Можно ли не удерживать с работника сумму за вкладыш с трудовую книжку

Можно ли не удерживать с работника сумму за вкладыш с трудовую книжку

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Обязано ли бюджетное учреждение при выдаче трудовых книжек сотрудникам удерживать стоимость трудовых книжек, приобретенных ранее за счет средств от приносящей доход деятельности? Возможно ли удержание данной стоимости из заработной платы сотрудников? Если да, то по какой статье КОСГУ следует начислять доход? Как эти операции следует отразить в бухгалтерском учете? Как данные операции отражаются в налоговом учете?

К вопросу о взимании платы за трудовую книжку

В соответствии с требованиями ст. 65 ТК РФ при заключении работником трудового договора впервые работодателем ему оформляется трудовая книжка. При этом выдача работнику трудовой книжки производится за плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила N 225)).
Однако, определяя «обязательность» взимания этой платы, следует учесть, что:
— выдача трудовой книжки за плату, определенная п. 47 Правил N 225, является правом работодателя (смотрите Решение Верховного Суда РФ от 19.06.2007 N ГКПИ07-564), а не его обязанностью;
— работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в том числе улучшающие положение работников (ст. 8 ТК РФ, ст. 57 ТК РФ).
Таким образом, решение о необходимости взимания платы с работника за выдачу трудовой книжки, по нашему мнению, находится в компетенции работодателя.

Налоговые последствия взимания (невзимания) платы за трудовую книжку

Допустим, трудовая книжка выдана работодателем за плату.
В целях налогообложения такая операция признается реализацией товара и поэтому, как следствие, в соответствии со ст. 146 НК РФ является объектом обложения НДС (смотрите также письма Минфина России от 06.08.2009 N 03-07-11/199, от 27.11.2008 N 03-07-11/367, от 07.10.2008 N 03-03-06/4/67) по ставке 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Конечно сумму налога, предъявленную продавцом (изготовителем) бланков трудовых книжек, учреждение вправе принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). Однако сделать это без каких-либо последствий учреждение сможет только в случае приобретения трудовых книжек за счет средств от приносящей доход деятельности. Ведь в случае приобретения учреждением трудовых книжек за счет средств субсидий, предоставленных федеральных бюджетом, принятие «входящего» НДС к вычету (возмещению) приведет к повторному возмещению налога из федерального бюджета (смотрите письмо Минфина России от 26.01.2012 N 03-07-11/20).
НДС в последнем случае будет определен учреждением как разница между ценой реализуемого имущества с учетом налога и стоимостью реализуемого имущества (п. 3 ст. 154 НК РФ).
Кроме того, полученная учреждением от работника плата за выданную трудовую книжку, является доходом для целей обложения налогом на прибыль организаций (пп. 1 п. 1 ст. 248, ст. 249 НК РФ; смотрите также письмо Минфина России от 07.10.2008 N 03-03-06/4/67).
Напомним, что прибылью признаются полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов (ст. 247 НК РФ). При этом в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ принятие расходов учреждением на приобретение бланков трудовой книжки в целях налогообложения прибыли будет правомерным при условии, что они произведены за счет средств от приносящей доход деятельности. Следовательно, если закупка трудовых книжек была произведена за счет средств выделенных учреждению субсидий, то данные расходы к уменьшению доходов, подлежащих налогообложению, не принимаются.
Обратите внимание: в профессиональном сообществе также существует позиция, согласно которой денежные средства, полученные от работника, являются не выручкой, а возмещением затрат на приобретение книжки, так как плата, взимаемая с работника за выдаваемую ему трудовую книжку, равна затратам на ее приобретение, поэтому предоставление трудовых книжек и вкладышей к ним не может быть расценено как реализация товара (п. 1 ст. 39 НК РФ).
Данная позиция находит поддержку и у судей (смотрите, в частности, постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2007 по делу N А56-44214/2006, от 01.10.2003 по делу N А26-5317/02-28).
Однако, учитывая незначительность сумм налогов, взимаемых с рассматриваемых операций, мы не считаем целесообразным придерживаться указанной позиции и отстаивать ее в суде.
Итак, взимание платы с работника при выдаче трудовой книжки имеет определенные «налоговые последствия». Но это еще не повод считать решение о безвозмездной выдаче трудовых книжек работникам оптимальным. Ведь «налоговые последствия» возникнут у учреждения и в случае безвозмездной выдачи.
Во-первых, безвозмездная передача товаров для целей обложения НДС равнозначна реализации (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367). При этом уплатить налог учреждению придется из своих средств.
Во-вторых, безвозмездная передача работнику трудовой книжки приведет к возникновению у работника дохода в натуральной форме, подлежащего обложению НДФЛ (смотрите письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367).
Конечно, трудовая книжка может быть передана работнику в качестве подарка на основании договора дарения, а учитывая ее невысокую стоимость, соответствующий доход работника не будет облагаться НДФЛ в соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ (смотрите, например, письмо Минфина России от 01.06.2010 N 03-04-06/6-106). Однако такое «дарение» учреждению необходимо будет подтвердить документально (наличие приказа, договора и т.п.).

Бухгалтерский учет

Как видим, в зависимости от выбранного варианта выдачи трудовой книжки работнику (за плату, безвозмездно) и источника расходов на приобретение трудовой книжки, бухгалтерские записи в учете учреждения будут различаться.
Рассмотрим пример отражения операции выдачи трудовой книжки работнику за плату при условии, что бланк трудовой книжки был приобретен ранее учреждением за счет средств субсидии на выполнение госзадания.
Согласно положениям «Инструкции. «, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, в бухгалтерском учете учреждения могут быть отражены следующие записи:
1. Отражено уменьшение по забалансовому счету 03 «Бланки строгой отчетности»
— на основании заявления работника выдана трудовая книжка;
2. Дебет 2 205 31 560 Кредит 2 401 10 130*(1)
— начислен доход в сумме полученной платы за трудовую книжку;
3. Дебет 2 201 34 510 Кредит 2 205 31 660
— в кассу поступила плата за трудовую книжку;
4. Дебет 2 210 03 560 Кредит 2 201 34 610
— денежные средства внесены на лицевой счет учреждения в органе Федерального казначейства;
5. Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 210 03 660
— денежные средства зачислены на лицевой счет учреждения, одновременно отражено увеличение по забалансовому счету 17;
6. Дебет 2 401 10 130 Кредит 2 303 04 730
— начислен НДС;
7. Дебет 2 303 04 830 Кредит 2 201 11 610
— перечислен налог в бюджет, одновременно отражено уменьшение по забалансовому счету 17.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
государственный советник РФ 3 класса Семенюк Александр

Ответ прошел контроль качества

29 октября 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) По нашему мнению плату за трудовую книжку учреждению следует отразить по статье 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ)» КОСГУ.
Данной позиции, в частности, придерживаются и отдельные главные администраторы доходов бюджета:
— п. 1 приложения N 2 к приказу Минюста России от 28.04.2012 N 67;
— приложение N 1 к приказу Минкульта России от 26.06.2012 N 659;
— п. 6 приложения N 3 к приказу Ростехнадзора от 31.08.2012 N 482;
— п. 7 приложения N 1 к приказу Росавиации от 27.08.2012 N 574.
Аналогичного мнения в прошлые годы придерживались и специалисты уполномоченных органов:
— письмо Минфина России от 29.12.2006 N 02-14-10а/4060;
— письмо Федерального казначейства от 18.05.2005 N 42-2.2-06/63.

Надо ли удерживать у работника за трудовую книжку?

08.09.2005, 09:55 На форуме с: 14.12.2006
Сообщений: 0

08.09.2005, 10:59 На форуме с: 14.12.2006
Сообщений: 2 522

Работодатель приобретает трудовые книжки не по своей инициативе — этого требует от него законодательство (ст.65 Трудового Кодекса РФ). В развитие требований ТК РФ было принято постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 «О трудовых книжках», которым были утверждены новые формы трудовых книжек и вкладыша к ней, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Пункт 44 постановления Правительства РФ N 225 указывает на то, что работодатели обязаны постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Это установлено п.47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
Плата не взимается в случае в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.
Как учитывать в бухгалтерском учете приобретенные трудовые книжки в настоящий момент не установлено, Минфин РФ не выразил на этот счет никакого мнения.
По моему мнению, бланки трудовых книжек можно учитывать на счете 10 «Материалы», выделив для их учета, к примеру, отдельный субсчет.
При приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, в бухгалтерском учете организации оформляются следующие записи по счетам учета:
Дебет 60 Кредит 51
— оплачены счетов поставщиков на поставляемые трудовые книжки и вкладыши к ним;
Дебет 10 Кредит 60
— стоимость полученных от поставщиков бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (без НДС);
Дебет 19 Кредит 60
— отражен НДС со стоимости приобретенных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним на основании счета-фактуры);
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
— принят к вычету НДС по приобретенным трудовым книжкам, приобретаемым для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения по НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ).
Соответственно при выдаче бланка трудовой книжки и (или) вкладыша к ней, и оплате его работником, в бухгалтерском учете организации оформляются записи по его реализации работнику:
Дебет 73 Кредит 91-1
— стоимость выданного бланка отнесены на расчеты с его получателем;
Дебет 91-2 Кредит 68 «НДС»
— начислен НДС со стоимости реализованного работнику бланка;
Дебет 91-2 Кредит 10
— списана себестоимость реализованного бланка;
Дебет 50 Кредит 73
— внесена работником плата за трудовую книжку и (или) вкладыш к ней.

С уважением, Людмила

08.09.2005, 12:10 На форуме с: 14.12.2006
Сообщений: 2 522

Все новые бланки трудовых книжек, поступившие и выбывшие, учитываются в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша. Ее форма приведена в приложении N 2 к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69. На основании отчета уполномоченного лица в бухгалтерии вносятся записи в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Что касается ведения забалансового учета, то здесь можно провести аналогию с учетом на балансе ценных бумаг в качестве финансовых вложений. Вести Книгу учета ценных бумаг, как это предписывал п.6 приказа Минфина РФ N 2, ПБУ 19/02 не требует. Однако информация, которую она содержала, должна быть получена из аналитического учета (п.6 ПБУ 19/02). Поэтому некоторые организации приняли решение о продолжении ведения такой книги в качестве аналитического регистра к счету 58.
Проведя параллель с ценными бумагами, можно сказать, что Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша может являеться аналитическим регистром, который обеспечивает учет бланков в разрезе их номеров, серий и ответственных лиц.
В какой форме и как вести аналитический учет, организация должна решить самостоятельно.
При небольшом количестве бланков параллельное ведение забалансового учета на счете 006 «Бланки строгой отчетности», на мой взгляд, не рационально и не целесообразно. Такой учет можно обеспечить и на счете 10 «Материалы», используя дополнительные аналитические признаки и Приходно-расходную книгу по учету таких бланков.
Если организация решит использовать для контроля за движением бланков счет 006 «Бланки строгой отчетности», это также не будет ошибкой.
Как я сказала, счет для учета бланков не определен. 10 предлагают большинство экспертов.Собстенно это материальные расходы, потребляемые в процессе деятельности. Срок, правда, может быть более года. Но на 01 ставить ну уж точно не резон.
Что касается 73, то нам пока еще никто ничего не должен. И может быть не будет должен еще долго.
Да и НДС тогда не понятен. 10 — это намерение организации использовать в деятельности, а 73 непонятно что.
Правда, суммы, за несущестенностью, не исказят структуру актива баланса и вряд ли приведут к оговорке аудиторов.

Как удержать стоимость трудовой книжки из зарплаты работника

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, он обязан внести запись о приеме в его трудовую книжку. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него еще нет, то работодатель обязан выдать ему бланк трудовой книжки. При этом стоимость бланка работник обязан возместить. В статье рассмотрим как удержать стоимость трудовой книжки из заработной платы работника.

Способы взыскания стоимости трудовой книжки с зарплаты работника

В соответствии с правилами выдачи трудовых книжек, работодатель вправе взимать за них плату (Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003). Плату за трудовую с работника взымают при принятии его на работу впервые. Если у сотрудника все страницы трудовой закончились и для записей в раздел «Сведения о работе» не осталось места, то сотруднику выдают вкладыш. Стоимость вкладыша также удерживается с работника.

Существует несколько способов, по которым работник может возместить стоимость трудовой книжки или вкладыша. К ним относят:

• оплату наличными;
• перечисление средств на расчетной счет работодателя;
• удержание из заработной платы.

Если оплата за трудовую производится сотрудником наличными, то оформляется этого приходно-кассовым ордером. Удержание стоимости трудовой с зарплаты работника производится только по соответствующему заявлению. Без заявления от работника, вычесть с его зарплаты стоимость книжки работодатель не вправе.Бесспорное удержание проводится только в определенных случаях, предусмотренных статьями 137 и 248 ТК РФ, но в данный перечень выдача трудовой книжки не входит.

Как определить стоимость трудовой книжки к возмещению

Важно! Стоимость бланка трудовой, которая подлежит возмещению работником, определяется исходя из фактических затрат работодателя на приобретение этого бланка.

То есть по той сумме, по которой бланки трудовых, а также вкладыши были оприходованы в учете компании. Обычно это стоимость бланков в соответствии с договором на покупку книжек за вычетом НДС (если продавец бланком работает с НДС, а у покупателя есть право на вычет). Стоимость трудовых отражается в Книге по учету бланков трудовых книжек. Именно по такой сумме работник и обязан возместить стоимость книжки (Читайте также статью ⇒ Как завести трудовую книжку впервые.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки представляют собой документы строгой отчетности и законодательство определяет порядок их хранения и учета (Постановление №225). Каждый работодатель должен вести специальные книги учета трудовых:

1. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
2. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Первая книга обычно ведется в бухгалтерии. Необходимые записи заносятся в нее сразу же после получения от поставщика необходимых бланков.

Важно! В книге указываются все операции, связанные с приобретением и расходованием трудовых и вкладышей, при этом заносятся серии и номера бланков. Помимо этого указывается стоимость закупленных бланков. Именно ее работник и должен будет возместить.

Вторую книгу ведут уже кадровые службы. Но, если ее в организации нет, то такая обязанность также ложится на плечи бухгалтерии. В данную книгу вносят сведения о дате приема нового сотрудника, его должность и реквизиты документа, на основании которого происходит оформление приема на работу.

Бухгалтерский учет

Денежные средства, полученные от работника за трудовую книжку учитываются в качестве прочих доходов на 91 счете, субсчете 1 «Прочие доходы». Если работник вносит деньги непосредственно в кассу, то корреспондировать счет 91.1 будет с 73 счетом «Расчеты с персоналом по прочим операциям». А если работник написал заявление на удержание стоимости трудовой из его зарплаты, то корреспонденция будет со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Проводки при этом будут следующими:

Д50 К 73 – от работника получена плата за бланк трудовой книжки;

Д73 (70) К91.1 – начислен прочий доход за реализацию трудовой книжки сотруднику;

Д91.2 К68 – за реализацию трудовой сотруднику начислен НДС.

Заявление сотрудника на удержание с заработной платы стоимости трудовой книжки или вкладыша к ней

Специального бланка заявления на удержания из зарплаты работника стоимости трудовой книжки нет. Заявление пишется в свободном виде, при этом работодатель бланк заявления вправе разработать самостоятельно. Это позволит привести все документы к общему порядку и сократить время, затрачиваемое сотрудниками на поиск нужного бланка документа. В заявлении должна быть указана стоимость трудовой книжки (вкладыша к ней), по которой работодатель приобрел эти бланки. Приведем образец такого заявления.

Когда трудовая книжка выдается бесплатно

В определенных случаях бланки трудовых оформляются бесплатно. К ним относят:

• чрезвычайные происшествия, в результате которых трудовые книжки работников пришли в негодность;
• порча бланка трудовой сотрудником, ответственным за кадровый учет (в случае первичного заполнения).

В последнем случае виновное лицо обязано будет возместить стоимость трудовой (Читайте также статью ⇒ Как внести пропущенную запись в трудовую книжку).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Обязан ли работодатель иметь в наличии бланки трудовых книжек?

Ответ: Да, обязан. У работодателя в наличии всегда должны быть бланки трудовых и вкладышей в необходимом количестве. В противном случае возникает риск несвоевременного оформления трудовых вновь принятым сотрудникам, а также внесения сведений во вкладыш работающим сотрудникам. Для того, чтобы подобных нарушений избежать, работодателю следует установить определенный лимит бланков и в случае его достижения закупать новые. При этом конкретное число, которому должен равняться такой лимит, законодательство не предусматривает. Каждый работодатель определяет его самостоятельно исходя из численности штата, текучести, а также числа принимаемых молодых сотрудников. Размер запаса бланков трудовых лучше будет закрепить в локальном акте компании, например, в приказе.

Вопрос: Может ли работодатель не взымать денег за трудовые со своих работников?

Ответ: Конкретного ответа на данный вопрос законодательство не предоставляет. Согласно общим правилам, работодатель вправе потребовать с работника возместить стоимость бланка трудовой книжки. Однако прямая обязанность по взиманию денег с работника за выдачу трудовых нет. Если обратиться к бюджетным организациям, то в соответствии со статьями 28 и 34 БК РФ, бесплатная выдача трудовых, приобретенных из бюджетных средств, приведет к нарушению процесса их использования.

Другими словами, бесплатная выдача бланков книжек приведет к увеличению расходов организации (так как возмещения бюджетных средств не будет), а это является нарушением принципов использования бюджетных денег (принцип результативности и принцип эффективности использования).

Обязательно ли удерживать с сотрудника из зарплаты за новый вкладыш к трудовой

Читаем Коран — ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ (Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225)

VI. Учет и хранение трудовых книжек

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.
(п. 43 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
По правильному — надо удерживать из з/п. Но если у Вас есть касса — можно и через нее.