Учет подотчетных сумм выданных на командировочные расходы

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами необходим в любой организации как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов. Какие документы и как должны оформляться в этом случае?

Кто считается подотчетным лицом

Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.

Деньги подотчетникам могут быть выданы:

  • на хозяйственные и административные расходы — в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
  • на командировочные расходы — на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.

Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

ВАЖНО! Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.

Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.

О правилах оформления этого документа читайте в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Отчитаться работник должен не позднее 3 дней после окончания периода, на который выдавались деньги. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена. К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы.

ВАЖНО! До 19.08.2017 действовало правило о невозможности выдачи денежных средств под отчет лицу, не отчитавшемуся за предыдущие суммы. С 19.08.2017 оно отменено.

Нюансы командировочных расходов

Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.

При этом нужно учесть, что:

  • днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в транспортных билетах;
  • расходы за проживание должны будут учитываться по факту на основании предоставленных подотчетником документов;
  • суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с внутренними документами, регламентирующими их размер, например, положением о командировках (ст. 168 ТК РФ).

Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).

ВАЖНО! Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ.

О нюансах отражения суточных в налоговой отчетности вы можете узнать из статьи «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ?».

Проводки для ведения учета на счете 71

Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

  • дебетуется со счетами денежных средств 50 «Касса» (если подотчетнику выдаются наличные) или 51 (когда средства выданы в безналичной форме);
  • кредитуется со счетами, на которых учитываются расходы, связанные с хоздеятельностью работодателя, и счетами денежных средств в случае возврата неистраченных сумм.

Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.

Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.

Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует:

Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка — это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

кто направляется в командировку;

какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;

условия командировке за пределами России;

порядок оформления командировки;

порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;

другими аналогичными нуждами.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:

для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;

перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;

организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

Расчеты по командировке – казалось бы, обыденная работа бухгалтера, и все же это одна из самых наболевших проблем: слишком нечетко закон говорит командировочных расходах.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка

Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка по такой операции зависит от способа выдачи денежных средств: наличными, безналичным расчетом, перечислением на карту или выдачей денежных документов. Рассмотрим каждый из этих способов подробнее.

Выдача в подотчет из кассы

Наиболее распространенный в недалеком прошлом способ выдачи денег командированному лицу — выдача наличных денежных средств из кассы. Деньги выдаются путем составления расходного кассового ордера на основании заявления сотрудника, утвержденного руководителем.

ВНИМАНИЕ! Нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по предыдущим суммам (п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Данное указание действует только на наличные расчеты, соответственно его требования не распространяются на перечисление безналичных средств на карту.

Как правильно оформить выдачу денег из кассы, какие требования при этом должны соблюдаться, прочитайте в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

В кассовом ордере будет отражена корреспонденция бухгалтерских счетов:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (71-1, 71-2) Кт 50 «Касса» (50-1).

Использование субсчетов зависит от принятого рабочего плана счетов (п. 4 ПБУ 1/2008).

Для сообщности работы бухгалтера и используемых компьютерных бухгалтерских программ желательно утвердить субсчета, рекомендованные разработчиками. Например, целесообразно к сч. 71 использовать субсчета:

  • 71-1 — для расчетов в рублях;
  • 71-2 — в валютах.

К счету 50 можно открыть субсчета:

  • 50-1 «Касса организации»;
  • 50-2 «Операционная касса»;
  • 50-3 «Денежные документы».

При выдаче денег из кассы проводка будет выглядеть так: Дт 71-1 Кт 50-1.

При загранкомандировках разрешена выдача денег в иностранных валютах. Поступление денег в кассу с валютного счета отразите проводкой Дт 50 Кт 52.

При этом к счету 50 целесообразно завести отдельный субсчет для каждого вида валюты. Выдачу из кассы в валюте на зарубежную командировку отразите проводкой Дт 71-2 Кт 50 (соответствующий валюте субсчет).

Если средства на командировку выданы в валюте, то появляются курсовые разницы. Курсовая разница возникнет, если дата получения валюты в кассу и дата ее выдачи не совпадают. Нужно определить разницу между суммами, пересчитанными по официальному курсу на каждую дату — дату оприходования денег в кассу и дату их выдачи.

Положительную курсовую разницу отразите в учете путем отнесения в прочие доходы организации: Дт 50 (соответствующий субсчет) Кт 91-1.

Отрицательную разницу — в расходы организации: Дт 91-2 Кт 50 (соответствующий субсчет).

Перечислены командировочные на личную карту

В настоящее время широкую распространенность приобретают безналичные расчеты с использованием банковских карт. Выдача командировочных не является исключением. На зарплатную карту сотрудника разрешается перечислить и подотчетные суммы (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554).

В бухучете перечисление командировочных следует отразить проводкой Дт 71-1 Кт 51 — перечисление денег под отчет.

О важных нюансах такой операции вы можете узнать из статьи «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Использование специального карточного счета

Командированному сотруднику можно выдать открытую на его имя корпоративную банковскую карту — дебетовую или кредитную.

Дт 55 «Специальный счет в банке» Кт 51 — перечисление средств с расчетного на специальный счет.

Если карточный счет открыт в валюте, то перечисление происходит с валютного счета: Дт 55 Кт 52.

К счету 55 рекомендуется открыть субсчета для учета расчетов в рублях и для учета в валюте.

По мере расходования средств по дебетовой карте следует отразить движение денег проводкой Дт 71 Кт 55 — использованы (сняты) деньги на командировочные расходы.

Если используется кредитная карта, открытая на основании банковского кредитного договора, то зачисление денег согласно кредитной линии на карточный счет отражаем так: Дт 55 Кт 66 (67)

Также по мере того, как расходуются средства с кредитной карты, делаем бухгалтерскую проводку Дт 71 Кт 55.

Начисленные банком проценты за использование кредитных средств отражаем записью Дт 91-2 Кт 66 (67)

Выданы командировочные денежными документами

Командированному сотруднику могут выдаваться дорожные чеки. Дорожный чек — это обязательство эмитента по выплате суммы чека его владельцу. Учет дорожных чеков ведется на счете 50-3 «Денежные документы». В бухучете необходимо сделать следующие записи:

  • Дт 50-3 Кт 60 (76) — приобретение дорожных чеков;
  • Дт 71 Кт 50-3 — выданы дорожные чеки.

К сожалению, на территории РФ использование дорожных чеков не распространено. Их можно лишь обменять на деньги, но и то не во всех финансовых учреждениях. Поэтому такой вид финансового документа удобнее всего использовать при поездках в зарубежные командировки. Применение дорожных чеков в качестве средства платежа имеет свои преимущества — как в простоте, так и в безопасности их использования.

Организация может приобрести и выдать командированному сотруднику проездные документы. Учет проездных документов ведется аналогично учету денежных чеков на счете 50-3.

Как списание командировочных расходов с подотчетных лиц учитывается на счетах

После окончания командировки сотрудник отчитывается за полученные подотчетные суммы. Для этого он составляет авансовый отчет либо другой документ, самостоятельно доработанный и утвержденный в учетной политике.

При наличии неиспользованного остатка командировочных сумм остаток следует вернуть в кассу и отразить записью Дт 50 Кт 71.

Неизрасходованный остаток можно перевести с карты сотрудника на расчетный счет организации: Дт 51 Кт 71.

Возврат остатка на специальный карточный счет отражается проводкой Дт 55 Кт 71.

Списание командировочных расходов может происходить следующим образом:

  • Дт 08 (10, 41…) Кт 71 — приобретены внеоборотные средства, ТМЦ;
  • Дт 19 Кт 71 — отражена сумма входного НДС;
  • Дт 20 (23, 26…) Кт 71 — расходы отнесены на себестоимость продукции (услуг, работ);
  • Дт 44 Кт 71 — расходы признаны коммерческими расходами или расходами по основной деятельности торговой организации;
  • Дт 91 Кт 71 — утверждены и списаны непроизводственные расходы.

Более подробно эту тему вы можете изучить в статье «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Итоги

Проводка при выдаче денег в подотчет на командировочные расходы будет зависеть от источника выдачи — будь то наличные деньги, безналичные деньги, карты или денежные документы.

Примеры проводок по расчетам с подотчетными лицами приведены в статье «Порядок расчетов с подотчетными лицами — проводки».

49. Учет подотчетных сумм на командировочные и хозяйственные расходы.

В процессе хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность выдачи наличных денег под отчет своим работникам. Наличные деньги могут быть выданы из кассы на операционные, хозяйственные и командировочные расходы.

Аванс выдается по расходному кассовому ордеру. Новый аванс выдается при условии полного расчета по предыдущему авансу.

О фактических расходах подотчетное лицо составляет авансовый отчет с приложением к нему оправдательных документов. Передача аванса другим лицам запрещена. Отчет подотчетного лица сдается бухгалтеру не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который деньги выданы в той валюте, в которой получен аванс. К нему прилагается командировочное удостоверение с отметками «убыл-прибыл» во всех пунктах командировки, проездные билеты и квитанции гостиницы. Окончательный расчет производится по фактически подтвержденным документально оформленным расходам с учетом установленных норм, по курсу Национального банка РБ на дату авансового отчета.

Ответственность за правильность расчетов с подотчетными лицами несет главный бухгалтер, который осуществляет контроль за обоснованностью и целесообразностью расходов по командировке, достоверностью оправдательных документов по командировке, своевременностью составления авансовых отчетов и возвратом неизрасходованных сумм аванса.

За время командировки работнику выплачивается средний заработок за все рабочие дни недели по графику, возмещаются расходы по найму жилого помещения, по проезду и суточные по нормам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь.

При переезде из одной страны в другую суточные оплачиваются по нормам для каждой страны в отдельности. Расходы по проезду к месту командировки, и обратно, к месту постоянной работы возмещаются только при предоставлении проездных документов в обе стороны.

Для учета подотчетных сумм открывают активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого записываются суммы, выданные под отчет на административно-хозяйственные, операционные расходы, а также на служебные командировки, а по кредиту отражается списание израсходованных подотчетных сумм.

Записи по учету подотчетных сумм следующие: выдача сумм в подотчет на командировочные и хозяйственные расходы — Д-т 71 и К-т 50; списание командировочных расходов согласно авансовому отчету по установленным нормам – Д-т 20 (25, 26), 44 и К-т 71; возврат (удержание) неиспользованных подотчетных сумм – Д-т 50 и К-т 71; поступление материальных ценностей, оплаченных за счет подотчетных сумм – Д-т 07, 10, 41 и К-т 71; авансовый отчет командированного работника утвержден сверх установленных норм расхода или составлен по истечении 3-х дней после возвращения из командировки — Д-т 99 и К-т 71 (т.е. за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, а у подотчетного лица они прибавляются к заработку и облагаются подоходным налогом).

Аналитический учет подотчетных сумм ведется по каждому лицу и по каждой выдаче в отдельном журнале или ведомости.

50. Учет краткоср и долгоср кредитов и займов. Учет проц за банковский кредит.

Многие организации пользуются кредитами банка для пополнения производственных запасов, при трудностях с реализацией продукции, для капитального строительства, экспортно-импортных операций и т.д. Кредиты банка позволяют маневрировать собственными средствами, хозяйствовать с меньшей суммой собственных средств. Ссуды банки выдают на принципах: целевой характер кредитования; обеспеченность кредитов продукцией и другими средствами; срочность возврата, платность ссуд (уплата процентов в пользу банка). Порядок кредитования, оформления кредитов, погашения регулируется правилами банков и кредитными договорами.

Ссуды на текущую хозяйственную деятельность выдают на срок не более года. Учитываются они на пассивном счете 66 «Краткосрочные кредиты банков». Краткосрочные ссуды (кредиты) выдаются на покупку материалов, МБП, товаров, на экспорт-импорт, на погашение налогов, на научно-исследовательские работы и даже на зарплату, т.е. ссуды в оборотные средства.

Ссуды на капиталовложения выдаются на срок более 1 года. Учитываются они на пассивном счете 67 «Долгосрочные кредиты банков». Сроки погашения кредитов и процентные ставки по ним оговариваются в кредитном договоре или срочном обязательстве. Кредитный договор заключается обычно на год. Если есть ссуда, просроченная более 30 дней, выдача новых ссуд прекращается. Долгосрочные кредиты банки дают на техническое перевооружение, расширение действующего предприятия, на строительство, приобретение нового оборудования, автомашин и т.п.

При кредитовании капитальных вложений кредиты могут направляться сразу на оплату расчетных документов поставщиков и подрядчиков (Д-т 60 и К-т 66). Могут выдаваться сразу или поэтапно, по мере выполнения строительно-монтажных работ.

Для получения кредита предприятие в банк представляет заявление (ходатайство), где указывает целевое направление кредита, сумму, срок пользования и сроки погашения кредита, характеристика кредитуемого предприятия и экономический эффект от его осуществления, технико-экономическое обоснование кредитуемого объекта, мероприятия, копии договоров (соглашений, контрактов) с покупателями продукции, с подрядными строительными организациями и другие документы по требованию банка.

Для определения платежеспособности предприятия в банк представляется баланс основной деятельности на последнюю отчетную дату, отчет о прибылях и убытках.

При низкой платежеспособности банку предоставляются гарантии погашения кредита — это обязательства по залогу имущества, на которое банк имеет право на взыскание, или гарантийное письмо предприятия-гаранта о погашении кредита в безакцептном (без согласия на оплату) порядке, или договор страхования погашения кредита страховой компанией.

По ссудным счетам, как и по расчетным и валютным счетам, банки дают выписки, на основании которых ведется аналитический и синтетический учет кредитов и их погашения. Составляют бухгалтерские записи: зачисление кредита на расчетный и валютный счета – Д-т 51, 52 и К-т 66, 67,; оплата счетов поставщиков и подрядчиков – Д-т 60 и К-т 66, 67; расчеты по платежам в бюджет (налогам), задолженности фонду социальной защиты населения – Д-т 68, 69 и К-т 67, 66.

Проценты за пользование краткосрочными и долгосрочными кредитами, полученными под оборотные средства, относятся на себестоимость – Д-т 25, 26, 44 и К-т 76,51.

Учет займов. Организации могут предоставлять займы: краткосрочные займы счет 58, долгосрочные займы – счет 06. Проводки: Д-т 06,58 К-т 51,52.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector