Положение о структурном подразделении пример

Положения о структурных подразделениях

Есть несколько оговорок:

  • Положения о структурных подразделениях актуальны только тогда, когда они присутствуют в организации.
  • Их наличие для организации не обязательно.

Структурные подразделения выделяют в установленном порядке как часть предприятия. Ни них возлагают самостоятельные функции, задачи и ответственность. Подразделения не обладают признаками юридического лица и не являются обособленными.

Критерий, по которому выделяют в отдельную структуру некоторую часть предприятия или работников, — наделение ее особыми задачами и функциями. За подразделением закрепляют особые полномочия, необходимые для решения поставленных задач.

Исходя из практики управления, эффективная организация работы и контроля возможна в том случае, если у одного руководителя в подчинении находится не больше 10 сотрудников. Таким образом, крупные подразделения желательно делить на более мелкие:

  • Отделы – на участки, сектора и отделения.
  • Цеха – на участки и сектора.
  • Управление – на службы и отделы.

Самая важная часть положений – упорядочение взаимосвязей между отдельными подразделениями, а также разграничение зон ответственности. Анализ круга вопросов взаимодействия показывает дублирующих друг друга связей. То есть, не вся поступающая в определенный отдел информация ему нужна. Разработка положений направлена на упорядочение этих информационных потоков, уменьшение времени их прохождения между руководителем и исполнителем, на повышение качества и скорости принятия решений.

Разработка

Разработка положения о структурном подразделении включает:

  1. Определение задач, решением которым будет заниматься вновь созданное структурное подразделение. Они должны быть реальными, то есть в принципе выполнимыми. Процесс комплектации подразделения сотрудниками происходит исходя из их возможностей решения поставленных задач. После этого принимается решение привлечь специалистов со стороны или справиться с задачами усилиями собственных подобранных сотрудников. На данном этапе планируется обучение персонала.
  2. Определение необходимых функций подразделения для решения поставленных задач.
  3. Группировка однотипных функций по отдельным направлениям, определение количества необходимого персонала (функции распределяются среди виртуальных работников и рассчитываются нормы времени на их выполнение, либо используют другие методы), анализ возможности контроля руководителем структурного подразделения за выполнением функций. В ходе анализа определяется степень необходимости создания более мелких структурных единиц внутри подразделения.
  4. Определение служебных взаимосвязей с другими подразделениями.

По окончанию данной работы, проект «Положения» отдают заинтересованным подразделениям (определяются на предыдущем этапе работы) на согласование. Далее анализируются собранные замечания и предложения. При необходимости собирается «согласительная комиссия», которая решает разногласия по содержанию.

После этого проект передают в юридический отдел, где проверяется его соответствие действующему законодательству. При положительном ответе, документ утверждается у руководителя.

В некоторых организациях (зачастую это государственные и муниципальные органы, бюджетные учреждения) разработка и утверждение Положений закреплено отдельным документом, а именно «Инструкцией о порядке составления, согласования и утверждения Положений о структурных подразделениях».

Можно использовать и другой метод. За основу берут «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Основные функции и задачи могут быть производными от обязанностей специалистов, руководителей, и наоборот. Но при этом функции и задачи в обязательном порядке уточняют и дополняют в соответствии с конкретной организацией.

К разработке Положений лучше всего применять неформальный подход. Типовые, штампованные формулировки приводят к тому, что сотрудники обращаются к таким документам только при приеме на работу в рамках ознакомления, то есть, в дальнейшем не опираются на него при работе.

Обязанности разработки Положений возлагаются на отдел организации и оплаты труда. Если же он отсутствует, то этим занимается юридический отдел или отдел кадров.

Содержание

В положении определяется: правовое положение и порядок создания подразделения; его структура и штатная численность; права и ответственность, задачи, функции, порядок взаимодействия с другими структурами организации.

Таким образом, Положение может включать следующие разделы:

  1. Общие положения.
  2. Структуру и штатную численность.
  3. Функции.
  4. Задачи.
  5. Права.
  6. Ответственность.
  7. Взаимодействие.

Данная структура документа носит рекомендательный характер. На практике в Положении может быть как больше разделов (добавляют условия оплаты труда, имущество и средства и т.д.), так и меньше.

Скачать положение о бухгалтерии (Размер: 73,0 KiB | Скачиваний: 5 481)

Скачать положение о финансовом отделе (Размер: 74,5 KiB | Скачиваний: 2 239)

Скачать положение о юридическом отделе (Размер: 67,5 KiB | Скачиваний: 1 932)

Скачать положение о цехе (Размер: 71,5 KiB | Скачиваний: 2 684)

Скачать положение о техническом отделе (Размер: 63,5 KiB | Скачиваний: 2 880)

Скачать положение об административно-хозяйственном отделе (Размер: 61,0 KiB | Скачиваний: 2 379)

Скачать положение об отделе управления делами (Размер: 59,5 KiB | Скачиваний: 2 032)

Скачать положение о транспортном отделе (Размер: 55,5 KiB | Скачиваний: 1 961)

Положение о структурном подразделении

Типовой шаблон положения о структурном подразделении

Типовой шаблон положения о структурном подразделении

Требования к содержанию положений могут быть определены внутренними документами организации (например, стандартом предприятия). Если таких документов в компании нет, то при разработке положения можно использовать типовой шаблон положения о структурном подразделении (см. Таблицу 1).

В любом случае при разработке положения необходимо исходить из того, что в нем должны быть указаны:

– место в структуре организации (самостоятельное подразделение или входит в состав департамента, управления и т.д.),
– какими документами в своей деятельности руководствуется (федеральными законами, Уставом, другими документами предприятия),
– структура подразделения,
– непосредственный руководитель подразделения,
– основные задачи подразделения,
– функции, права, ответственность подразделения.

Положение визируется руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.

Пример 1

Рассмотрим этапы разработки положения о структурном подразделении на примере разработки положения о кадровой службе (см. Пример 2).

Положение о кадровой службе регламентирует порядок построения и функционирования системы кадрового менеджмента компании. Положение о кадровой службе устанавливает:

– статус кадровой службы в иерархической структуре компании;
– цели и задачи кадровой службы;
– функции кадровой службы компании;
– взаимоотношения кадровой службы с другими подразделениями компании;
– права и ответственность сотрудников кадровой службы.

Этапы разработки Положения о кадровой службе

1. В первую очередь необходимо изучить типовые и примерные положения, а также ранее действовавшие организационно-правовые документы. Особенно полезно изучить типовые образцы тем специалистам, которые работают во вновь созданных фирмах, в которых нет ранее действовавших документов и опираться в работе не на что. 2. Следует также изучить организационную и распорядительную документацию компании: учредительные документы, штатное расписание и др. Цель данного этапа заключается в определении места кадровой службы в компании, зон ответственности и полномочий. 3. Составление проекта Положения, определение его структуры и содержания разделов (см. Таблицу 2). Таблица 1

4. Обсуждение с руководством компании проекта Положения.

Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений. Важнейшее условие развития кадровой службы компании – позиция высшего руководства, так как невозможно рассчитывать на успех, если высшее руководство не относит проблему управления людьми к числу ключевых приоритетов работы компании. К обсуждению нужно привлечь и руководителей ведущих структурных подразделений.

Часто в компаниях возникает ситуация непонимания менеджерами среднего звена круга задач и функций кадровой службы, так как они видят в ней лишь подразделение, основная задача которого – ведение кадрового делопроизводства. Поэтому их участие в обсуждении содержания Положения о кадровой службе поможет изменить сложившиеся стереотипы и представления.

5. Согласование и подписание документа.

Положение должно содержать визы согласования руководителей структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки. Положение подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании. Сотрудники кадровой службы должны быть ознакомлены с Положением под расписку.

Положение является фундаментом, на котором строит свою работу кадровая служба. Оно закрепляет ее статус, полномочия и уровень ответственности и является базовым документом, на основании которого разрабатываются должностные инструкции сотрудников кадровой службы.

Положение о структурном подразделении

В зависимости от масштабов и специфики деятельности организации, ее отраслевой принадлежности и особенностей управления, требований законодательства и иных факторов в организации могут создаваться структурные подразделения. Такие подразделения могут создаваться как внутри организации (например, отделы, службы, управления и т.д.), так и быть обособленными подразделениями. К последним относятся в том числе филиалы и представительства.

А нужно ли разрабатывать положения о структурных подразделениях и как их составлять, расскажем в нашей консультации.

Обязательно ли Положение о структурных подразделениях организации?

Обязательность утверждения Положения о структурном подразделении зависит от вида такого подразделения.

Например, организация решила создать представительство или филиал. Напомним, что представительство – это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту (п. 1 ст. 55 ГК РФ). А филиал – это обособленное подразделение юридического лица, которое расположено вне места его нахождения и осуществляет все его функции или их часть, в т.ч. функции представительства (п. 2 ст. 55 ГК РФ).

Несмотря на то, что представительства и филиалы не являются юридическими лицами, закон указывает, что действуют они на основании утвержденных им положений (п. 3 ст. 55 ГК РФ).

А если организация создает новый отдел или организует департамент, нужно ли разрабатывать и утверждать положение о таком структурном подразделении? В этом случае разработка положений отдается на усмотрение самой организации. Однако учитывая, что одними из целей создания структурных подразделений являются совершенствование системы управления и повышение эффективности деятельности организации в целом, разработка таких положений считается целесообразной. Ведь именно в положении можно раскрыть задачи и функции структурного подразделения, его подчиненность и порядок взаимодействия с другими подразделениями и работниками организации, а значит, — создать основу для эффективного функционирования такого подразделения.

Положение о структурном подразделении – образец

Положение о структурном подразделении организации составляется в произвольной форме. Структура Положения о структурном подразделении обычно выглядит так:

  • общие положения;
  • основные задачи и функции структурного подразделения;
  • права и ответственность структурного подразделения;
  • взаимодействие с другими структурными подразделениями организации.

Что касается Положения о филиале, то оно может состоять, в частности, из таких разделов:

  • общие положения;
  • правовой статус филиала;
  • имущество филиала;
  • финансово-хозяйственная деятельность филиала;
  • управление филиалом;
  • контроль финансово-хозяйственной деятельности филиала;
  • бухгалтерский учет и отчетность;
  • трудовые отношения в филиале;
  • прекращение деятельности филиала.

Порядок разработки Положения о структурном подразделении устанавливается самой организацией и зависит от вида такого подразделения. Если в организации создаются филиал или представительство, для этого потребуется решение общего собрания участников, принятое в общем случае большинством не менее 2/3 голосов от общего числа голосов участников ООО (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ ).

Если же речь идет о создании внутреннего структурного подразделения (например, отдела), для этого достаточно решения руководителя организации, если иное не предусмотрено Уставом.

Приведем для Положения о структурном подразделении организации образец его заполнения в случае с отделом бухгалтерии.

Положение о структурном подразделении

Статьи по теме

Разработайте документ, который поможет оптимизировать работу всех подразделений компании. В статье вы найдете пошаговую инструкцию и образец документа.

Скачайте полезный документ. Остальные ищите в статье ⬇

Для чего нужно положение о структурных подразделениях организации

Чем сложнее организационная структура компании, тем большую пользу приносят некоторые локальные документы. Так положение о структурных подразделениях четко определяет правовые функции отделов и филиалов, а также принципы взаимодействия между ними. Хотя такие документы не относятся к числу обязательных с точки зрения закона, их наличие обеспечивает работодателю целый ряд преимуществ. Поэтому если в организации насчитывается больше одного-двух отделов, целесообразно разработать положение о взаимодействии структурных подразделений, а также отдельное положение для каждой из существующих служб с описанием их кадрового состава, функций, полномочий, порядка формирования и особенности организации труда.

Применение положения о структурных подразделениях: 3 главных плюса

  1. Оптимизирует структуру компании.
  2. Позволяет лучше контролировать процесс взаимодействия между отделами, а также обособленными филиалами и представительствами.
  3. Устанавливает четкие границы должностных полномочий, тем самым снижая напряженность в рабочем коллективе и повышая производительность труда.

Стоит разработать положение о структурных подразделениях туристской организации, производственному конгломерату, сетевой компании и любому другому предприятию с разветвленной многоуровневой структурой. Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет, как наладить кадровую и управленческую работу в филиалах с помощью электронной почты

Как составить и утвердить положение о структурном подразделении: пример и инструкция

Прежде чем приступить к разработке положений для всех подразделений компании, стандартизируйте процесс. Пропишите требования к документу в едином стандарте, ориентируясь на актуальные российские и международные ГОСТы.

ГОСТ ISO 9001-2011

Требования к системам менеджмента качества

Единые требования к конструкторской документации

ГОСТ Р 7-0-97-2016

Основные требования к оформлению организационно-распорядительной документации

Затем переходите непосредственно к оформлению положения. Пошаговая инструкция от сайта kdelo.ru поможет сделать все правильно!

Пошаговая инструкция

Шаг 1. Определите основные цели и задачи, учитывая специфику конкретной компании.

Шаг 2. Назначьте ответственных за разработку. Обычно работа над проектом поручается сотрудникам кадровой и юридической службы. В качестве консультантов могут привлекаться представители и руководители других подразделений, обеспечивающие разработчиков информацией о структуре, функциях и кадровом составе отделов.

Шаг 3. Создайте удобный шаблон. Структура может быть любой, но в целях экономии ресурсов можно использовать готовое положение о структурном подразделении: образец скачивается и дополняется необходимыми сведениями. Тематические разделы разбиваются на отдельные пункты и подпункты, организационно-структурная схема подразделения оформляется в виде приложения к основному документу. Наличие такой схемы позволяет наглядно описать порядок взаимодействия между сотрудниками отдела или обособленного подразделения.

Шаг 4. Подготовьте проект документа. Ориентируясь на выбранный шаблон, проработайте каждый раздел. Таблица, разработанная экспертами «Системы Кадры», поможет грамотно распределить и сформулировать основные сведения о подразделении.

Шаг 5. Согласуйте документ и передайте на утверждение. Обычно положение о структурных подразделениях визирует руководитель организации. Но если речь идет о документе, устанавливающем функции и полномочия обособленного филиала или представительства, этот вопрос может выноситься на рассмотрение общим собранием участников общества. Перед тем, как передать проект на окончательное утверждение, согласуйте его с юристом компании и другими ответственными лицами.

Внимание! Утвердить положение как локальный нормативный акт можно двумя способами: простым визированием или путем оформления отдельного приказа.

Читайте в журнале «Кадровое дело»:

Как выглядит положение о структурных подразделениях организации: образец

Типовой шаблон состоит из «шапки» и содержательной части. В «шапке» указывают организацию, в структуру которой входит описываемое подразделение, здесь же в дальнейшем ставится гриф утверждения и прочие визы. Если положение составляется для филиала или представительства, отразите его обособленность в названии документа.

Поделенная на разделы содержательная часть определяет:

  • место подразделения в структуре организации и нормативные документы, регулирующие его деятельность (их можно дать списком);
  • внутреннюю иерархию и порядок взаимодействия с другими подразделениями;
  • непосредственного руководителя подразделения и его полномочия;
  • задачи и функции подразделения, а также ответственность за их невыполнение.

Составляя положение об обособленных структурных подразделениях, обязательно пропишите общий порядок и цели их создания, а также дайте ссылки на законодательные нормы, регулирующие этот процесс:

Функции, права, задачи и зоны ответственности подразделений очертите тезисно:

Если в структуре компании есть обособленные подразделения разных типов, например, и филиалы, и представительства, отразите разницу их статусов и выделите для каждого типа отдельный раздел:

Укажите, кто и как руководит подразделениями. Например, так выглядит характеристика должности директора филиала, включенная в положение о структурном подразделении (образец скачать можно в начале статьи):

Если у компании есть представительства, обязанности и полномочия их руководителей описывают аналогичным образом.

Наличие полноценного положения о подразделении, дополненного схемой взаимодействия с другими службами, матрицей ответственности и прочими полезными приложениями, поможет равномерно распределить нагрузку между сотрудниками и грамотно организовать работу каждого филиала, представительства и отдела. Не забудьте согласовать проект документа с юристом, начальником кадровой службы и генеральным директором компании.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector