Прошивка документов ниткой 3 дырки по номенклатуре

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.

Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

Какие документы подлежат прошивке

Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.

У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

  • книги приказов по личному составу;
  • книги приказов по иным вопросам организации;
  • штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.

Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.

Какие документы регулируют прошивание

На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны. Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.

Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.

Учимся правильно прошивать документы

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.

Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией. Однако, чаще бумаги сшивают вручную.

Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

  • нитками;
  • иголкой (штопальной);
  • шилом;
  • ножницами;
  • канцелярским клеем;
  • бумажным стикером 4 х 6 см.

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.

В 2 дырки

Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа. К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа.

Первый раз продеваем нить, выводя ее на титульный лист. Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице.

Далее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки. Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя. Оттиск печати должен выходить на край наклейки.

В 3 дырки

Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

Пошагово она делается следующим образом:

  1. Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
  2. При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
  3. Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.
  4. Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
  5. Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
  6. Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

В 4 дырки

Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

  1. Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
  2. Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
  3. Повторно проводим нитку через вторую дырку.
  4. Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
  5. В верхний прокол заводим нитку сзади.
  6. Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
  7. Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.
  8. Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.

В 5 дырок

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель. Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.

Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

  1. Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
  2. Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
  3. Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
  4. Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
  5. В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.

Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком. В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.

Заверение прошитых документов

По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить. Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.

Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.

На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___».

Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.

Советы по прошивке документов

Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию. Она же поможет пошагово изучить весь процесс.

Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления. При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве. Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:

Как прошить документы нитками

Вопросы о том, как прошить документы нитками юридически грамотно, чаще всего задают бухгалтеры, предприниматели и специалисты организаций. В делопроизводстве любые документы, которые содержат более 1 страницы, подлежат сшиванию и заверению в обязательном порядке. Кроме того, процедура сшивания обязательна при приготовлении целого ряда дел в проверяющие инстанции.

Какие документы подлежат прошивке

Прошивка документации необходима для того, чтобы исключить подлог страниц, их утрату или вставку «левых» листков к важным документам. Чем выше степень важности конкретного дела, тем больше дырок для прошивки оно имеет.

В соответствии с установленными требованиями к оформлению многостраничной документации, в организации принят перечень файлов, которые должны сшиваться:

  • акт, фиксирующий приход-расход денежных средств, — кассовая книга;
  • счета-фактуры и акты;
  • различные виды отчетности бухгалтерии, в т. ч. авансовые;
  • элементы планирования — штатное расписание;
  • бумаги для участия в котировочных закрытых заявках;
  • всевозможные ведомости.

Как сшить договор

Какие документы регулируют прошивание

Несмотря на наличие огромного количества документов касательно того, как нужно прошивать бумаги, все они не являются законодательными актами, а носят исключительно рекомендательный характер. Несмотря на это, из-за принятых традиций делового оборота подобный механизм оформления договоров и важной документации обязателен для всех участников деловых отношений.

Важно! Центральным нормативным актом, на основании которого можно понять, как правильно прошить документы, является Приказ ФНС от 18.04.2003 г.

Примерные положения можно также найти в Приказе №76 от 23 декабря 2009 г. специального ведомства — Росархива, а также в стандарте о правилах ведения архивных дел — ГОСТ Р51141/98. Еще одним рекомендательным документом является Приказ ФНС №ММВ-7-6/25 от 25.01.2012 г.

Кроме того, правила оформления бумаг и протоколов в таких узкоспециализированных сферах, как банковское дело, может регулироваться в соответствии с иными ведомственными постановлениями и актами. Например, для Центрального банковского учреждения России действует положение ЦБ РФ, в котором описан подробный механизм действий с документацией разных видов.

Как правильно сшить документы нитками

Чтобы можно было подшить бумаги, потребуется следующий список принадлежностей:

  • пакет бумаг на прошивку;
  • специализированная иголка 100 на 125 мм;
  • нить для прошивки документов из полиэфирного волокна с диаметром сечения от 1,4 мм;
  • жидкий канцелярский клей;
  • чистый листок бумаги формата А4.

Существует несколько видов прошивания бумаг:

  • в 2 отверстия;
  • в 3 отверстия;
  • в 4 отверстия;
  • в 5 отверстий.

Важно! При прошивке документов нить должна быть не сильно туго натянута и при этом не свисать, и не болтаться. Необходимо оставлять 2 длинные конца нити для того, чтобы далее зафиксировать их надлежащим образом при помощи бумаги и клея.

Способы правильно прошивать документы

Если скрепление документов в 2 прокола не вызывает особых проблем и его может выполнить даже новичок, то в случае с большим количеством дырок возникают вопросы. Для понимания того, как сшивать документы нитками в 3 отверстия и более, необходимо изучить схему нехитрых манипуляций.

Как прошивать документы в 3 дырки (схема)

Схема, как сшить документы на 3 дырки вручную

Важно! Если пакет документов включает в себя более 10 страниц, рекомендуется перед прошивкой воспользоваться дыроколом, а также прошивателем.

Механизм действий для ответа на вопрос, как сшивать документы нитками в 3 отверстия, при данном виде схемы включает в себя следующие этапы:

  1. Проколоть прошиваемую документацию с обратной стороны строго по центру, вытянуть нить.
  2. Сделать легкое движение иголкой с лицевой части документации на небольшом расстоянии от центрального прокола справа — проткнуть бумагу, вытянуть нить с тыльной стороны.
  3. С обратной части листков сделать 3-й прокол — на аналогичном расстоянии, как был сделан прокол справа, только теперь уже слева. Подтянуть нить вверх.
  4. Далее необходимо пропустить шнур через центральный прокол.

Важно! Шить нужно так, чтобы документ был плотно зафиксирован нитью. После выполнения 2-3 манипуляций плотно стянуть нить и сделать так, чтобы узел плотно фиксировал продетую нить. Обязательно оставить «хвостик» для дальнейшего скрепления бумагой.

Небольшой прямоугольник из бумаги должен быть плотным, а если архивация планируется сроком на более чем 10 лет, то рекомендуется применять бумагу из папируса. Данный клочок листа содержит информацию об исполнителе — его анкетные данные и личную подпись, а также зачастую дату сшивания.

Как прошить в 4 дырки

Схема того, как правильно сшить бумаги

Механизм действий при данном виде схемы включает в себя следующие этапы:

  1. Подшивать нужно, начиная со второго отверстия от левого края с оборотной стороны пакета бумаг. Потянуть нитку вверх.
  2. Продеть подшивку в крайнюю левую дырочку на главной части документов, протянуть вниз.
  3. На третьем шаге нужно продеть в отверстие, находящееся от левой части страницы с иной стороны «тетради». Потянуть нитку вверх.
  4. Направить иглу во второй отсек от правого края листа, потянуть шнурок вниз, что производится на лицевой стороне.
  5. С тыльной стороны файла протянуть шов через крайнюю правую дыру вверх.
  6. В конце нужно вдеть шнур во 2-ю дыру с правой стороны страниц, что производится аналогично с лицевой стороны.
  7. При необходимости повторить процедуру.

После того, как документ прошит, нужно на каждом листе от руки проставить номера страниц. Есть особые условия простановки нумерации:

  • Простановка осуществляется в порядке возрастания, в основном арабскими цифрами — 1, 2, 3 и т. д.
  • Циферки ставятся в правом верхнем углу, они не должны попадать на основной текст документа.
  • В случае наличия иных бумаг, например, дополнительного соглашения, спецификаций или приложения, они должны подлежать нумерации в сквозную.
  • Если в архивной записи есть бумаги в конверте, то номер присваивается как конверту, так и его содержимому тоже при использовании так называемой сквозной нумерации.
  • При наличии нескольких дел в одном документе цифры на них проставляются раздельно.
  • Если листок выходит далеко за формат А4, то его необходимо сложить в несколько раз. При этом номер листа ставится как и в обычном порядке — на лицевой стороне справа сверху.
  • При наличии скрепленных мини-бумажек к документу (самый яркий пример — чеки) желательно к пакету подготовить оформленную должным образом опись и присвоить ей номер по тем же правилам, по которым осуществлялась нумерация остальных страниц.

Как правильно архивировать документы: пошаговая инструкция

Процедура грамотной архивации отчетности является обязательной для всех представителей структурных отделов фирм любой формы собственности. Архивация документов и договоров включает в себя важные этапы, в числе которых:

  1. Составление плана работы на год, который в обязательном порядке согласовывается со всем руководящим составом организации на собрании. Данный план включает конкретные сроки предоставления всех видов документации для архива. Чтобы график было реально исполнить, нужно предоставлять сотрудникам не конкретный день для сдачи, а какой-то определенный временной отрезок, например, с 10 по 15 число текущего месяца за предыдущий.
  2. В заданные в графике сроки специалист каждого подразделения передает архивариусу бумаги, оформленные и прошитые по механизму, установленному для конкретных документов. К каждому такому делу предоставляется реестр с описью, в котором фиксируются наименования документов, даты их составления и количество листов, также указываются данные об исполнителе.
  3. Архивариус проводит сверку документации на предмет корректности, отсутствия лишних документов, которых нет в описи, считает страницы. При наличии замечаний по прошивке или содержанию документация направляется исполнителю для внесения исправлений, а в случае отсутствия нареканий — принимается на хранение.
  4. Если требуется продублировать документы в электронном виде, то данная процедура находится в ведомстве сотрудников подразделений, которые сканируют бумаги, раскладывают их по папкам электронного архива (в большинстве современных предприятий такой архив присутствует), после чего переходят к завершающей процедуре архивирования разнообразных типов документации.
  5. В конце передачи документов сотрудник на описи проставляет свою подпись. Архивариус, подписываясь, фиксирует факт отсутствия нареканий, присваивает каждому переданному документу номер в специальной книге учета, проставляет дату и вкладывает в соответствующую ячейку.

Передача документа в архив

Обратите внимание! Срок хранения документов по российскому законодательству не может быть менее 10 лет. На определенные виды бумаг устанавливается иные сроки, которые зафиксированы правовыми актами.

К помещению, в котором будет расположен архив, также предъявляются особые требования для сохранения документов в должном виде:

  • хорошая вентиляция;
  • допустимый уровень влажности и пожарной безопасности;
  • наличие специализированной изоляции для электроприборов и проводки;
  • использование пожаростойких материалов при ремонте помещения;
  • отсутствие системы канализации и водопровода в комнате.

Заверение прошитых документов

После того как прошивка успешно завершена, необходимо перейти к процедуре заверения бумажной документации. Для этого необходимо знать, как производят заверение бумаг после прошивки бухгалтеры и предприниматели. Сделать это можно двумя допустимыми способами:

  • через обращение к нотариусу;
  • самостоятельно.

В некоторых случаях, например, при регистрации фирмы, документы придется заверять в нотариальной конторе в обязательном порядке. То же самое касается процесса лицензирования новых видов деятельности. Но если заверить бумаги допускается собственными силами, то нужно руководствоваться требованиями ГОСТа. Самостоятельному заверению подлежит любая внутренняя отчетность, письма, распоряжения, расписание и т. д.

По общему правилу, если производится прошивка документации, достаточно заверить документ на месте прошивки, расположенном на обратной стороне. Обязательно следует указывать число страниц документа в соответствии с нумерацией. Сам процесс заверения предполагает приклеивание прямоугольного отрезка бумаги на узел из ниток так, чтобы оба конца немного свисали после проклейки.

Заверенный документ должен выглядеть так — образец

Клочок бумаги должен содержать следующую информацию:

  • Число страниц — цифрами и полностью. Например, если в документе 23 страницы, то пишется «23 стр. (двадцать три)». Есди есть обрывы страниц документов либо прочие повреждения, можно данные об этом также зафиксировать на листочке.
  • Ф.И.О. человека, который отвечает за прошивку данного договора.
  • Его служебное положение.
  • Личная виза.
  • Печать.

Обратите внимание! Штамп организации нужно ставить так, чтобы он затронул как прямоугольный клочок бумаги, так и листок.

Таким образом, осуществить сшивание документов может каждый самостоятельно. Необходимо следовать основным рекомендациям о том, как прошить договор и прочие важные бумаги, используемые в деловом обороте компаний, банков, налоговых и судебных органов.

Как прошить документы нитками в три дырки и пронумеровать правильно: инструкция, образец, фото

Предприниматели и сотрудники офисов в работе сталкиваются с необходимостью правильного оформления многостраничных документов. Контролирующие органы и вышестоящие организации, как известно, придирчиво относятся к оформлению деловых бумаг, а потому иногда возникают сложности. Давайте разберемся, как правильно прошить и пронумеровать документы, чтобы при их подаче не возникало ненужных вопросов.

Кто занимается оформлением документов?

Кажется, что вроде ничего сложного в том, чтобы прошить бумаги, нет. Но на самом деле не все так просто. Есть определенные правила, по которым это делается. Если вы хотите сделать подшивку газет или журналов для пользования внутри организации, то это одно. А вот если перед вами стоит задача подготовить документы в архив или налоговую, или еще куда-то, то тут нужно подойти к работе со всей ответственностью, иначе вы рискуете получить бумаги обратно. Причиной отказа может послужить неверное оформление.

Таких случаев очень много. А все из-за того, что не знаем, как правильно прошить и пронумеровать документы. Образец оформления вряд ли предоставят в налоговой или архиве.

Сейчас работает достаточное количество фирм, занимающихся прошивкой документов. Вы можете прибегнуть к их услугам. У них, безусловно, большой опыт работы. Они предложат большой ассортимент обложек. Но это не всегда удобно. Дело в том, что типографии бывают переполнены заказами. А вам, предположим, нужно срочно сделать эту работу. Как тогда быть? Остается только самому заняться этим вопросом.

Кроме того, в условиях экономии руководство не всегда готово оплачивать лишние расходы, а потому такой вид работы ложится на плечи секретарей, бухгалтеров. Значит, лучше один раз разобраться самому, как прошить документы, чтобы в дальнейшем не было проблем. Эти знания могут пригодиться.

В помощь начинающим

Хотим отметить, что нет единых стандартов относительно того, как прошить документы. Кстати, государственные структуры тоже не дают никаких разъяснений на этот счет. А значит, придется самим во всем разобраться. В этом нам помогут методические рекомендации делопроизводства (приказ Росархива от 23.12.09).

Что нужно для того, чтобы прошить документы?

Перед тем как начать саму работу, нужно подготовиться. Вам понадобятся следующие материалы:

  1. Сами документы.
  2. Клей.
  3. Бумага.
  4. Игла.
  5. Шило.
  6. Дырокол.
  7. Специальные нитки.
  8. Печать фирмы.

Вообще весь процесс можно условно разбить на три этапа. Первый – подготовка, второй – непосредственно сама прошивка, третий – заверение готового документа.

Какую выбрать обложку?

Говоря о том, как прошить документы, нужно вспомнить о таком нюансе, как оформление обложки. Безусловно, в типографии вам предложат красивые варианты, но они не всегда нужны, если речь идет не о дипломной работе.

Для небольшой подшивки вполне хватит бумажной обложки. Если предполагается длительное использование подшивки (например, хранение в архиве свыше 25 лет), то используют плотный картон.

Обложка может быть стандартного размера (формат А4) и нестандартного. Это уже зависит от формата подшиваемых листов. Обложка должна соответствовать по размерам документу.

Нумерация страниц

Во время подготовки бумаг к прошиванию необходимо обязательно пронумеровать страницы. Наличие нумерации является обязательным условием оформления. «Для чего это нужно?» — спросите вы. Для того, чтобы невозможно было незаметно вырвать, убрать часть листов. Этот момент очень важен. Поэтому давайте поговорим о том, как прошить и пронумеровать документы. Тут есть свои нюансы.

При проставлении нумерации нужно помнить правила:

  1. Нумеруются листы, а не страницы.
  2. Пользуются только арабскими цифрами.
  3. Сама опись документов не имеет номера.
  4. Если нужно пронумеровать письмо, то вначале присваивается порядковый номер конверту, а уж потом и каждому листочку.
  5. Если Дело очень большое (как правило, такие сдают в архив), то оно может состоять из томов, каждый из которых будет иметь свою нумерацию.
  6. При наличии внутри подшивки бумаг, на которых уже проставлены цифры, следует их повторно пронумеровать в едином формате.
  7. Если есть вложенные листы больших размеров (А3), их необходимо развернуть и поставить цифру в верхнем правом уголке. Затем вновь сложить. Подшиваться он будет только за один край.
  8. Бывает, что на листы наклеивают мелкие документы (чеки, справки и т. д.). В этом случае листу дается один номер, но внизу него перечисляется список приклеенных бумаг.
  9. Когда небольшие документы приклеены только за уголок, то можно каждому из них дать свой номер.
  10. Чертежи, схемы, фотографии, планы также нумеруются.

Чтобы понимать, как правильно прошить и пронумеровать документы (образец приведен в статье), нужно пошагово рассмотреть последовательность действий.

Что делать, если в нумерации допущены ошибки?

Перед тем как прошить документы, следует удостовериться в правильности оформления подшивки. Особенно тщательно просмотрите номера страниц. Если оказалось, что некоторые из них пропущены, то можно ввести дополнительную буквенную нумерацию. Все листочки останутся под своими номерами, а на пропущенных следует написать цифру с предыдущего листа и букву.

При грубейших ошибках имеет смысл аккуратно зачеркнуть написанное и рядом сделать верную запись. Все произведенные изменения должны быть отражены в заверительной записке.

Описание документа

Перед тем как прошить документы нитками, лучше проверить правильность оформления всего Дела. Ведь не хотелось бы его потом расшивать. Как правило, внутри него находится несколько пакетов бумаг. Абсолютно весь перечень должен быть перечислен в описи. Ее составляет ответственное лицо, указывая дату. Опись не нумеруется.

Как прошить документы нитками в три дырки?

Если все документы подготовлены, то можно приступать к прошиванию. Для этого понадобятся специальные нитки или же можно воспользоваться шпагатом. Безусловно, несколько листочков не имеет смысла шить суровой нитью, можно взять обычную, сложенную вдвое.

Итак, переходим непосредственно к вопросу о том, как прошить документы нитками. Фотографии с подробным описанием послужат наглядным дополнением к алгоритму действий. Начнем с того, что скрепить листы надо так, чтобы потом можно было с легкостью прочитать изложенную на них информацию. Для этого прокалывают отверстия с левого края, примерно на расстоянии полутора сантиметров. Дырочек должно быть три. Располагаются они друг над другом. Проколы можно сделать дыроколом, когда пачка листов небольшая. Для толстых томов понадобится шило. Приготовьте нить, но не делайте ее слишком длинной, достаточно будет семидесяти сантиметров.

Как правильно прошить документы? Образец выполнения работы приведен ниже. Для удобства объяснения присвоим номера отверстиям: верхнее – 1, среднее – 2, нижнее – 3.

Шить нужно начинать с тыльной стороны Дела, продев иголку сквозь отверстие 2 на переднюю сторону. При этом один кончик нити останется сзади. Затем через 1 дырочку иглу вновь выводят на тыльную сторону. В тот момент, когда иголочка и свободный кончик нити окажется сзади документа, нужно опять переместиться на лицевую сторону, а потом снова на обратную.

Как прошить документы, мы практически разобрались. Осталось дело за малым. Раз все листы скреплены, можно смело завязать нити на узел с тыльной стороны Дела.

Он должен быть сильно затянут, чтобы потом его можно было заклеить заверительной запиской. Концы нитей нужно оставить свободно свисающими из-под наклейки.

Каким образом заверяются документы?

Что ж, как видите, нет ничего сложного в решении вопроса, как прошить документы нитками. Фото, представленные вашему вниманию, — прямое тому подтверждение. Нам же остается только заверить оформленные листы.

Называется это «заверительной подписью». Чтобы ее сделать, нужно взять небольшой кусочек бумаги размером 5 х 6 сантиметров и приклеить его на тыльной стороне так, чтобы он закрыл узел. Кончики нити должны выходить из-под него и свободно свисать.

На этой записке нужно указать, сколько страниц было прошито. Потом на ней ставится подпись директора, дата и печать организации. Вообще заверительная подпись делается либо директором фирмы, либо одним из замов. Сама печать ставится так, чтоб одна часть ее приходилась на последний лист пачки, а другая – на записку.

Для чего прошивают документы?

Мы уже упоминали о том, что подшитые документы сдаются в архив для хранения, кроме того, в повседневной деятельности предприятия очень часто возникает необходимость скрепить пачки листов. Это могут быть и договора, и отчеты в налоговую или другие контролирующие органы. Кстати говоря, у налоговой вообще очень жесткие требования на этот счет. Пользоваться степлером не разрешается. Это считается грубым нарушением.

Вообще Минфин даже дает собственные рекомендации, как прошить документы. Так, подшивка не может быть очень объемной. Оптимальный размер – до пятидесяти страниц. Если документов много, то лучше разбить их на несколько Дел. Обязательно должна быть сплошная нумерация арабскими цифрами. Прошиваются листочки грубой нитью, которая обязательно завязывается на тыльной стороне готового документа. Сверху узел заклеивается заверительной запиской, которая должна быть оформлена по всем правилам. Не забывайте, что на ней проставляется количество листов Дела. Для контролирующих органов очень важна подпись в заверительной записке. Ее вправе ставить только директор или иное лицо, имеющее на это полномочия. Все это заверяется печатью. Оттиск ее должен лечь так, чтобы захватить часть листа и записки. По сути, все эти рекомендации повторяют изложенную нами выше информацию. Мы посчитали нужным привести их, дабы вы смогли убедиться, что все делаете верно, в соответствии с указаниями вышестоящих инстанций.

Налоговая предъявляет однозначное требование к целостности и сохранности не только самих документов, но и копий. Причем ксерокопии тоже подшиваются в отдельную пачку.

Вместо послесловия

Мы поговорили в статье о том, как правильно прошить документы нитками для подачи в архив и контролирующие органы. Возникают иногда споры относительно оформления подшивок, ведь нет документа, который давал бы точные разъяснения по этому вопросу, да еще и с комментариями. Поэтому ориентироваться приходится на стандарты, принятые в делопроизводстве. Нужно помнить о том, что в госструктурах, куда вы подаете бумаги, могут предъявляться свои требования к их оформлению. А потому лучше всегда заранее уточнять такую информацию, чтобы избежать ошибок и возврата документации на доработку. Ведь везде могут быть свои нюансы.

Особенности прошивки документации в 3 дырки

Для систематизации бумаг в архиве применяется прошивка документов, которая особенно важна в случаях, когда нужно переработать большое количество документов. Прошивка применяется в делопроизводстве, если требуется сдать отчеты на проверку, и для архивного хранения.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Несмотря на то, что сам процесс очень простой, нужно выполнять его с соблюдением всех требований. Если бумаги сшиты неправильно, налоговая или другие госорганизации не смогут принять их на проверку.

Когда это нужно делать

Официальные документы прошиваются для того, чтобы избежать потерь важных листов в больших делах, содержащих множество описаний, вложений, копий. Прошивать листы бумаги нужно плотными нитками с использованием специальной, толстой иглы.

Правильный выбор шила – позволяет не допустить ошибок при прошивании, ведь обычную иголку трудно удержать, и она не «возьмет» толстые страницы.

В обязательном порядке осуществляют прошивку бумаг в тех случаях, когда они должны быть переданы в архив.

Некоторые виды документации предприятия, подлежащие прошивке:

  1. Архивные. Подготовленные материалы направляются в архив компании.
  2. Корреспонденция – входящая и исходящая, в нее входят основные бумаги делопроизводителя.
  3. Бухгалтерские бумаги – отчеты, счета – фактуры и накладные, а также кассовые журналы.
  4. Кадровые бумаги – штатное расписание, различные Приказы директора предприятия.
  5. Отчеты. Подготовленные для передачи в контролирующие ведомства – ПФР, налоговую.

В некоторых случаях исключением являются бумаги, передаваемые в налоговую – их не всегда требуется сшивать. Однако, если такое требование было изъявлено, нужно выполнить прошивку по действующему стандарту – ГОСТ.

Несмотря на то, что единые правила не были установлены, существуют все же некоторые нюансы – требуется использовать толстые нитки, ставить печать. Однако, не были описаны требования относительно того, сколько дырок нужно проделать в документе – три или четыре.

Некоторые правила закреплены и в Постановлении Росархива, где приведены нормы по использованию переплета, проведении различных операций.

Законодательство

Правила подготовки документов к проверке или передаче в архив установлены следующими нормами законодательства:

  1. ГОСТ Р 51141 – установлены правила ведения делопроизводства, а также по архивному делу. Изложены некоторые определения и термины.
  2. Приказ ФНС № ММВ 7-6/25. В данном постановлении закреплены нормы по прошивке бумаг перед подачей их для регистрации ИП.
  3. Приказ Министерства культуры № 536 является типовой инструкцией, которая должна приниматься во внимание всеми предприятиями.

Дополнительно были изложены методические пояснения, с учетом которых должны быть заполнены некоторые формы. Определенные требования устанавливаются Министерством по сборам и налогам для внутренней документации.

Подготовка бумаг на предприятиях существенно осложняется ввиду того, что строгих требований, изложенных в одном нормативном акте, нет, и бухгалтерам приходится использовать сразу несколько постановлений и приказов для того, чтобы правильно подготовить документацию для проверки.

Основные правила

При подготовке документации для последующей передачи на проверку в государственные структуры и контролирующие ведомства, нужно руководствоваться некоторыми правилами, действующими в делопроизводстве.

В дальнейшем бумаги передаются в архив, или уничтожаются, если при их составлении были допущены какие – либо ошибки. Например, видны нити на лицевой стороне.

Чтобы осуществить передачу отчетности в судебные инстанции, ФНС или другие организации, нужно четко следовать следующим правилам:

  1. Используется прошивка путем проделывания в бумаге трех дырок и последующего скрепления листов плотной нитью, либо тонким, но прочным шпагатом.
  2. Между проколами расстояние не должно превышать 3 сантиметров.
  3. После того, как все действия выполнены, на последней страницы с изнаночной стороны нити связываются в узел, после чего на них наклеивается бумага небольшого размера – 3 на 5 сантиметров. На этом листке должна быть поставлена печать руководителя и подпись.

Кроме того, особые требования и нормативы установлены для ведения отчетных бухгалтерских документов. Основным отличием является то, что на узел, завязанный с задней стороны и заклеенный папиросной бумагой.

Правила прошивки бумаг:

  • при прошивке следует использовать прочную нить, либо специальную ленту или длинный шнурок;
  • очень важно правильно проделывать отверстия для того, чтобы не допустить повреждения ни одного листа – некоторые организации в данном случае откажутся принять дело на проверку;
  • документация должна быть распечатана на качественной, плотной офисной бумаге формата А4.

Перед подачей отчетов в контролирующие инстанции следует уточнить, какие действуют требования. Самый простой вариант, который можно использовать – проделать отверстие на задней, тыльной стороне, и скрепить его нитями.

Порядок действий

Схема, используя которую, бухгалтер можно правильно прошить документы в 3 дырки:

Для прошивки подготовленных документов нужно воспользоваться следующим алгоритмом:

  1. Первый прокол делается иголкой с ниткой с тыльной стороны, по центру листа. Если используется дырокол, требуется сделать то же самое.
  2. Вторая дырка должна располагаться с лицевой стороны бумаги.
  3. Последний прокол делается с тыльной стороны, при этом нужно соблюдать определенное расстояние – три сантиметра.

Чтобы не допустить ошибок, следует заранее подготовить бумаги к прошиванию:

  1. Удаляются все посторонние предметы – скрепки, скобы.
  2. Документы проходят сортировку по датам и тематике, после чего нумеруются. Очень важно не допустить при этом ошибок.
  3. Подготавливается подходящая обложка – она должна быть стандартных размеров – 229 на 324 сантиметра.
  4. После того, как цифры будут проставлены, листы укладываются в ровную стопку.
  5. При прошивке бумаг необходимо соблюдать определенный отступ от края страницы – от 15 до 20 сантиметров.

Соблюдая все приведенные правила, сотрудник компании, подготавливающий документы, может быть уверен в том, что он не допустил никаких ошибок, и бумаги будут приняты проверяющими компаниями.

В случае, если общее количество документов в деле превышает 250, для удобства их следует распределить на несколько томов, при этом соответствующие записи должны быть сделаны на обложках.

Как заверить

Когда все приготовления завершены, а документы подготовлены и прошиты, нужно не просто передать его на проверку, а заверить. Чтобы правильно это сделать, нужно заранее подготовить листок, на котором будут напечатаны данные о папке – общее количество листов, которые были вложены.

Очень важно убедиться в том, что узел плотно завязан, и только после этого можно наклеивать листок. Он прилагается к внутренней стороне и сажается на клей, при этом, концы нитей должны оставаться свободными и располагаться под бумажкой. Данный процесс является процедурой заверения подготовленного дела.

Основные нюансы:

  1. На бумажке указывается общее количество листов в деле, не только цифрами, но и прописью.
  2. Отдельно заполняется приложение – доверительная бумага, в которой нужно указать, какие листы были повреждены или порваны случайно, уже после склейки страниц. Также можно указать другую, значимую информацию.
  3. Затем, в самом низу нужно указать ФИО сотрудника, составляющего дело, подпись и должность, при условии, что заверение дела осуществил именно этот сотрудник. Чаще всего данную функцию выполняют руководители компании.

При постановке печати на листок нужно убедиться в том, ее оттиск находится непосредственно в пределах заверительной бумаги. Кроме того, печать должна быть поставлена на последней странице в деле.

Несмотря на то, что в законе не содержится четких указаний, касающихся оформления официальной документации, было установлено несколько нормативов, каждый из которых должен соблюдаться лицом, осуществляющим прошивку дела.

Видео по теме:

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector