Транспорт в аренду бухгалтерский учет

Аренда организацией личного транспорта работников: налоговый и бухгалтерский учет

Нередко случается, что организация для обеспечения мобильности работников использует их личные легковые автомобили. Как правило, при этом с работниками заключаются договоры аренды транспортного средства без экипажа. Предположим, что таким образом решает проблему оперативности в работе некая организация, применяющая общий режим налогообложения. При этом в договорах аренды транспортного средства предусмотрены: сумма ежемесячной арендной платы (допустим, 3000 руб. в месяц), компенсация расходов на содержание автомобилей (горюче-смазочные материалы (ГСМ), ремонт, мойка, парковка, транспортный налог).
Рассмотрим, возможно ли учесть расходы по аренде и содержанию автомобилей при исчислении налога на прибыль, возникает ли необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов с сумм арендной платы и указанной компенсации, каков порядок списания ГСМ, как правильно оформить путевой лист, если конкретный маршрут поездки неизвестен.

Гражданское законодательство Российской Федерации предусматривает два вида договоров аренды транспортного средства, в том числе договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации — договор аренды транспортного средства без экипажа (статьи 642—649 ГК РФ) 1 .

В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Арендные платежи за арендуемое имущество учитываются в составе прочих расходов согласно подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Кроме того, согласно статьям 636, 645 и 646 Гражданского кодекса арендатор несет расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное.

В рассматриваемом случае это прямо предусмотрено договором аренды.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля (например, на ГСМ, запчасти, мойку) организация вправе включать в расходы на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ или подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ в зависимости от назначения используемого транспорта 2 . Все перечисленные расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии соответствия критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ (т. е. расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены).

Следует отметить, что плательщиками транспортного налога являются лица, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации зарегистрированы транспортные средства (ст. 357 НК РФ). Это означает, что в рассматриваемой ситуации исчисление и уплату транспортного налога должны осуществлять физические лица — арендодатели.

Путевой лист

Этим документом подтверждаются не только расходы на ГСМ, но и в целом экономическая обоснованность и производственная направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а организации, не относящиеся к организациям автомобильного транспорта, могут разработать свою форму путевого листа. Главное, чтобы в этом документе были все реквизиты, предусмотренные указанной нормой 3 , а именно:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Если организация разработала свою форму путевого листа, ее следует утвердить в учетной политике.

В соответствии с разъяснениями Росстата 4 на оборотной стороне формы № 3 «Путевой лист легкового автомобиля» указываются пункты назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы организации, а также для начисления зарплаты водителю.

На необходимость включения в состав реквизитов путевого листа маршрута поездки указывается и Минфином России 5 . По мнению главного финансового ведомства, подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Вместе с тем, судя по тому, что разрешается еженедельное (даже ежемесячное) составление путевого листа 6 , организация может самостоятельно решить, исходя из характера разъездов, каким образом заполнить путевой лист, чтобы соблюсти требование об указании маршрута (в рассматриваемом случае — по факту, поскольку конкретный маршрут не известен).

Необходимо отметить, что такая запись, как «разъезды по городу», налоговый орган с большой долей вероятности не устроит. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер разъезда (например, поездка в банк, на переговоры к контрагенту).

Обратите внимание

Для подтверждения обоснованности расхода горюче-смазочных материалов путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие показатели:

  • реальная протяженность маршрута;
  • фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра;
  • фактический расход топлива на 100 км;
  • нормы потребления топлива на 100 км.

Затраты на ГСМ

Налоговое законодательство Российской Федерации не содержит положений, ограничивающих величину расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).

Таким образом, затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены к расходам в размере фактических затрат.

Следует иметь в виду, что при проверке обоснованности произведенных затрат налоговые органы ориентируются на Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае большого превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

По нашему мнению, организация вправе использовать самостоятельно разработанные нормы с учетом специфики своей деятельности (например, передвижение по городу в часы «пик», климат), исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Разработанные нормы должны быть закреплены приказом руководителя организации.

НДФЛ и страховые взносы

Доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг, являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

В случае если физическое лицо не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, организация, от которой налогоплательщик получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налогообложение физического лица, являющегося резидентом Российской Федерации, производится по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Выплаты физическому лицу, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не являются объектом обложения страховыми взносами (часть 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). То есть выплаты работникам, связанные с арендой транспортного средства, не облагаются страховыми взносами.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

В соответствии с п. 2 ст. 8 закона о бухгалтерском учете имущество, являющееся собственностью организации, должно учитываться обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося в организации. В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) для обобщения информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации, используются забалансовые счета.

У арендатора учет арендованного автотранспортного средства осуществляется на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре.

Если арендованное имущество используется арендатором для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, то согласно п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации» суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности.

В соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

В бухгалтерском учете арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль.

На наш взгляд, при этом могут быть использованы следующие бухгалтерские проводки:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 73 — 3000 руб. — начислена сумма по договору аренды транспортного средства за месяц;
Дебет 73 Кредит 68, субсчет «Налог на доходы физических лиц» —390 руб. — удержан НДФЛ с дохода физического лица по ставке 13%;
Дебет 73 Кредит 50 (51) — 2610 руб. — выплачено вознаграждение исполнителю;
Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 (76, 60) — списаны расходы на эксплуатацию арендованных транспортных средств.

Валерий Молчанов,
Сергей Родюшкин,

эксперты службы
Правового консалтинга ГАРАНТ

Статья опубликована в журнале
«Налоговая политика и практика»
№ 8 август 2010

1 Договор аренды транспортного средства с предоставлением таких услуг — договор аренды транспортного средства с экипажем регулируется статьями 632—641 ГК РФ.
2 См. письма Минфина России от 28.12.2005 № 03-03-04/1/463, УФНС России по г. Москве от 13.10.2007 № 20-12/035154.
3 См. письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117.
4 Письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257.
5 Письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129.
6 См. письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 03.02.2006 № 03-03-04/2/23.

Аренда: проводки

Аренда – это предоставление одной стороной (арендодателем) за плату имущества другой стороне (арендатору) во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК РФ).

О бухучете аренды у обеих сторон договора расскажем в нашей консультации.

Учет аренды у арендодателя

Порядок ведения бухгалтерского учета по договору аренды у арендодателя будет зависеть от того, является ли предоставление имущества во временное владение или пользование предметом деятельности арендодателя. Что является предметом деятельности для организации, она определяет самостоятельно на основании своих учредительных документов, руководствуясь критериями существенности, систематичности и иными условиями. Указание на то, является ли аренда предметом деятельности для организации, целесообразно привести в ее Учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Если предоставление имущества в аренду – предмет деятельности арендодателя, то доходы и расходы по аренде относятся к доходам и расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 9/99 , п. 5 ПБУ 10/99 ).

Приведем пример бухгалтерских проводок по аренде помещения у арендодателя, если сдача в аренду является для него предметом деятельности (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Операция Дебет счета Кредит счета
Получена арендная плата от арендатора 51 «Расчетные счета», 50 «Касса» и др. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
Начислена арендная плата арендатору 62 90 «Продажи», субсчет «Выручка»
Начислен НДС с арендной платы (если арендодатель применяет ОСН) 90, субсчет «НДС» 68 «Расчеты по налогам и сборам»
Отражены расходы, связанные с предоставлением помещения в аренду 20 «Основное производство» 02 «Амортизация основных средств», 10 «Материалы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и др.
Списаны расходы, связанные с предоставлением помещения в аренду 90, субсчет «Себестоимость продаж» 20

А какие, к примеру, проводки на аренду автомобиля будет делать в бухучете арендодатель, если сдача в аренду для него не является предметом деятельности?

В этом случае доходы и расходы от сдачи имущества в аренду – прочие доходы и расходы (п. 7 ПБУ 9/99 , п. 11 ПБУ 10/99 ). И учитываться они будут на счете 91 «Прочие доходы и расходы» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Операция Дебет счета Кредит счета
Начислена арендатору арендная плата за автомобиль 62 91, субсчет «Прочие доходы»
Начислен НДС с арендной платы 91, субсчет «НДС» 68
Отражены расходы, связанные с предоставлением автомобиля в аренду 91, субсчет «Прочие расходы» 02, 10, 60, 70, 69 и др.

Кроме того при передаче объекта основных средств в аренду в бухгалтерском учете необходимо отразить его перевод на отдельный субсчет «Сданные в аренду» к счету 01 «Основные средства» или счету 03 «Доходные вложения в материальные ценности» (если счет 03 используется).

Бухучет аренды у арендатора

Бухгалтерский учет у арендатора также будет зависеть от того, арендуется имущество для ведения основной или прочей деятельности. В первом случае для учета затрат на аренду используются счета 20, 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др., а во втором – счет 91 (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н).

Приведем пример проводок по бухгалтерскому учету аренды офиса у арендатора, когда такие затраты связаны с ведением арендатором основного вида деятельности:

Аренда транспортного средства в бухучете

Аренда транспортного средства может предоставляться в двух вариантах: с экипажем и без. От этих двух факторов зависит учет, как у арендатора, так и у арендодателя, если последний является юридическим лицом. Чаще всего транспорт во временное пользование предоставляют сотрудники фирмы.

Предоставление транспортного средства в аренду с экипажем – это передача транспорта во временное пользование, при котором обязанности по управлению и содержанию в исправном состоянии (на ходу, не требующем ремонта) возлагаются на владельца.

При аренде без экипажа транспортное средство предается арендодателю, он несет полную ответственность за его сохранность и несет затраты по его эксплуатации.

Аренда – учет у арендатора

Когда организация арендует транспортное средство, плату за его временное использование начисляет:

  • по дебету счета 20 (26,44 …) и кредиту 60 (73, 76).

Если арендодатель – это юридическое лицо или ИП, применяющие основной режим налогообложения, то по выставленным счетам-фактурам можно принимать НДС к вычету.

Когда транспортное средство берут во временное пользование у физического лица, в том числе у сотрудника, организация с суммы оплаты должна удержать подоходный налог , а в день оплаты аренды – перечислить в бюджет.

При возникновении затрат на обслуживания (ремонт) и эксплуатацию (ГСМ) транспортного средства (при аренде без экипажа), они учитываются в общем порядке и списываются на расходы.

Арендованное транспортное средство учитывается в бухгалтерском учете на счете 001. Сумма, которую нужно отразить по забалансовому счету равна той, что прописана в договоре аренды.

Организация арендовала автомобиль (стоимость 370 000 руб.) у своего сотрудника. Размер оплаты за пользование транспортным средством составляет 7 000 руб. С работником заключен договор аренды без экипажа. Автомобиль используется руководством фирмы. Затраты на ГСМ составили 63 522 руб. (НДС 9690 руб.).

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
001 Принят к учету автомобиль 370 000 Акт приемки/передачи Договор аренды
26 73 Начислена арендная плата 7000 Бухгалтерская справка
73 68 НДФЛ Начислен НДФЛ по доходам сотрудника, полученным в качестве арендной платы 910 Бухгалтерская справка
73 50 Выдана из кассы сумма оплаты аренды ТС 6090 Расходный кассовый ордер
10 60 Принят к учету ГСМ 53 832 Товарная накладная
19 60 Учтен НДС по ГСМ 9560 Товарная накладная
68 НДС 19 НДС принят к вычету 9560 Счет-фактура
26 10 Списан ГСМ 53 832 Путевой лист
90 26 Учтены в расходах затраты на аренду автомобиля и ГСМ 60 832 Бухгалтерская справка
001 По окончании срока аренды автомобиль возвращен владельцу 370 000 Акт приемки-передачи

Аренда – учет у арендодателя

Если для организации предоставление в аренду транспортного средства основной вид деятельности, то такая операция отражается, как реализация:

В остальных случаях деньги, полученные от аренды транспорта учитываются в составе внереализационных доходов:

Аренда автомобиля сотрудника без экипажа – как отразить в учете?

По мнению контролирующих органов (письма Минфина России от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1), для подтверждения расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства (ТС) необходимы, в том числе:

  • акт приемки-передачи арендованного имущества,
  • иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора.

К таким документам, в частности, относятся приказ руководителя организации о закреплении арендованного ТС за сотрудниками и заявки на использование арендованного автомобиля. К названным документам нужно приложить также копии путевых листов, которые позволят определить регулярность и время использования, а также маршрут движения арендованных транспортных средств.

Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и ремонт автомобиля, понесенные вашей организацией в процессе эксплуатации арендованного автомобиля, подтверждаются документами о приобретении и расходовании топлива, о проведении ремонтных работ.

Документами, подтверждающими покупку ГСМ, являются платежные документы об оплате топлива (например, кассовые чеки). Количество израсходованного топлива подтверждается путевыми листами.

Документами, подтверждающими расходы на ремонт автотранспортного средства, являются, например, акты выполненных ремонтных работ (унифицированная форма акта отсутствует, поэтому исполнитель может составить акт в произвольной форме с соблюдением требований о необходимых реквизитах, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

При аренде автомобиля без экипажа у вашей организации-арендатора не возникает:

  • расчетов по НДС, связанных с данной операцией;
  • каких-либо налоговых последствий в части уплаты налога на прибыль;
  • обязательств по уплате налога на имущество (т. к. имущество (автомобиль), полученное вашей организацией-арендатором по договору аренды, остается собственностью арендодателя);
  • обязательств по уплате транспортного налога (т. к. автомобиль зарегистрирован на арендодателя (ст. 357 НК РФ), при этом, если ваша организация поставит автомобиль на временный учет в ГИБДД, то плательщиком транспортного налога все равно будет арендодатель (письмо Минфина России от 04.03.2011 № 03-05-05-04/04)).

При аренде автомобиля у физического лица, которое не является предпринимателем, ваша организация-арендатор выступает как налоговый агент (п. 2 ст. 226 НК РФ) и должна удержать с суммы арендной платы НДФЛ по ставке 13 % и перечислить удержанную сумму налога в бюджет по месту учета вашей организации-арендатора в налоговом органе не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет физлица (п.п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 01.06.2011 № 03-04-06/3-127, от 06.12.2010 № 03-04-06/3-290 и от 16.08.2010 № 03-04-05/3-462).

Сумма арендной платы, выплаченная физическому лицу за пользование автомобилем, не облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 № 550-19).

Взносы на страхование от несчастных случаев с арендной платы уплачиваются только в том случае, если такая обязанность установлена договором аренды (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

В бухгалтерском учете организации-арендатора формируются проводки (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н):

Дебет 001 – арендованный автомобиль отражен за балансом;

Дебет 20 (26, 44 или иной счет учета затрат) Кредит 73 (76) – начислена арендная плата;

Дебет 20 (26, 44 или иной счет учета затрат) Кредит 60 (76) – учтены расходы на содержание автомобиля;

Дебет 19 Кредит 60 (76) – учтены суммы НДС, предъявленного контрагентами в части расходов по автомобилю;

Дебет 68 Кредит 19 – суммы НДС, предъявленного контрагентами в части расходов по автомобилю, приняты к вычету;

Дебет 73 (76) Кредит 68.01 – удержан НДФЛ из суммы арендной платы, начисленной арендодателю;

Дебет 73 (76) Кредит 51 – выплачена арендная плата за «минусом» удержанного НДФЛ.

Самую полную информацию о порядке заключения договора аренды транспортного средства без экипажа, и о налоговых последствиях, которые возникают у сторон договора, можно найти в справочнике «Договоры: условия, формы, налоги» в разделе «Юридическая поддержка» в ИС 1С:ИТС.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector