Какой штраф грозит организации в которой нет ответственного за ведение трудовых книжек

3 приказа, за отсутствие которых работодателю грозит штраф 50 тысяч рублей

Что случилось?

Роструд напомнил работодателям, что проверяющие из ГИТ могут в том числе проверить ведение кадровой документации. Отсутствие каких-либо обязательных документов будет являться основанием для привлечения организации к административной ответственности. О чем же, по мнению чиновников, чаще всего забывают работодатели? Оказывается, назначить ответственных лиц и издать об этом 3 важных приказа:

  1. по ведению трудовых книжек,
  2. по воинскому учету;
  3. по охране персональных данных работников.

Такие приказы нужно не только иметь в делопроизводстве, но и постоянно обновлять, если кто-то из назначенных ранее лиц уволится. Ведь приказ с некорректными данными ответственного лица приведет к крупному штрафу.

Приказ об организации воинского учета на предприятии и назначении ответственных за это лиц является обязательным для всех работодателей. Об этом, в частности, сказано в п. 22 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил 11.07.2017. При этом законодательство не предусматривает ограничений в количестве ответственных за это процесс сотрудников. Кроме того, в силу п. 12 постановления Правительства от 27.11.2006 № 719 в организации, в которой работает менее 500 человек отвечать за воинский учет может один работник по совместительству. Главное, чтобы ответственный за воинский учет был назначен приказом по предприятию. Отсутствие этого документа является нарушением, за которое статьей 21.1 КоАП РФ предусмотрен штраф до 1000 рублей.

Приказ № 2: о лице, ответственном за ведение трудовых книжек

Еще один обязательный приказ, который каждая организация должна быть готова предъявить проверяющим, называется «О лице, ответственном за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек». Его наличие предусмотрено пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 . В этом случае делить ответственность между несколькими сотрудниками нельзя, поэтому работник в приказе может быть указан только один. Если он уволился или не может больше исполнять эти обязанности по другим причинам, нужно издать новый приказ. Его отсутствие — серьезное нарушение, за которое по статье 5.27 КоАП РФ размер штрафа может достигать 50 000 рублей. При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

Приказ № 3: о лице, ответственном за обработку персональных данных

Третий важный приказ, без которого нельзя работать ни одной организации, называется «О назначении лица, ответственного за обработку персональных данных». Такой человек должен быть в каждой организации, как того требует статья 22.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Конечно, все лица, имеющие доступ к персональным данным, несут ответственность за их сохранность, но координировать это должен один назаначенный специалист, который и будет отвечать за исполнение требований законодательства.

Кроме того, по нормам статьи 88 Трудового кодекса РФ доступ к персональной информации работников могут иметь только специально уполномоченные лица. В приказе необходимо обязательно перечислить всех работников компании, имеющих доступ к персональным данным. Это могут быть сотрудники отдела безопасности, отдела кадров, бухгалтерии и руководители структурных подразделений. Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению ФЗ о персональных данных. Санкциями статьи 13.11 КоАП РФ за такие нарушения предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на граждан — в размере от 300 до 500 рублей;
  • на должностных лиц — от 500 до 1 000 рублей;
  • на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.

Также нужно помнить, что все указанные в вышеперечисленных приказах лица должны быть ознакомлены с ними под подпись.

Отсутствие книги учета движения трудовых книжек: штраф или нет

Подскажите, пожалуйста, уважаемые коллеги, что будет, если при проверке Гострудинспектор обнаружит, что в отделе кадров не вели книгу учёта движения трудовых книжек. За это предусматривается какой-нибудь штраф или нет?
В данном случае будет нарушением трудового законодательства тот факт, что в организации не ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Проанализируем действующее законодательство.

Так, в соответствии с п.40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В соответствии же с п.41 тех же Правил, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Как видно, данные нормы имеют императивный характер, то есть обязательный, а не говорят о том, что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, как и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее может вестись, а может и не вестись.
Согласно тем же Правилам, формы указанных книг утверждаются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.
Как правило, при проверках трудовые инспектора требуют предоставить обе эти книги, и их отсутствие, в большинстве случаев, расценивается как нарушение трудового законодательства. Санкции же за нарушения трудового законодательства установлены в ст.5.27 КоАП РФ. В силу этой статьи, нарушение законодательства о труде и об охране труда —
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, —
влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЕДЕНИЕ И ВЫДАЧУ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Законодательство Российской Федерации предусматривает ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Лица, ответственные за ведение и выдачу трудовых книжек, в случае нарушения соответствующих правил могут быть привлечены к административной или даже уголовной ответственности. Рассмотрим эти вопросы более подробно в нашей статье.

Отметим, что основными нормативными документами применительно к рассматриваемой нами теме являются:

– Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ);

– Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ);

– Уголовный кодекс Российской Федерации (далее – УК РФ);

– Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 “О трудовых книжках” (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек));

– Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”.

Правилами ведения и хранения трудовых книжек предусмотрена ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек.

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Если конкретизировать данное положение, то необходимо оговориться, что приказом (распоряжением) работодателя назначается специально уполномоченное лицо, которое непосредственно и несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

При этом согласно разъяснениям Роструда, приведенным в Письме от 18 марта 2008 г. N 656-6-0, если работнику понадобился подлинник трудовой книжки и он забрал его из отдела кадров и потерял, то ответственность за утерю при данных обстоятельствах все равно несет специально уполномоченный сотрудник организации, который назначен приказом руководителя.

В связи с этим напоминаем, что работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку лишь в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную ст. 5.27 КоАП РФ, которая носит название “Нарушение законодательства о труде и об охране труда”.

Помимо этого, отсутствие в организации книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее также является серьезным нарушением, за которое предусмотрена ответственность, установленная той же ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, согласно указанной норме нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

– на должностных лиц – в размере от 1000 до 5000 руб.;

– на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток;

– на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток (например, Постановление ФАС Московского округа от 26 октября 2006 г. по делу N КА-А40/10220-06).

Обратите внимание! Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии с Постановлением Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 24 марта 2005 г. N 5 “О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях”, под аналогичным правонарушением в данном случае следует понимать совершение должностным лицом такого же, а не любого нарушения законодательства о труде и охране труда. Например, первый раз должностное лицо не произвело расчет при увольнении одного работника, а позднее – при увольнении другого.

Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным разбирательствам.

Если это обстоятельство работодателем не оспаривается и он в добровольном порядке произвел соответствующие изменения записей в трудовой книжке, то при доказанности того, что неправильная формулировка причин увольнения лишала работника возможности поступить на работу к другому работодателю, работник все равно может предъявить иск о материальной ответственности работодателя.

При этом обязанность возместить работнику не полученный им заработок предусмотрена законодательством во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться.

Согласно ст. 234 ТК РФ такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:

– незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу;

– отказа работодателя от исполнения или несвоевременного исполнения решения органа по рассмотрению трудовых споров либо государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе;

– задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Статьей 237 ТК РФ предусмотрено возмещение работодателем морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом. Размер компенсации морального вреда определяется судом исходя из конкретных обстоятельств каждого дела с учетом объема и характера причиненных работнику нравственных или физических страданий, степени вины работодателя, иных заслуживающих внимания обстоятельств, а также требований разумности и справедливости (п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17 марта 2004 г. N 2 “О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации”).

Кроме всего вышесказанного, за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек предусмотрена ответственность, установленная соответствующими статьями УК РФ.

Статья 140 УК РФ закрепляет ответственность за отказ в предоставлении гражданину информации.

Так, за неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо за предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан, ст. 140 УК РФ предусмотрена альтернативная санкция. Наказание за данное преступление может быть назначено в виде штрафа в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев либо лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет.

Таким образом, неправомерный отказ в своевременном предоставлении работнику надлежащим образом оформленной трудовой книжки, равно как и копий документов, связанных с работой, может обернуться для руководителя организации (должностного лица, ответственного за обращение с трудовыми книжками работников организации) привлечением к ответственности, предусмотренной указанной нормой УК РФ.

Статьей 292 УК РФ под названием “Служебный подлог” установлена ответственность за внесение должностным лицом, а также государственным служащим или муниципальным служащим, не являющимся должностным лицом, в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание. В этой норме также закреплена оговорка, гласящая, что эти действия должны быть совершены из корыстной или иной личной заинтересованности (при отсутствии признаков преступления, предусмотренного ч. 1 ст. 292.1 УК РФ (сходный состав, влекущий, однако, незаконное приобретение гражданства Российской Федерации)).

Отметим, что применение указанной статьи становится возможным лишь в случае, если будет доказано, что руководитель организации (должностное лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками работников организации) совершил виновные действия также из корыстной или иной личной заинтересованности.

В соответствии со ст. 325 УК РФ (“Похищение или повреждение документов, штампов, печатей…”) работодатель, по вине которого было допущено (совершено) похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (к числу которых относятся бланки трудовых книжек и вкладыши в них), совершенное из корыстной или иной личной заинтересованности, может быть наказан штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.

Похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа (в том числе трудовой книжки) наказывается штрафом в размере до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок до трехсот шестидесяти часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

Ответственность работодателя за ведение трудовых книжек

Нормы, определяющие порядок ведения трудовых книжек, относятся к законодательству о труде. Исходя из этого лица, ответственные за ведение трудовых книжек, в случае нарушения правил их ведения, могут быть привлечены к административной ответственности за нарушение законодательства о труде.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Согласно пункту 45 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках») ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Приказом работодателя назначается уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную статьей 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее КоАП РФ). Кроме того, отсутствие в организации книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее также является серьезным нарушением, за которое предусмотрена ответственность, установленная статьей 5.27 КоАП РФ:

1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда-

влечет наложение административного штрафа

на должностных лиц в размере от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от трехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение,

влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии с Постановлением Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 24 марта 2005 года №5 «О некоторых вопросах возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»:

Под аналогичным правонарушением, указанным в части 2 статьи 5.27 КоАП РФ, следует понимать совершение должностным лицом такого же, а не любого нарушения законодательства о труде и охране труда (например, первый раз должностное лицо не произвело расчет при увольнении одного, а позднее — при увольнении другого работника).

Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным разбирательствам. Если это обстоятельство работодателем не оспаривается, и он в добровольном порядке произвел соответствующие изменения записей в трудовой книжке, то при доказанности того, что неправильная формулировка причин увольнения лишала работника возможности поступить на работу к другому работодателю, работник может предъявить иск о материальной ответственности работодателя.

Обязанность возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться согласно статье 234 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) наступает, если заработок не получен в результате:

— незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу;

— отказа работодателя от исполнения или несвоевременного исполнения решения органа по рассмотрению трудовых споров или государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе;

— задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;

— других случаев, предусмотренных федеральными законами и коллективным договором.

К примеру, неполучение трудовой книжки в день прекращения трудовых отношений может быть вызвано отсутствием работника на работе в этот день либо его отказом от получения трудовой книжки. При таком положении работодатель, согласно статье 62 ТК РФ, обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Период времени со дня прекращения трудового договора до дня отправления уведомления рассматривается как период задержки выдачи трудовой книжки, подлежащей оплате. Поэтому, в случае неполучения уволенным работником трудовой книжки в день увольнения, работодатель должен на следующий же день отправить уведомление бывшему работнику. Тем самым он оградит себя от материальной ответственности. В противном случае работодатель обязан выплатить работнику заработную плату за весь период задержки трудовой книжки.

Кроме того, статьей 237 ТК РФ предусмотрено возмещение работодателем морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом.

Действующим в настоящее время законодательством за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов статьей 13.20 КоАП РФ установлена ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда, а на должностных лиц организаций — от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда.

Более подробно с вопросами, касающимися трудовых книжек, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Трудовые книжки: порядок заполнения».

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector