Обязательно ли переписывать приказы в книгу учета приказов

Особенности ведения книги учета приказов в деятельности организации

Неотъемлемой составляющей любого государственного, либо частного предприятия является документооборот. Книга приказов является одним из основных предметов деятельности инспектора по кадрам.

Понятие книги приказов

Книга приказов – это учредительный документ организации, который предназначен для того чтобы ввести документооборот. Книга приказов, или как ее еще называют журнал регистрации приказов, является неотъемлемой частью каждой организации, поскольку выполняет важные функции.

Цель ведения:

  1. Собрать в одно целое все документы и распорядительные акты;
  2. Облегчить поиск документов;
  3. Предать срочность и обязательность документу.

При проверке налоговой, либо других уполномоченных органов, может быть истребована книга приказов. Уменьшается вероятность проблем с налоговой и другими уполномоченными органами (ПФР, МВД), в случае качественного ведения книги.

Законодательное регулирование

Книга приказов регламентируется приказом Минкультуры России № 558. Данный законодательный акт перечислил перечень обязательств, которых должны придерживаться организации. Законодательный акт был принят 25 августа 2010 года.

Важные особенности документооборота:

Как правильно прошивать книгу приказов? Смотрите видео:

Состав

Каждая организация имеет полное право на разработку самостоятельного образца. Однако нужно не расходиться с типовым образцом. Для таких отчётов существует рекомендательный перечень особенностей.

Основные пункты:

  1. Титульный лист;
  2. Указание должностного лица, на которое возлагается ответственность;
  3. Полный перечень приказов.

Как подключиться к базе электронного документооборота? Смотрите здесь.

Титульный лист состоит из названия организации, даты начала и окончания учетной операции, целевое предназначение документа. В графе, должностного лица, на которое возлагается обязанность по ведению, нужно написать имя, должность, его подпись.

Главное условия оформления заключается в составлении надлежащей информации и достоверности данных. В таких книгах нельзя допускать исправления, корректирование перечеркивание.

Уполномоченное лицо по ведению книги приказов

В каждой организации есть ответственный по ведению документации того, или иного характера.

Он должен быть осведомлен об изменениях шаблонов заполнения журнала, и четко знать законодательную базу, которая возникает в данных правоотношениях.

Пример заполнения книги приказов.

Помимо законодательства, важным аспектом успешной деятельности должностного лица, является изучение всей структуры организации, что позволит полностью контролировать внутренние процессы.

Ведение

Во всех подразделениях и организациях есть специально обученное, уполномоченное лицо, для ведения книги приказов. В его обязанности входит своевременное заполнение граф, в надлежащей форме, подшивка бумаг, и т.д.

Чем отличается приказ от распоряжения? Читайте по ссылке.

Также ему необходимо обрабатывать текст, для того чтобы правильно составлять документы. Законодательством не предусмотрено унифицированной формы составления.

Существуют правила заполнения, которых нельзя нарушать. В эти правила входит обязательное указание дат, и четкого хронологического порядка последовательности приказов.

Реквизиты при заполнении:

  • название организации;
  • дата создания акта;
  • число окончания введения;
  • регистрационный номер;
  • фамилия должностного лица с подписями.

Помимо удобства быстрой и качественной проверки налоговой и другими инстанциями, появляется потребность в быстром поиске приказов по личному составу предприятия.

Требования

Как и у любой другой документации, в книге приказов есть особые требования. Главным требованием является правильное оформление, которое возможно при изучении всех вышеупомянутых особенностей.

Указание даты, индекс и № документа, позволит быстро найти необходимый приказ. Личный состав работников предприятия нумеруется в хронологическом порядке. Данная особенность присуща всем предприятиям.

Одним из важнейших требований, является строгий запрет на изменение и редактирование, с помощью корректировки. Если проверяющий заметит корректировку какого-либо приказа, это может вызвать проблемы у организации. Исправлять можно только при зачеркивании, чтобы было видно два варианта.

Заполнение по личному составу:

  1. Указание ФИО работника;
  2. Номер распоряжения;
  3. Использование установленного шаблона написание дат (дд.мм.гггг);
  4. Указание типа действия приказа;
  5. Причина принятия распорядительного документа.

Что такое книга учета приказов и является ли она обязательной? Ответы в видео:

Хранение

Хранение – это одна из важнейших особенностей документооборота. Согласно приказу Росархива № 68, хранение документов осуществляется в течение календарного года. После истечения данного срока, сдается в архив, где хранится от 5 до 75 лет.

В 2016 году вышли поправки к данному законодательному акту, где наибольшее количество лет хранения в архиве составляет – 50 лет.

Индекс документов:

  • “К” и “Л/С” – хранение до 50 лет;
  • указание другого индекса – хранение до 5 лет.

Особенностью временного хранения – распоряжения, касающиеся отпусков и командировочных.

Электронный вариант книги

Для того чтобы создать журнал, уполномоченное лицо может воспользоваться любой лицензированный компьютерной программой. Для того чтобы была возможность вести отчетность, необходимо наличие электронного регистрационного журнала, который присутствует во многих компьютерных программах.

Пломбировка книги приказов.

Это особенность дает возможность кадровику вести журнал регистрации в электронном варианте. Плюсы электронного варианта заключается в том, что можно в любой момент распечатать файл, также присутствует возможность редактирования.

Минусы электронного ведения:

  1. В случае смены программы;
  2. Обновления, которые могут привести к изменениям;
  3. Сбой программы.

Заключение

Книгу распоряжений необходимо вести в каждой организации надлежащим образом. Из качественного и правильного ведения отчетностей, можно сделать выводы внутри организации по некоторым ошибкам, или наоборот, при анализе правильно принятых решений.

Ведение, предоставление достоверной информации и хранение является необходимым условием написании книги распоряжений.

Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу

Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде. При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде не установлена. Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно.

п. п. 65 и 66 ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации — их ведение для организаций в бумажном виде обязательно:

форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н), форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (утв. Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141) и др.

Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнала учета отпусков) законодательно не утверждена. Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.

Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации. В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.

Отметим, что организации необходимо учитывать сроки хранения книг и журналов кадрового учета, которые установлены

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Е.А.Чершинцева
Национальный исследовательский
университет «Высшая школа экономики»

Обязательно ли в организации вести книгу приказов.

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Обязательно ли в организации вести книгу приказов?

Ответ

Книга приказов обязательной не является. Приказы необходимо вести в печатном виде с подписью работодателя и ознакомительной подписью работника.

Ведение журналов регистрации приказов действующим законодательством также не предусмотрено. Поэтому Вы можете их вести по правилам, разработанным в Вашей организации, в том числе в электронном виде.

Обязательным реквизитом приказа является подпись издавшего его лица (п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Кроме того, с приказами знакомят работников, в отношении которых издают распорядительные акты (ст. 68, ст. 84.1, ст. 193 ТК РФ).

В общем случае приказы составляют на бумажном носителе, если используют электронный документ, появляется необходимость применять ЭЦП (ч. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Ведение книги приказов действующим законодательством не предусмотрено.

Ряд журналов ведется в кадровой службе в обязательном порядке, среди них, прежде всего:

 книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

 приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

 журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля.

Полный перечень обязательных журналов доступен в Системе по ссылке: Журналы учета и регистрации.

Журналы регистрации приказов обязательными не являются. Поэтому Вы можете вести их в электронном виде или не вести вовсе.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Какие журналы обязательно вести в отделе кадров

В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе. В целом все журналы регистрации направлены на то, чтобы вести учет и структурировать какие-либо:

 факты (ознакомление сотрудников с локальными актами, выдача справок);

 события (проверки на предприятии государственными ведомствами);

 документы (трудовые договоры, личные дела и т. п.).

Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа. Например, по Журналу учета проверок можно быстро определить, когда в последний раз приходил инспектор из Роструда.

Все журналы учета и регистрации, которые применяет кадровая служба, можно разделить:

 на обязательные для ведения;

В отношении журналов, которые носят рекомендательный характер, каждая компания самостоятельно оценивает целесообразность их ведения. Итоговое решение будет зависеть от ряда факторов: численности персонала, особенностей документооборота компании, особенностей построения трудовых отношений с сотрудниками. Очевидно, что если в организации нет материально-ответственных лиц, то Журнал договоров о материальной ответственности ей не пригодится. Если в организации принято знакомить сотрудников с локальными актами путем подписания листа ознакомления, то ей вряд ли понадобится Журнал учета ознакомления с локальными актами.

