Положение о договорной работе на предприятии образец

Prom-Nadzor.ru

Вы здесь

Положение о договорной работе на предприятии

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[подпись, Ф. И. О., должность лица, утверждающего положение]

[число, месяц, год]

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о договорной работе устанавливает единообразный порядок подготовки, согласования, заключения, учета, регистрации, хранения и контроля за исполнением гражданско-правовых договоров в [наименование предприятия] (далее — Предприятие).

1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Уставом Предприятия, иными нормативными правовыми актами и устанавливает общие нормы организации договорной работы на Предприятии.

1.3. Настоящее Положение распространяется на гражданско-правовые договоры, контракты, соглашения, заключаемые от имени Предприятия уполномоченными должностными лицами, в том числе на дополнительные соглашения, изменения и дополнения к договорам (контрактам).

1.4. Настоящее Положение обязательно к применению всеми структурными подразделениями Предприятия.

2. Основные требования к оформлению договоров

2.1. Предприятие заключает договоры, как с юридическими, так и с физическими лицами.

2.2. Заключаемые на Предприятии договоры должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.

2.3. Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры соответствующего вида установлена локальными нормативными актами Предприятия.

3. Порядок подготовки, согласования и заключения договоров

3.1. Подготовку проекта договора осуществляет [наименование структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение предприятия] (далее — исполнитель) по письменной заявке структурного подразделения Предприятия, инициирующего заключение договора.

3.2. Подготовка проекта договора включает в себя составление в письменной форме текста проекта договора и приложений к нему. Перечень и содержание приложений устанавливаются при подготовке и заключении договора.

3.3. Проект договора разрабатывается с учетом требований законодательства Российской Федерации, а также локальных нормативных актов Предприятия.

3.4. При подготовке проекта договора учитываются особенности предмета и конкретные условия совершения договора, статус контрагента, максимальное обеспечение защиты интересов Предприятия.

3.5. При необходимости подготовки проекта договора, связанного с реализацией особо сложной задачи, по решению руководителя Предприятия могут создаваться рабочие группы по подготовке проекта договора.

3.6. Проект договора подлежит обязательному согласованию следующими должностными лицами структурных подразделений Предприятия: [указать перечень должностных лиц структурных подразделений, согласовывающих проекты договоров].

3.7. Визирование проекта договора лицами, указанными в пункте 3.6 настоящего Положения, осуществляется на последнем листе экземпляра проекта договора. Лицо, завизировавшее проект договора, обязано указать свою должность, фамилию и инициалы, а также дату визирования проекта договора. Спецификации, сметы, технические задания, календарные планы, оформленные в качестве приложений к проекту договора, а также иные приложения к проекту договора визируются только теми должностными лицами, к компетенции которых относится право определять их содержание.

3.8. При несогласии визирующего лица с отдельными условиями договора его замечания излагаются на отдельном листе замечаний. При этом на проекте договора, рядом с визой делается отметка «замечания прилагаются». Замечания излагаются в виде предлагаемой редакции пункта проекта договора, с которым визирующее лицо не согласно либо которым оно хотело бы дополнить проект договора.

3.9. На прохождение процедуры согласования каждого проекта договора предоставляется не более [значение] рабочих дней в каждой согласующей инстанции.

3.10. В соответствии с полученными замечаниями исполнитель изменяет проект договора или оформляет протокол разногласий. Протокол разногласий должен содержать: дату составления протокола разногласий, номер и наименование договора, нумерацию и редакцию оспариваемых и (или) дополняемых пунктов договора сторон (представившей и оспаривающей/дополняющей).

3.11. Исполнитель после получения всех необходимых виз направляет проект договора контрагенту для подписания и проставления печати.

3.12. Правовая экспертиза проектов договоров, которые поступают Предприятию от контрагентов, проводится [наименование структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение предприятия].

3.13. Правом подписания договоров и иных, относящихся к ним документов, влекущих возникновение и изменение обязательств Предприятия, обладает руководитель Предприятия или иной сотрудник Предприятия, действующий на основании соответствующей доверенности, выданной руководителем Предприятия.

3.14. Согласованный проект договора в количестве экземпляров, необходимом для его заключения, с имеющимися приложениями, протоколом разногласий, не позднее [значение] рабочего дня со дня его получения передается исполнителем для подписания руководителю Предприятия или лицу, уполномоченному на подписание договора.

3.15. Руководитель Предприятия или лицо, уполномоченное на подписание договора, подписывает все экземпляры договора, приложения к договору, протоколы и указывает дату подписания. Экземпляры договора подлежат скреплению печатями.

4. Регистрация и хранение договоров

4.1. Регистрацию и хранение оригиналов заключенных договоров и иных документов обеспечивает [наименование структурного подразделения] Предприятия в соответствии с установленным порядком.

4.2. Исполнитель передает оригинал заключенного договора на регистрацию и хранение ответственному должностному лицу [наименование структурного подразделения] Предприятия в течение [значение] календарных дней с момента его заключения.

4.3. Регистрация договоров ведется отдельно от других документов (в журналах и (или) с применением технических средств).

Регистрационные формы должны содержать следующие реквизиты: (порядковый номер, номер договора, дата договора, наименование сторон договора, предмет договора, сумма договора, сроки действия договора, исполнитель, отметка о сдаче на архивное хранение).

4.4. Заключенному договору присваивается соответствующий регистрационный номер.

4.5. Договоры хранятся [наименование структурного подразделения] в течение [указать срок] с момента окончания срока действия, после чего передаются на хранение в архив Предприятия.

4.6. Выдача копий и подлинников договоров осуществляется на основании письменного запроса руководителя структурного подразделения Предприятия под расписку.

5. Контроль за исполнением договоров

5.1. Контроль за надлежащим исполнением договоров осуществляют те структурные подразделения Предприятия, которые участвовали в их заключении.

5.2. Руководители структурных подразделений, обеспечивающих исполнение договоров, обязаны своевременно информировать руководителя Предприятия об обстоятельствах, препятствующих или затрудняющих исполнение договоров.

Положение о работе с договорами

Договорные отношения лежат в основе деятельности любой организации. Принимается новый работник – с ним заключается трудовой договор, открывается расчетный счет в банке — заключается договор банковского счета или, скажем, реализуются товары — заключается договор поставки. От того, насколько ответственно организация подходит к заключению договоров и их исполнению, зависит в числе прочего вероятность предъявления к ней претензий как со стороны контрагентов, так и со стороны контролирующих органов.

Особенно тщательно обычно организации подходят к работе с договорами гражданско-правового характера. С целью регламентации договорной работы в организации может разрабатываться отдельный локальный нормативный акт – Положение о работе с договорами.

Назначение «договорного» Положения

Целями разработки и утверждения в организации Положения по договорной работе могут быть, в частности:

защита прав и законных интересов организации;
создание единого порядка подготовки и оформления договоров;
организация регистрации и учета договоров для оперативного доступа к ним;
организация разработки типовых договоров.

Такое положение может подробно прописывать, кто отвечает в организации за заключение договоров и контролирует их исполнение, какие документы необходимо собрать для заключения договора и в какие сроки договор должен быть согласован. Наличие такого Положения должно способствовать повышению эффективности деятельности организации в целом.

Особое место при заключении нового договора должно отдаваться проверке добросовестности контрагента. Организация, заключая договор, должна подтвердить, что она проявила должную осмотрительность. Это поможет снизить риск претензий налоговиков, которые, например, могут попытаться доказать, что сделка намеренно была заключена с «непорядочным» контрагентом, для вида и без намерения создать гражданские права и обязанности у сторон договора, а сама организация пытается получить в результате необоснованную налоговую выгоду. Достаточным основанием для налоговиков может послужить тот факт, что ваш контрагент, например, не платит налоги.

При этом проверять целесообразно не просто факт регистрации компании и правомочность подписантов договора, а добросовестность вашего контрагента, его деловую репутацию, платежеспособность. Эти процедуры тоже можно отнести к договорной работе и закрепить в Положении.

Составляем Положение о договорной работе

Положение составляется в произвольной форме. В нем приводятся, к примеру, порядок заключения договоров, перечень необходимых документов, которые должны запрашиваться при заключении договора, ответственность должностных лиц за нарушение в договорной работе. Документы, которые составлены или получены в процессе договорной работы, необходимо сохранять. К примеру, копии учредительных документов контрагента, свидетельства о регистрации и постановке на учет и даже деловую переписку по e-mail. Это позволит подтвердить, что фактическая работа по проверке контрагентов проводилась, т. е. организация проявляла должную осмотрительность.

Положение о договорной работе утверждается руководителем организации. С Положением необходимо ознакомить под роспись всех работников, имеющих отношение к работе с договорами.

Приведем пример Положения о работе с договорами.

Положение о договорной работе на предприятии

Положение о договорной работе на предприятии – документ, который устанавливает правила работы с различного рода договорами для всех структурных подразделений компании. Положение относится к нормативным актам организации и является обязательным для исполнения.

Что вкладывается в понятие «договор»

Под «договором» понимается письменное соглашение двух или более сторон, в котором устанавливается предмет договора, цена, сроки, права и обязанности каждого из участников сделки и прочие параметры (тонкости, нюансы), имеющие значение для исполнения договора.

По сути дела договор – это универсальный инструмент любого предприятия для регулирования внутренних и внешних связей.

Роль документа

Положение о договорной работе обрисовывает стандартную схему работы с различного рода договорами. Обычно оно разрабатывается в крупных компаниях, где большой поток документации, проходящей через разные отделы.

Документ нужен для того, чтобы каждый работник, в чьи обязанности входит работа с контрагентами, знал о том, как, в какие сроки и при соблюдении каких условий нужно заключать договоры, как их исполнять и что делать после их подписания.

Положение указывает на конкретных лиц, которые несут ответственность за разработку и ведение договоров, а также на подразделения предприятия (обычно это юридический и бухгалтерский отделы), специалисты которых обязаны проверять и анализировать данные документы.

Положение регулирует порядок заключения договоров, в том числе по части визирования и подписания, устанавливает правила и нормы их учета, а также общие и индивидуальные условия, соблюдение которых является обязательным в том или ином случае.

Положение может касаться самых разных договоров: трудовых, подрядных, арендных, купли-продажи и т.д.

Срок действия Положения обычно не ограничен и заканчивается только с выпуском отдельного приказа со стороны руководства компании.

При этом вносить в него поправки можно в любое время по мере необходимости.

Кто разрабатывает Положение

Обязанность по разработке Положения обычно возлагается на юрисконсульта организации или стороннего юриста. В некоторых случаях эту работу проделывает сам руководитель предприятия. Однако, вне зависимости от того, кто окажется непосредственным разработчиком Положения, это должен быть человек, знакомый с Гражданским и Трудовым кодексом РФ, а также имеющий представление о должностных обязанностях того или иного работника организации.

Основные моменты Положения, особенности документа

Единого, унифицированного бланка Положения нет, так что работники организаций и предприятий могут писать его в произвольном виде или по шаблону, который действует внутри компании. Главное, соблюсти некоторые, обязательные для подобного рода документов, требования.

Положение должно иметь определенную структуру. В начале отводится место для резолюции главного лица компании. Далее идет основная часть, разделенная на несколько разделов. Основные из них:

преддоговорные отношения с контрагентами;
порядок разработки договора;
урегулирование разногласий и условия подписания договоров;
порядок текущей работы с контрагентами;
назначение ответственных лиц.

При необходимости основная часть может быть дополнена любыми другими пунктами (например, о процедуре расторжении или внесения изменений в ранее заключенный договор или об анализе эффективности исполненных договоров и отчетности по ним) – в зависимости от индивидуальных особенностей предприятия.

Количество разделов и содержание Положения находится в прямой зависимости от потребностей компании и задач, которые стоят перед разработчиками.

В некоторых случаях к Положению могут быть приложены унифицированные формы тех или иных договоров, действующих в компании.

Положение обязательно должно быть заверено оригинальной подписью директора организации или работника, уполномоченного действовать от его лица.

Удостоверять положение при помощи печати надо только в том случае, если использование клише для подобного рода бумаг прописано в учетной политике фирмы.

Образец положения о договорной работе на предприятии

В начале документа (слева или справа), как уже говорилось выше, обязательно должно быть отведено место под резолюцию руководства организации. Оформить ее можно двумя способами:

указать должность руководителя предприятия, его ФИО и поставить подпись;
внести ссылку на документ (приказ, распоряжение), которым данное Положение было утверждено;

Также обязательно надо поставить дату визирования.

Ниже идут разделы, в которые включаются все необходимые условия, которые должны соблюдаться при ведении договоров:

в первый блок обычно вписываются общие положения, в том числе всё, что касается самого понятия «договор», в каких целях заключаются договоры, кто должен ими заниматься и т.п.;
во вторую часть вносится порядок подготовки к заключению договора: прием заявок от контрагентов, документы, которые нужны для заключения договора, условия подписания протокола разногласий и листа согласований и прочие предварительные мероприятия;
в третью часть включаются требования к контролю за исполнением договоров, нормы по их хранению и учету, а также вписываются ответственные сотрудники.

Ознакомление с положением

После того, как Положение будет разработано и подписано у директора предприятия, его исполнение становится обязательным. Поэтому, каждый работник, имеющий отношение к работе с договорами, должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Нарушение какого-либо из пунктов Положения навлекает дисциплинарную ответственность, которая может быть выражена как в простом письменном замечании, так и в выговоре (с внесением в личное дело), особенно, если оно приводит к срыву договора или материальному ущербу для компании.

Как подготовить положение о договорной работе

Зачем нужен документ

Подписанию договора с контрагентом часто предшествует большой подготовительный этап: нужно провести переговоры, разработать проект соглашения, согласовать его с партнерами и внутри компании. После заключения контракт надо зарегистрировать (если это предусмотрено законом), соблюдать выполнение его условий, следить за сроками действия и пролонгации (при необходимости). Весь этот процесс подготовки, согласования, заключения и учета договоров желательно описать в отдельном внутреннем документе — положении о договорной работе. Оно позволяет не только ввести порядок взаимодействия сотрудников, но и определить, у кого какие обязанности на разных этапах.

Обращаем внимание, что фиксировать регламент действий в данном случае не обязательно, но разработанное положение о договорной работе существенно облегчает жизнь, поскольку разъясняет функции сотрудников и распределяет ответственность за корректное ведение юридической документации.

Кто разрабатывает ЛНА и что в него надо включить

На законодательном уровне не утверждены требования к лицам, которые должны или могут разрабатывать положение. Вполне логично, чтобы подготовкой текста занялся юрист, который знает аспекты договорной работы, или даже руководитель, понимающий, как надо организовать процесс. Но поскольку правил никаких нет, организация может доверить разработку ЛНА любому сотруднику.

Какие конкретно разделы включить в нормативный акт, решает автор, при необходимости советуясь с начальством. При этом есть моменты, которые обязательно надо осветить, а именно:

разъяснить, для кого разработан нормативный акт и с какой целью (в вводной части);
перечислить отделы или конкретные должности, которые взаимодействуют с договорами и соглашениями;
написать ориентировочный список реквизитов договоров, которые понадобятся для заключения соглашений с контрагентами, или предоставить типовые формы соглашений для различных ситуаций;
установить процедуру проверки контрагентов, включая перечень бумаг, которые должен предоставить партнер для заключения контракта;
прописать порядок заключения, изменения, расторжения договоров;
предусмотреть перечень лиц, ответственных за работу с договорами;
определить правила учета и хранения соглашений.

Это минимальный набор информации, которую должно содержать положение о договорной работе в организации. Вы вправе расширить список так, как вам удобно.

Порядок утверждения положения и ознакомления с ним

Чтобы разработанный образец положения о договорной работе на предприятии вступил в силу, его должен утвердить руководитель организации. Текст не требуется согласовывать ни с представителями работников, ни с кем-либо другим, но обязательно надо проверить на соответствие действующим законодательным нормам. Например, нельзя привлекать к договорной работе сотрудников, в чьи должностные обязанности это не входит. Другое правило, которое не может нарушить положение, — запрещается хранить договоры меньше установленного срока (сведения для различных типов контрактов надо брать из законов или подзаконных актов). Во избежание нарушений рекомендуем согласовать текст с опытными юристами.

Что касается ознакомления, то документ надо предоставить для изучения тем работникам, на кого он распространяется. Остальных знакомить с ним не надо.