатурной записью и иметь чёткое представление о том, какие материалы и в каком количестве израсходованы. Бухгалтерия имеет сведения о списании материалов в конце месяца по актам выполненных работ и обычно списывает материалы формально, опираясь на ведомость, составленную по сметным нормативам. Фактический расход и остаток материалов становится известен только по окончании выполнения работ. В программе «АЛТИУС — Управление строительством» все затраты, в том числе и на материалы, можно отследить в любой момент времени, что позволяет вести оперативный контроль затрат по конкретным объектам или работам.

Кроме того, в модуле «СтройАналитик» можно заблаговременно контролировать превышение фактической стоимости поставки над плановой. Пользователь может автоматически анализировать важные именно для него показатели. Он задаёт критерии оценки, и программа сообщает ему, в каком случае наблюдается отклонение от них. Например, программа сообщает о превышении лимитов по ресурсам. В случае превышения заданных значений, программа автоматически укажет на это, выделив тот или иной договор, этап договора, работу красным цветом. Важно то, что пользователь не будет поставлен перед фактом, а сможет заблаговременно узнать о том, что наблюдается какое-то отклонение. Для этого нужно задать некоторое критическое значение, при приближении к которому программа сообщит о том, что пришло время решать проблему (например, выделить дополнительное финансирование на закупку материалов в случае изменения рыночных условий). Модуль «СтройАналитик» может работать с любым модулем ПК «АЛТИУС — Управление строительством». Например, при работе с модулем «СтройЛогистик», можно увидеть перерасход материалов и ресурсов (в процентном или денежном выражении).

Даже в рамках одного модуля для пользователя задаются индивидуальные критерии оценки. Руководитель же сможет оценить работу всех отделов компании. В программе будет показано, когда сотрудник был уведомлён о проблеме (скрыть это ему не удастся). Т.е., руководитель получает важные рычаги и для управления компанией, и для контроля подчинённых.