Подробнее о журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см. таблицу.

к. и. н., профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия

С уважением и пожеланием комфортной работы, Роман Кондратюк,

Обязательно ли переписывать приказы в книгу учета приказов

Обязательно ли переписывать вручную в тетрадь или книгу приказы директора или другого руководителя? Ведь в печатном варианте они все есть. Каким документом это закрепляется?

ГБПОУ «Гусиноозерский энергетический техникум»

Согласно действующему трудовому законодательству требования к ведению делопроизводства в каждой конкретной организации (включая образовательные) регламентируется локальным нормативным актом.

Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Данный документ для образовательных организаций не является нормативным, однако, в качестве примера для установления отдельных требований к делопроизводству может использоваться.

Документы, создаваемые в образовательной организации, могут оформляться на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Бумажная форма – это и документ, написанный вручную, и созданный с использованием компьютера и множительной техники. Поэтому переписывать вручную тексты распорядительных актов в тетрадь или книгу приказов нет необходимости.

Достаточно установить формы регистрации (журналы) изданных распорядительных актов по примеру того, как регистрируются документы об образовании, выданные выпускникам: номер, дата подписания акта, срок действия, должность подписавшего лица, тема и т.п. согласно локальному нормативному акту.

Форма регистрации нужна еще потому, что каждому распорядительному акту в реквизитах присваивается номер. Порядковый номер будет определяться в зависимости от очереди регистрации распорядительного акта. Саму форму регистрации (бумажную и (или) электронную) также можно установить локальным нормативным актом.

Copyright © 2010—2019
ООО «Современные медиа технологии в образовании и культуре»

Поддержка
(495) 589-87-71

Сервис «Комментарии» — это возможность для всех наших читателей дополнить опубликованный на сайте материал фактами или выразить свое мнение по затрагиваемой материалом теме.

Редакция Информио.ру оставляет за собой право удалить комментарий пользователя без предупреждения и объяснения причин. Однако этого, скорее всего, не произойдет, если Вы будете придерживаться следующих правил:

  1. Не стоит размещать бессодержательные сообщения, не несущие смысловой нагрузки.
  2. Не разрешается публикация комментариев, написанных полностью или частично в режиме Caps Lock (Заглавными буквами). Запрещается использование нецензурных выражений и ругательств, способных оскорбить честь и достоинство, а также национальные и религиозные чувства людей (на любом языке, в любой кодировке, в любой части сообщения — заголовке, тексте, подписи и пр.)
  3. Запрещается пропаганда употребления наркотиков и спиртных напитков. Например, обсуждать преимущества употребления того или иного вида наркотиков; утверждать, что они якобы безвредны для здоровья.
  4. Запрещается обсуждать способы изготовления, а также места и способы распространения наркотиков, оружия и взрывчатых веществ.
  5. Запрещается размещение сообщений, направленных на разжигание социальной, национальной, половой и религиозной ненависти и нетерпимости в любых формах.
  6. Запрещается размещение сообщений, прямо либо косвенно призывающих к нарушению законодательства РФ. Например: не платить налоги, не служить в армии, саботировать работу городских служб и т.д.
  7. Запрещается использование в качестве аватара фотографии эротического характера, изображения с зарегистрированным товарным знаком и фотоснимки с узнаваемым изображением известных людей. Редакция оставляет за собой право удалять аватары без предупреждения и объяснения причин.
  8. Запрещается публикация комментариев, содержащих личные оскорбления собеседника по форуму, комментатора, чье мнение приводится в статье, а также журналиста.

Претензии к качеству материалов, заголовкам, работе журналистов и СМИ в целом присылайте на адрес

Информация доступна только для зарегистрированных пользователей.

Уважаемые коллеги. Убедительная просьба быть внимательнее при оформлении заявки. На основании заполненной формы оформляется электронное свидетельство. В случае неверно указанных данных организация ответственности не несёт.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector