Служебное задание на командировку срок хранения

Служебное задание на командировку — образец

Служебное задание на командировку в 2015 году попало в разряд необязательных бумаг при оформлении служебных поездок. Из нашего материала вы узнаете о порядке оформления задания и возможности применения заменяющих его документов.

Роль служебного задания

Служебное задание с незапамятных времен выступало обязательным звеном цепочки оформления командировочных бумаг: на его основе издавался приказ, вслед за которым появлялось командировочное удостоверение – с ним сотрудник фирмы отправлялся в служебную поездку.

Основная информация, отражаемая в служебном задании, – цель командировки. Ее заполняют перед отправкой сотрудника в поездку. После выполнения служебного поручения оформляется вторая часть документа с названием «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», из содержания которой делается вывод об эффективности служебного путешествия сотрудника фирмы и обоснованности командировочных расходов.

Такой механизм до 2015 года позволял документально отследить каждый шаг командированного работника и подтвердить расходы, что соответствовало требованиям закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Для целей налогового учета это было не менее важно – контролеры тоже не обходили вниманием степень полноты «командировочного» пакета документов.

ВАЖНО! Обязанность оформлять служебное задание была закреплена в п. 6 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Эту налаженную и проверенную годами систему оформления и сбора «командировочного» комплекта бумаг нарушило постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, внесшее корректировки в Положение о командировках.

В результате с января 2015 года из вышеуказанного «командировочного» комплекта исчезли все звенья (кроме приказа), включая служебное задание.

Альтернативный вариант

Исчезновение служебного задания из текста Положения о командировках совсем не означает, что бумагу с таким названием необходимо исключить из внутрифирменного документооборота.

Для оформления командировки по-прежнему можно использовать всю вышеописанную документальную цепочку. Единственное ограничение: статус «командировочного» пакета документов изменился – он больше не может служить официальным подтверждением ни факта служебной поездки, ни понесенных в связи с этим расходов.

Выйти из положения в этой ситуации поможет простой прием – можно модифицировать приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированной ф. Т-9), включив в него строку «Цель командировки».

С формой основного документа, отправляющего работника в командировку, знакомьтесь на нашем сайте: см. материал «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Но следует соблюсти условие: разработанная собственными силами форма приказа должна быть закреплена локальным актом, например внутрифирменным Положением о командировках (ч. 1 ст. 8 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Как заполнить служебное задание

Если фирма решила не отказываться от привычного набора командировочных документов и предусмотрела их форму во внутреннем локальном акте, порядок оформления служебного задания будет содержать следующие этапы:

  • получить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку;
  • заполнить гр. 1–11 табличной части служебного задания;
  • ознакомить сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, с его заданием и целью командировки.

Обычно для оформления служебного поручения применяется унифицированная форма Т-10а, основная часть которой представлена таблицей из 12 граф.

Венчает форму общая информация: наименование фирмы, номер и дата служебного задания. На центральном месте этого одностраничного документа расположена информация о сотруднике, отправляющемся в служебную поездку (Ф. И. О., табельный №, место работы и должность). Графы 3–8 посвящены непосредственно командировке: они включают наименование пункта назначения и срок командировки (даты начала, окончания и ее длительность).

Графа 9 предназначена для указания организации-плательщика. В большинстве случаев таковой является сама фирма, чей сотрудник направляется в командировку. В отдельных ситуациях специалисты фирмы могут выезжать в командировки по просьбе (заявке) сторонних контрагентов (заказчиков), тогда возмещение командировочных расходов может возлагаться на заказчиков (это условие оговаривается в договоре).

Графа 10 «Основание» заполняется реквизитами приказа (распоряжения) руководства о командировке или в ней может присутствовать формулировка «План командировок» (если поездка осуществляется по плану).

Заполненная графа 11 описывает задание (цель) служебной поездки, и на этом оформление служебного задания останавливается до момента возвращения командированного сотрудника к месту постоянной работы.

Впоследствии служебное задание заполняется уже самим сотрудником – в графе 12 ему необходимо кратко отчитаться о проделанной в командировке работе.

Завершает процесс заполнения служебного задания подписание этого документа работником и руководителем, а также заполнение строки «Заключение о выполнении задания». В указанной строке руководитель дает оценку проделанной сотрудником в командировке работе.

Образец служебного задания смотрите на нашем сайте.

Итоги

Служебное задание на командировку состоит из двух частей – поручения руководства и отчета сотрудника о его выполнении. Документ стал носить необязательный характер с 2015 года, но может применяться для внутренней внутрифирменной отчетности.

Сроки хранения документов по командировкам

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 3

Сроки хранения документов по командировкам

Поводом для написания статьи стали вопросы коллеги: «Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными?» Дано ли где-то в нормативах определение этому и какой срок хранения должен быть у документов по краткосрочным и долгосрочным российским и заграничным командировкам?

В ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), в графе «Примечания к п. «б» указано, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет. При применении данной нормы на практике возникают вопросы, требующие разъяснений и уточнений:

— Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными? Существует ли определение видов командировок в нормативных документах?

— Какой срок хранения должен быть установлен для документов, касающихся долгосрочных российских и заграничных командировок, а также у краткосрочных заграничных (зарубежных)?

В ТК РФ определено, что командировкой является поездка работника «на определенный срок», однако ни каких-либо ограничений длительности командировок, ни принципов разделения командировок на краткосрочные и длительные ТК РФ не содержит (ст. 166 ТК РФ).

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки [2], но и в нем вопрос о сроках командировок также не регламентирован. Одновременно с Положением до сих пор действует Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР», в которой установлено ограничение срока командировок по России (п. 4): «Срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. В отдельных случаях более длительные сроки командировки могут устанавливаться руководителями министерств и ведомств СССР и Советами Министров союзных республик» [3].

К сожалению, в Инструкции не разъясняется, по какой причине установлен именно этот срок.

Что касается зарубежных поездок, то понятие «краткосрочные командировки» встречается во многих нормативных документах, однако расшифровки его ни в одном из этих документов не дается. В Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (ред. от 13.05.2005) [4] нормы расходов на выплату суточных зависят от длительности загранкомандировок — до 60 дней включительно и свыше 60 дней. По этой причине ряд специалистов предлагает заграничные командировки до 60 дней считать краткосрочными.

В законодательстве, правда, установлен еще один срок в отношении командировок за рубеж, который приходится учитывать. Согласно п. 2 ст. 11 НК РФ [5] физические лица признаются налоговыми резидентами Российской Федерации только в том случае, когда они фактически находятся на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году. В противном случае не только меняется статус налогоплательщика с резидента на нерезидента, но и существенно повышается ставка налогообложения всех доходов — с 13 до 30%.

Учитывая существующую ситуацию и в соответствии со ст. ст. 8 и 9 ТК РФ, вопросы, связанные с командировками, желательно регламентировать во внутренних нормативных и организационно-распорядительных актах организации или же в трудовых, или коллективных договорах.

Интересы сторон трудового договора относительно

Если говорить о сроках хранения документов, то у всех заинтересованных сторон (государства, организации, сотрудников и т.д.) в отношении документов имеются разные, порой противоположные друг другу интересы. Государство обеспечивает сохранность документов в течение нужного ему срока при помощи трех инструментов: законов, нормативных актов министерств и ведомств и перечней.

Установленные в законодательно-нормативных актах и перечнях сроки хранения отражают, прежде всего, интересы государства. Цель государства в отношении документов, связанных с трудовыми отношениями, — зафиксировать всю трудовую историю человека, для того чтобы знать, какая должна быть начислена пенсия, какие могут быть использованы льготы и т.д.

Сотрудник в свою очередь заинтересован, чтобы все документы, относящиеся к его трудовой деятельности, хранились постоянно (конечно, за исключение документов, фиксирующих его прегрешения). Однако он не имеет возможности повлиять на судьбу своих документов, поскольку ведение документации по персоналу возложено законодательством на его работодателя. Поэтому столь велика роль организации-работодателя — именно от ее гражданской и социальной ответственности часто зависит, смогут ли ее сотрудники впоследствии в полной мере получить причитающиеся им пенсии и льготы.

У организации тоже есть свои интересы. Некоторые документы желательно сохранить подольше на случай споров, которые могут возникнуть и спустя длительное время, а от некоторых безопаснее поскорее избавиться (поскольку, например, отсутствуют сроки давности по искам, связанным с причинением вреда здоровью).

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003) [6], большинству документов, связанных с командировками сотрудников, установлен всего лишь 5-летний срок хранения. Но не в самой статье, а в примечаниях к ней. Переписке по оформлению заграничных командировок срок хранения также установлен в примечаниях — 10 лет.

│ Номер│ Вид документа │Срок хранения│ Примечание │

│ │Приказы, распоряжения; │ │О предоставлении очередных │

│ │документы (справки, │ │и учебных отпусков, │

│ 6 │сводки, информации, │ │дежурствах, взысканиях, │

│ │доклады и др.) к ним: │ │краткосрочных │

│ │б) по личному составу │ 75 л. — ЭПК │внутрироссийских │

│ │ │ │командировках — 5 л. │

│ 45 │задания, отчеты, │ 5 л. ЭПК │ │

│ │ │ │О предоставлении очередных │

│ │Записки, заменяющие │ │и учебных отпусков, │

│ 336 │приказы по личному │ 75 л. — ЭПК │дежурствах, взысканиях, │

│ │ │ │командировках — 5 л. │

│ 343 │приказов, выписки │ 5 л. │ │

│ │из приказов, заявления,│ │ │

│ │удостоверения и др.), │ │ │

│ │не вошедшие в состав │ │ │

│ 352 │Переписка об оформлении│ 5 л. │Для заграничных │

│ │командировок │ │командировок — 10 л. ЭПК │

│ │б) работников, │ 5 л. │ │

Различие в сроках хранения документов по российским и заграничным командировкам в настоящее время сложно объяснить, поскольку эти документы в организациях необходимы для одного и того же: расходы на командировки учитываются в целях налогообложения прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Поэтому если учитывать только эту их функцию, то максимальный срок хранения таких документов не должен превышать 5 лет.

Однако, как показывает многолетняя практика, в нашем государстве в отношении кадровой документации нужно проявлять осторожность и предусмотрительность.

Пример. Федеральным законом от 01.12.2007 N 312-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» [7] были установлены повышенные размеры базовых частей трудовых пенсий по старости и трудовых пенсий по инвалидности лицам, проработавшим не менее 15 календарный лет в районах Крайнего Севера (РКС) либо не менее 20 календарных лет в приравненных к ним местностях (МПКС). Однако, если человек, работая в МПКС, был направлен в командировку в РКС (даже на несколько дней), то это считается уже смешанным стажем и пенсия ему назначается более высокая. В августе 2008 г. эта разница базовой части трудовой пенсии по старости составляла 358 руб. 80 коп. Пенсионные органы разъяснили, что подтвердить факт направления в командировку можно справкой организации-работодателя со ссылкой на приказы, командировочные удостоверения с датой и номером, что работник в должности, в такой-то период ездил в командировку в РКС для выполнения служебных обязанностей. Либо, если предприятие уже не существует, принимаются архивные справки.

Таким образом, в настоящее время вопрос о повышении пенсий решается пенсионными органами на основании документов, которыми государство установило временные сроки хранения и которые большинство организаций уже давным-давно на законных основаниях уничтожило.

Этот пример еще раз подтверждает, что в отношении любых документов по персоналу нужна крайняя аккуратность в вопросе установления сроков хранения и уничтожения. Это уже не первый случай в нашей истории, когда принятое государством решение о предоставлении льгот не учитывает, что не все документы в организациях требуется хранить постоянно.

Если достаточно велика вероятность того, что в будущем определенные документы, которым в перечнях установлены короткие сроки хранения, помогут нынешним сотрудникам организации в отстаивании их прав на пенсии, льготы и т.д., то организации стоит подумать о том, чтобы сохранить эти документы дольше. При этом, конечно, все должно быть в пределах разумного, то есть не следует подвергать организацию неоправданным рискам и расходам. Фактически это вопрос политики организации в отношении своих сотрудников.

В этой связи можно порекомендовать следующее:

— в организации желательно регламентировать во внутренних нормативных документах порядок направления сотрудников в командировки. Это не только поможет организовать эту работу, но и облегчит общение с налоговыми органами при различных проверках;

— что касается сроков хранения, то, желательно, установить более длительные сроки хранения для документов по следующим командировкам:

— если сотрудник был командирован в районы Крайнего Севера и в приравненные к ним местности. Это может понадобиться тем из сотрудников, кто к моменту достижения пенсионного возраста будет иметь необходимый северный стаж для установления повышенного размера трудовой пенсии;

— если сотрудник был командирован на ликвидацию каких-либо природных и технологических катастроф либо на работу в условиях, связанных с повышенным риском для жизни и здоровья. Эти документы в будущем могут потребоваться для подтверждения права на льготы, если таковые будут установлены (так, например, большинство участников ликвидации аварии на Чернобыльской атомной станции направлялись туда именно в командировки);

— какой бы срок хранения вы ни выбрали, желательно утвердить его на экспертной комиссии. Это позволит принять более взвешенное решение и даст возможность высказать свое мнение по этому вопросу юристам и специалистам заинтересованных подразделений.

Следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 N 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (см. приложение).

Положение об особенностях направления работников

в служебные командировки

1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

2. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» // Собр. законодательства Российской Федерации. — 2008. — N 42. — Ст. 4821.

3. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» // Бюллетень Госкомтруда СССР. 1988. — N 8.

4. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

5. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая). Доступ из справочно-правовой системы «Консультант-Плюс».

6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

7. Федеральный закон от 01.12.2007 N 312-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» // Собр. законодательства Российской Федерации. — 2007. — N 49. — Ст. 6073.

Регистрация и срок хранения приказов на командировку

Командировка: понятие

Согласно ст. 166 ТК РФ командировкой принято считать служебную поездку на определенный срок для выполнения своих служебных обязанностей, но вне места постоянной работы. Однако если выполнение трудовых обязанностей осуществляется работником в пути либо работа имеет разъездной характер, такие поездки нельзя признать командировками.

Помимо указанной статьи ТК, порядок направления сотрудника в служебную поездку регулируется постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 74.

До 08.01.2015 действовали правила направления работников в командировки, согласно которым требовалось составлять следующие документы:

  1. Служебное задание.
  2. Командировочное удостоверение.

Несмотря на то что оформление поездки было значительно упрощено, некоторые работодатели до сих пор считают необходимым оформление указанных документов. Применение этого способа направления в поездки допустимо при условии закрепления указанных норм в локальных нормативно-правовых актах компании, таких, например, как положение о командировках и пр.

Составляем приказ на командировку. Нумерация в журнале

Основным документом, служащим основанием для направления в служебную поездку, является распоряжение — приказ руководителя.

Обычно на предприятиях используются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

  • форма Т-9 — при направлении в поездку одного сотрудника;
  • форма Т-9а — при направлении с командировку нескольких работников, целой группы.

Действующее законодательство не содержит никаких норм, обязывающих вести журналы учета приказов о направлении в служебные поездки.

Предприятия вправе самостоятельно установить, будет ли вестись единая книга учета для всех видов распоряжений руководства либо это будет несколько книг в зависимости от вида приказов.

Подробнее о том, как производится нумерация приказов, вы узнаете из статьи Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве.

Образец журнала регистрации командировок

Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 было отменено обязательное требование об оформлении журнала учета регистрации командировок.

Однако некоторые работодатели продолжают вести этот документ. Это удобно, поскольку помогает:

  1. Подтверждать командировочные расходы для налогообложения.
  2. Проводить расчеты с сотрудниками, а также филиалов с головными офисами по поводу обоснованности понесенных затрат.
  3. Проверять причины отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Перечисленная информация содержится и в иных документах, например, таких как билет, чек из гостиницы и пр., однако ведение журнала позволяет объединить все необходимые сведения.

Унифицированной формы журнала регистрации нет, поэтому допускается его оформление в свободной форме, а также в виде электронного документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009.

Журнал регистрации может включать следующую информацию:

  1. Порядковый номер.
  2. Персональные данные лица, а именно Ф. И. О.
  3. Занимаемую должность.
  4. Место, куда направляется сотрудник.
  5. Реквизиты командировочного удостоверения.
  6. Данные лица, оформляющего поездку.
  7. Даты отъезда и приезда работника.
  8. Подпись лица, на которого оформляется поездка.
  9. Иные сведения.

Пломбируем документы

Поскольку действующее законодательство не содержит норм, обязывающих к ведению журнала учета приказов о командировках, нет и никаких норм, регламентирующих его оформление и хранение.

Однако указанные требования могут быть закреплены во внутренних документах работодателя по аналогии, установленной для оформления типичных документов.

Так, закон требует обязательного скрепления книги учета и движения трудовых книжек пломбой или сургучной печатью (п. 41 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

При этом пломбы, подлежащие установке, должны обязательно соответствовать ГОСТ 31282-2004.

Соответственно, работодатель на свое усмотрение может установить обязательное требование о скреплении журнала учета о командировках пломбой, поскольку он, так же как и книга учета движения трудовых книжек, относится к кадровым документам.

Сколько хранить приказ о командировке

На основании приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 можно установить следующие сроки хранения:

  1. Для командировочных бумаг (п. 669) — 5 лет. При этом для долгосрочных зарубежных поездок установлен срок хранения документации 10 лет.
  2. Командировочных удостоверений (п. 668) — 5 лет со дня возвращения из поездки. При этом срок хранения указанных документов, касающихся работников, направленных для работы в районы Крайнего Севера или приравненные к ним местности, установлен в 75 лет.

Исходя из указанного, следует вывод, что однозначного указания на то, сколько должен храниться в компании приказ о направлении в служебную поездку, нет. Но если отнести его к командировочным бумагам, то хранить его следует 5 лет.

При организации хранения документации компания должна придерживаться ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Приказ о направлении в командировку является основным документом, в соответствии с которым происходит направление сотрудника в служебную поездку. В действующем законодательстве не закреплена обязанность по ведению журнала учета указанных бумаг, однако работодатель вправе использовать его для собственного удобства. Срок хранения приказа при этом составляет 5 лет.

Какой срок хранения приказов на командировку в 2019 году

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector