Какие документы на возврат товара форма

Важная информация: какие документы нужны и как они оформляются при возврате товара?

Совершив неудачное приобретение, покупатель может вернуть покупку обратно в магазин. Сделать он это вправе, если обнаружил брак.

А также, если покупка не удовлетворила его по каким-либо внешним характеристикам. Процедура обмена и возврата в различных торговых сетях происходит одинаково. Рассмотрим все правила и нюансы по порядку, расскажем, как оформлять документы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-44-61 . Это быстро и бесплатно !

Какая документация нужна?

В первую очередь, продавец от покупателя требует чек об оплате. Если потребитель не может предоставить кассовый или товарный чек, то это не является основанием для отказа в приеме товара (п.5 ст. 18 Закона №2300-1). Подтвердить покупку можно и другим способом, например, выпиской по банковской карте.

Требуется ли от покупателя паспорт?

Чтобы вернуть покупку потребуется написать соответствующее заявление, в тексте которого необходимо будет указать причину возврата. Большая часть продавцов отказывается возвращать товар без предъявления покупателем паспорта. На законодательном уровне обязательство по предоставлению паспорта в такой ситуации не установлено, однако, как показывает практика, без этого документа обойтись нельзя.

Такое требование со стороны торговой точки обусловлено тем, что при оформлении возврата денежных средств покупателю продавцы заполняют определенную документацию, для чего требуется идентифицировать клиента. Требование указать паспортные данные в заявлении также не является нарушением закона (Постановление ВС РФ от 15.06.2016 № 25-АД15-3).

О том, нужен ли паспорт при возврате товара и обязательно ли предъявлять оригинал, читайте в нашей статье.

Как оформить бумаги?

Рассмотрим, какие документы и как оформляются при возврате товара.

Написание заявления

В магазинах на случай возврата или обмена всегда имеются распечатанные бланки заявления.

Документ не имеет установленной формы, поэтому при отсутствии готовых бланков покупатель может самостоятельно от руки его составить. В шапке заявления указывается следующая информация:

название торговой точки и адрес ее местонахождения;
должность и ФИО руководителя (если имеется такая информация);
ФИО, паспортные данные, адрес, телефон покупателя.

После шапки следует название документа. Если покупатель возвращает покупку в магазин, то следует указать «Заявление на возврат товара». В основной части заявления указываются следующие сведения:

дата покупки;
информация о продукте (название, марка, стоимость);
основание для возврата со ссылкой на закон;
описание соответствия законодательным требованиям по сохранности продукции;
заметка о том, что в магазине нет подходящего товара для обмена;
если оплата производилась с банковской карты, то указываются ее реквизиты.

Скачать бланк заявления на возврат товара
Скачать образец заявления на возврат товара

О нюансах составления заявления на возврат или обмен товара от покупателя, а также о сроках его рассмотрения, можно узнать тут.

Составление претензии

Если после написания заявления решить вопрос с возвратом денежных средств за покупку не удалось, то покупателю потребуется составить претензию. Претензия составляется в свободной форме, но обязательно должна содержать в себе всю важную информацию. В документе следует указать:

полное наименование торговой точки и ФИО руководителя (желательно);
данные заявителя (ФИО, адрес, телефон);
обстоятельства приобретения той или иной вещи (дата, место);
детальная характеристика приобретенной вещи (марка, цвет, размер, комплектация, стоимость);
причина возврата;
выдвигаемые требования со ссылкой на законодательство;
перечень прилагаемых документов;
дата и подпись заявителя.

Скачать бланк претензии на возврат товара
Скачать образец претензии на возврат товара

Претензия, как и заявление, составляется в двух экземплярах. Экземпляр с отметкой о приеме претензии продавцом отдается на руки покупателю. Если в торговой точке отказываются принимать претензию, то в такой ситуации документ следует отправить по почте заказным письмом с уведомлением.

Подробнее о том, как составить и куда подавать претензию на возврат денег за некачественный товар или на его обмен, читайте тут.

Исковое заявление

К сожалению, не всегда вернуть неподходящую вещь получается без проблем. В некоторых случаях вопрос приходится решать в судебном порядке. Для этого покупателю необходимо составить исковое заявление о защите прав потребителей. В документе необходимо указать следующую информацию:

наименование судебного органа, в который будет подан иск;
ФИО, адрес истца;
ФИО, адрес ответчика;
детальное описание обстоятельств и причины подачи иска;
выдвигаемые заявителем требования;
перечень документов, прилагаемых к делу;
дата и подпись.

Скачать бланк искового заявления о возврате товара
Скачать образец искового заявления о возврате товара

В тексте заявления необходимо сослаться на нормы законодательства в вопросе защиты прав потребителей. В зависимости от цены иска, он может быть направлен в мировой или районный суд. Для рассмотрения дела вместе с иском заявитель предоставляет чек об оплате покупки и другие документы (акт о возврате, экспертиза и т.д).

Акт о возврате (обмене) товара представляет собой документ, на основании которого покупатель возвращает приобретенную продукцию обратно в магазин, а также получает обратно свои денежные средства (в случае возврата). Акт составляется в свободной форме, как правило, у продавцов имеется уже заранее подготовленный бланк. В нем указываются следующие сведения:

полное наименование продавца;
ФИО покупателя;
наименование купленной продукции;
причина отказа от покупки;
номер чека;
дата составления акта и приема продукции;
сумма, которая возвращается покупателю;
подписи сторон.

Скачать бланк акта о возврате товара
Скачать образец акта о возврате товара

Акт составляется при участии обеих сторон, но это может сделать и сам покупатель. В любом случае документ должен быть подписан обеими сторонами. Акт возврата составляется в двух экземплярах.

Бухгалтерское и налоговое документальное оформление

Если покупатель решил отказаться от товара в день его приобретения, то продавец будет действовать следующим образом:

на оригинале чека о покупке проставляется отметка «к возврату»;
после выплаты денежных средств кассир на чеке проставляет отметку «погашено»;
в конце рабочего дня составляется акт по форме КМ-3, куда вносятся все чеки о возвратах;
акт с чеками передается в бухгалтерию;
сумма выплаченных средств записывается в Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4).

Если продавец работает по общей системе налогообложения, то принятый обратно товар подлежит учету, уменьшается выручка, себестоимость продаж, восстанавливается торговая наценка. Сумма НДС, начисленная в момент продажи, вычитается.

При режиме УСН «Доходы» необходимо внести корректировку в сумму выручки отчетного периода, учесть сумму выплаченных покупателю денег.

Если продавец работает по УСН «Доходы минус расходы» дополнительно уменьшаются расходы на сумму себестоимости возвращенного товара. Об этом вносятся соответствующие записи в книгу учета доходов и расходов.

О том, как провести операцию при возврате товара от покупателя по бухучету и составить проводки, читайте в нашем материале.

Процедура возврата и обмена довольно простая, но сопровождается формированием ряда документации. Часть документов составляется в присутствии покупателя. Так как информация вносится в документы бухгалтерского и налогового учета, поэтому требуется идентификация клиента. Для этого покупателя просят предоставить паспорт.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-44-61 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Какие необходимы документы для возврата товара?

Каждый из нас хотя бы раз в жизни случайно совершал покупку изделия с не очень хорошим качеством, это мог быть и производственный брак, и неполная комплектация, и различные неисправности.

Именно поэтому знание о том, как правильно составлять претензию на возврат товара может пригодиться почти каждому и в любой момент. Ведь мы с вами живем в эпоху потребления и ежедневно совершаем какие-либо покупки, будь то товары или услуги.

Перечень документов, необходимых для оформления возврата купленной продукции

Вернуть товар может каждый покупатель, который в силу различных причин приобрел товар ненадлежащего качества, не соответствующего установленным нормам и стандартам. Если вы купили изделие с браком или с неполной комплектацией, то составляйте претензию на возврат бракованного товара и обращайтесь к продавцу.

В статье 18 Закона №2300-1 «О защите прав потребителей» определены основные права покупателя. Главное из них – право совершить возврат купленного товара в магазин, если при эксплуатации изделия обнаружились недостатки или изъяны. Вернуть товар можно потребовав полный возврат стоимости товара, либо путем обмена на схожий товар с надлежащим качеством.

Чаще всего закон находится на стороне покупателя, однако есть и некоторые случаи, которые можно отнести к исключениям из этого правила. Например, когда покупатель был заранее предупрежден о недостатках товара, и уже зная о них, совершил покупку изделия. Обычно согласие потребителя с тем, что он покупает товар с дефектом, оформляется письменно с помощью отметки в платежных документах, например, на чеке или гарантийном талоне.

Если потребитель не был проинформирован о том, что он покупает товар с дефектом, то у него возникает законное право предъявить претензию на возврат товара продавцу.

Если вы попали именно в такую ситуацию, то учтите, что оформлять документ придется в свободной форме, но с учетом обязательных пунктов. При составлении претензии будьте крайне внимательны и учитывайте все рекомендации. Если все напишите правильно, то у продавца не останется вариантов, кроме как пойти вам навстречу и оформить возврат.

И все — таки именно процедуры по возврату товара самые конфликтные. Это происходит, потому что нерадивые продавцы иногда пытаются обойти закон и придумывают массу причин, чтобы не принимать товар.

Образец, используя который, вы сможете правильно заполнить претензию на возврат товара, можно посмотреть на нашем сайте.

Кроме претензии, покупатель должен предоставить:

кассовый чек, в случае, если он был утерян, то квитанции кассовых ордеров;
правильно заполненная техническая документация, которая заполняется продавцом при покупке товара;
гарантийный талон (если таковой заполнялся);
паспорт покупателя (продавец может потребовать паспорт для удостоверения личности покупателя);
другой документ, который может подтвердить факт совершения покупки.

Какие образцы претензий по защите прав потребителей существуют, читайте тут.

В течение какого временного промежутка можно передавать товар обратно в магазин?

В зависимости от того, сколько времени прошло с момента продажи изделия, устанавливается возможный порядок возврата покупки в магазин. Закон выделяет 3 разные периода времени. У каждого периода есть свои особенности и условия.

Какие бывают сроки возврата товара в магазины?

Срок возврата в 2 недели (если не считать день покупки, как говорит закон, то 15 дней с момента покупки). В течение этого срока можно вернуть товар хорошего качества, который не нравится по субъективным причинам (цвет, размер, фасон, форма и т.д.) Этот же срок применяется для обмена или возврата товаров технически сложных, в случае обнаружения у них серьезных недостатков либо дефектов.
Возврат товара на протяжении гарантийного срока. Этот возврат возможен в том случае, когда на товар установлен гарантийный срок. В течение этого срока продавец или производитель несут ответственность за исправность изделия вплоть до окончания срока гарантии. Продавцом, производителем и законом могут устанавливаться различные срок годности, в этом случае во внимание следует принимать наибольший срок гарантии.

Приведем пример, законом на какой-то товар установлен гарантийный срок в 2 года, а в магазине этот срок уменьшили до 18 мес. Правильным будет считаться срок гарантии, который больше, то есть 2 года. Бывает и наоборот, когда производитель дает на свое изделие гарантийный срок больше, чем закон.

Возврат товара в течение срока службы. В течение срока службы на изделие производитель обязан устранять неисправности, если они появились до момента продажи продукции. Срок службы может быть установлен как добровольное обязательство со стороны производителя, в этом случае он указывается в технических документах к товару. Исчисляется срок службы с даты выпуска изделия на производстве. Если производитель свой срок службы не устанавливает, то государство определяет свой срок в 10 лет.

Все товары надлежащего качества можно обменять в течение 15 дней со дня приобретения, если они не подходят по следующим критериям:

Не устраивает комплектация.
Не подходит фасон.
Не нравится расцветка.
Не подходящие габариты.
Не та форма.
Не подходящий размер.

Если вы хотите вернуть такой товар, то соблюдайте следующие условия:

Не используйте товар.
Сохраните его внешний товарный вид.
Проследите, чтобы все его функции и свойства сохранились в полном объеме.
Не нарушайте заводские пломбы, не срезайте ярлыки и бирки.
Приложите к возвращаемой вещи документы, подтверждающие покупку товара именно в этом магазине (договора, чеки, гарантийный талон).

Обычно обмен товара на аналогичный с нужными вам параметрами продавец делает незамедлительно. Но что делать, если нужного вам товара в магазине нет?

Тогда у вас появляется еще ряд возможностей для реализации своего права, а именно:

Просите продавца заменить вам покупку на другой товар с перерасчетом суммы.
Дождитесь поступления аналогичной вещи в продажу и сделайте обмен позднее.
Требуйте вернуть вам деньги за купленное изделие. Согласно закону продавец обязан удовлетворить это требование в течение трех суток с момента вашего обращения.

Важно знать! Если вы хотите только возврата денег за ненужный товар, то прежде чем нести его назад, убедитесь, что в магазине нет аналогичного. Иначе у продавца возникает полное право обменять вам товар и отказать в возврате денег.

Как правильно оформить претензию о передаче бракованной продукции продавцу?

Чтобы увеличить свои шансы на успешное разрешение вопроса с бракованной продукцией в магазине, составляйте претензию на возврат товара с помощью следующих рекомендаций:

Пишите документ в двух экземплярах, один из них останется у продавца, второй, с росписью продавца о получении, будет храниться у вас.
В претензии обязательно укажите обстоятельства покупки изделия, включая дату, время и место совершения сделки.
Подробно опишите само изделие, включив в описание такие параметры как полное наименование, название производителя, комплектацию, артикул, размер, серийный номер и др.
Досконально перечислите все найденные в товаре недостатки, сделав ударение на том, что из-за этих неисправностей использовать товар по назначению не представляется возможным.
Чтобы избежать потери времени в случае сомнений продавца о причинах возникшего брака, предложите ему провести экспертизу качества товара за его счет.
В заключение дайте ссылки на те нормы в законе, которые регулируют отношения между продавцом и покупателем, например:
ссылку на статью 18 закона РФ «О защите прав потребителей». В ней написано, что потребитель имеет право вернуть товар, если обнаружил в нем дефекты;
ссылку на статью 309 Гражданского кодекса РФ, где прописаны обязанности продавца;
ссылку на статью 310 Гражданского кодекса РФ, которая не разрешает в одностороннем порядке продавцу отказываться от исполнения своих обязанностей по договору купли-продажи.
ссылку на статью 503 Гражданского кодекса РФ, которая по смыслу является дубликатом статьи 18 закона №2300-1 о защите прав потребителей.
Так же не забудьте указать в тексте, есть ли у вас на руках кассовый или товарный чек, подтверждающий покупку. Согласно закону, если таких чеков нет, то продавец все – равно не сможет отказать вам в возврате товара плохого качества. Но с вашей стороны потребуется доказать факт совершения сделки купли — продажи у данного продавца другими способами. Более подробно об этом написано в пункте 5 ст. 18 закона «О защите прав потребителя».
Если вы собираетесь возвращать крупногабаритную покупку весом более 5 кг, то в претензии лучше сразу описать порядок и способ ее доставки в магазин. Пункт 7 статьи 18 Закона о защите прав потребителей говорит, что перевозить возвращаемый товар обязан продавец, и оплачивать все расходы с этим связанные тоже должен он. Но если доставку организует покупатель, то продавец обязан будет возместить тому все транспортные расходы.
В конце документа обязательно должна стоять ваша подпись с расшифровкой и дата.
До того как садиться писать претензию выясните полное название магазина или торговой организации, в которой вы совершили покупку некачественного товара. Легче всего найти эту информацию на товарном чеке или в уголке покупателя на территории самого магазина.
Кроме того, желательно внести в документ полные ФИО директора магазина или торговой точки. Их можно найти на официальном сайте предприятия, если таковой есть, или узнать у персонала магазина.

Образец бланка возврата товара от покупателя

Если покупателя не устраивает качество приобретенного товара или если вещь не подходит по каким-либо характеристикам, он имеет право вернуть покупку в магазин и получить за нее уплаченные деньги. Бланк возврата товара от покупателя, образец которого будет представлен в этой статье, заполняют для оформления процедуры возврата по установленным правилам.

С чего начинается возврат

Чтобы вернуть уплаченные деньги, покупатель должен представить в магазин:

№	Что предъявить	Пояснение
1	Товар с сохранным товарным видом	Он должен быть в целой упаковке, с нетронутыми ярлыками, с полной сохранностью всех физических свойств и качеств
2	Гарантийный талон	Если он оформлялся при покупке товара (не на все товары по закону положена гарантия)
3	Документ, подтверждающий покупку	Обычно для этой цели используют кассовый чек. Крупные сети магазинов сохраняют данные о каждой покупке в своей базе, поэтому даже если бумажного чека нет на руках, магазин обязан принять заявление о возврате.
4	Документ, подтверждающий личность покупателя	Это может быть паспорт или водительское удостоверение
5	Заявление	Написанное покупателем в свободной форме или по образцу магазина

Сроки возврата

Некачественный товар возвращают если еще не закончился установленный изготовителем срок годности или гарантийный период. Если же этот срок не был обозначен изготовителем, то – в продолжение 2-х лет с момента приобретения. При этом вернуть технически сложный товар можно в течение 15-ти дней после покупки.

Что должно быть в бланке возврата

Если в магазине нет готовой формы рассматриваемого бланка, покупатель может составить заявление в свободной форме по аналогичному ниже принципу. В стандартный образец бланка возврата товара от покупателя должна входить следующая информация:

Ф.И.О. руководителя торгового предприятия (если известно) и название магазина;
Ф.И.О. покупателя с паспортными данными;
название товара и уплаченная покупателем сумма за него;
причины, по которым покупатель хочет вернуть товар (желательно со ссылками на Закон о защите прав потребителей, ГК РФ и др.).

Крайне рекомендуем указывать ссылку на нормативный акт, подтверждающий право покупателя отказаться от приобретённого товара. Обычно это Закон о защите прав потребителей (необходимо подобрать подходящую под вашу ситуацию норму права из него).

Отметим, что часто образец бланка возврата товара от покупателя размещают в свободном доступе в так называемом «Уголке покупателя» в помещении магазина. Это позволит ознакомиться с его формой и быстрее составить заявление.

На документе обязательно ставят дату и подпись покупателя, после этого передают представителям магазина.

На практике образец бланка возврата товара от покупателя выглядит примерно так:

С нашего сайта скачать бесплатно образец бланк возврата товара от покупателя можно по прямой ссылке здесь.

Когда продавец может отказать покупателю

Заполненный образец бланка на возврат товара от покупателя передают продавцу, после чего руководство торговой компании принимает решение о возврате уплаченной суммы или обмене на аналог без дефектов качества.

Но в некоторых случаях продавец вправе отказать в удовлетворении требований покупателя. Вот наиболее распространенные ситуации:

Ситуация	Пояснение
Отказ в возврате продовольственных товаров	Если они соответствуют требованиям качества и не имеют каких-либо дефектов, их вернуть не удастся
Отказ в возврате продукции, запрещенной к возврату	В перечень таких товаров входят лекарства, медицинские товары, предметы личной гигиены и многое другое (см. ссылку ниже)
Отказ из-за упущенных сроков	Покупателю отведено только 14 дней на то, чтобы вернуть товар, не имеющий никаких дефектов. А некачественный товар можно вернуть до окончания гарантийного срока или 2-летнего периода с момента покупки.

Можно ли вернуть товар, купленный в интернет-магазине

Закон предусматривает и возврат покупки, совершенной дистанционно. Если товар был куплен в интернет-магазине, можно аналогичным образом направить претензию на электронный или реальный адрес магазина и в течение недели после покупки просто отказаться от товара.

Если не подошел размер, цвет, фасон и другие параметры, можно написать отказ за 7 дней. А если товар не соответствует требованиям качества – в продолжение гарантийного срока или 2-х лет после приобретения онлайн.

Причём при возврате в течение 7 дней после заказа не нужно объяснять интернет-продавцу причины отказа от покупки. Кроме того, магазин обязан оповестить покупателя о правилах возврата в письменной форме. Если этого не было сделано, можно обращаться с претензией и требованием возврата в течение уже 3-х месяцев с момента совершения покупки, а не 7 дней.

При соблюдении всех правил и формальностей магазин перечисляет уплаченную сумму обратно на банковский счет покупателя. Эта операция должна занять не более 10 дней.

В итоге образец бланк возврата товара от покупателя через интернет-магазин практически ничём не отличается от возврата товара в стационарную торговую точку.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Оформляем возврат товара поставщику

Когда можно вернуть товар

Взаимоотношения между покупателем и продавцом не всегда развиваются без проблем. Например, может возникнуть ситуация, когда нужно вернуть продукцию, для чего понадобится образец акта возврата товара поставщику. Такое может случиться в следующих ситуациях:

Низкое качество покупки. Покупатель вправе законно вернуть товар, который не отвечает требованиям качества, установленным условиями контракта (договора), согласно п. 2 ст. 475 ГК РФ, закону № 2300-1 «О защите прав потребителей».
Поставка не соответствует условиям договора. Если продавец по ошибке доставил больше единиц товара, то покупатель возвращает излишки груза (ст. 466 ГК РФ). И наоборот, если организация-покупатель выявляет недостаток, то имеет право вернуть всю партию.
Отгрузка некомплектной продукции. На основании ст. 480 ГК РФ покупатель вправе требовать снижения цены или поставки недостающих деталей товара, в ином случае — вернуть всю партию некомплектных изделий.
Несоответствие ассортимента товара условиям договора продажи. Если продавец поставил продукцию, отличную от спецификации, то принимающая компания может вернуть изделия или всю партию (ст. 468 ГК РФ).
Время поставки товара просрочено. Это также может стать причиной для отказа от груза. Исключение — если принимающая сторона своевременно не известила поставщика об отказе в приемке продукции с просроченным сроком поставки. В таком случае вернуть изделия не получится (ст. 511 ГК РФ).

Какие документы оформлять на возврат товара поставщику

Прежде чем начать процедуру обратной отгрузки продавцу, направьте ему письменное уведомление или попросту письмо (ст. 483 ГК РФ), чтобы согласовать отгрузку. Процедуру необходимо оформить, чтобы исключить спорные ситуации.

Основным документом, подтверждающим факт обратной отгрузки приобретенной продукции, является акт на возврат продукции. Для оформления можно утвердить собственный бланк с учетом специфики учреждения или использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132:

ТОРГ-2 (ОКУД 0330202);
ТОРГ-12 (ОКУД 0330212).

Составить акт можно как в письменной, так и в печатной форме. При составлении документа укажите обязательные реквизиты:

Дата и место составления документа.
Полное наименование контрагентов — участников процедуры возврата.
Подробный перечень материалов, изделий, продукции.
Причины проведения процедуры возврата.
Ссылка на документ, подтверждающий законное право покупателя на возвращение продукции. Здесь могут быть указаны результаты независимой экспертизы качества изделий, ссылка на нарушенные пункты договора, спецификации.
Срок и условия обратной передачи материалов (требования покупателя).
Реквизиты и подписи сторон, печати (при их наличии).

Учитывайте правило: подписать акт могут только руководители или уполномоченные представители сторон. Подтвердить полномочия можно доверенностью установленного образца (форма М-2). Документ составляется в необходимом количестве экземпляров, но не менее двух (для поставщика и покупателя). К акту обязательно приложите возвратную накладную, претензионное письмо (письмо-сопровождение), результаты независимой экспертизы качества продукции (при поставке бракованного материала).

Образец акта возврата товара

Как составить письмо на возврат

Унифицированного бланка письма на возврат товара не существует. Следовательно, документ придется формировать в произвольном виде. Письмо желательно заполнить на фирменном бланке учреждения. В противном случае придется внести все регистрационные данные о компании-заявителе, то есть о себе.

Итак, структура письма на возвращение товара должна отвечать следующим требованиям:

Данные о заявителе. Укажите наименование организации, которая получила некачественный товар. Также пропишите ИНН и КПП, юридический и фактический адреса компании, если они отличаются. Укажите обязательно контактные данные, например телефон, адрес электронной почты. Также пропишите ответственного работника, с которым можно связаться для решения вопроса. Это намного ускорит решение проблемы.
Информация о получателе. Сначала укажите должность руководителя, наименование организации, которая нарушила условия поставки товара, Ф.И.О. начальника. ИНН, КПП, адрес и телефон укажите в аналогичном порядке.
Наименование документа, например «Письмо на возврат товара» или «Претензия».
Теперь распишите суть вашего обращения. Начните с указания реквизитов договора (контракта, соглашения), условия которого были нарушены. Затем распишите обязательства получателя. То есть пропишите, что должна была исполнить компания по договору. Далее следует написать факты, выявленные в результате поставки (из-за чего пришлось обращаться). Например, укажите, что товар некачественный, поставлена не та продукция, либо иное. Затем обозначьте свои требования. Например, поставить качественный товар, провести замену несоответствующих деталей, компонентов товара или другое. Можно указать конкретный отрезок времени, в течение которого следует устранить недочет.
Приложите копии документов, подтверждающих сложившиеся обстоятельства. Обозначьте подтверждающую документацию в виде перечня приложений к письму на возврат товара. Обязательно приложите акт и накладную на возврат товара.

Письмо подписывает руководитель. Печать ставить не обязательно.

Пример оформления процедуры возврата товара

Рассмотрим ситуацию на конкретном примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» заключило договор № 1 от 01.08.2019 с ООО «Поставка товаров» на приобретение баскетбольных мячей в количестве 100 единиц на сумму 60 000 рублей. Срок поставки — до 31.08.2019. Оплата — деньги 100 % после поставки.

ООО «Поставка товара» поставило мячи 02.08.2019 в количестве 100 штук. Бухгалтер сделал соответствующие записи:

Дебет 0 105 00 340 Кредит 0 302 34 730 — спортивные мячи приняты к учету на сумму 60 000 рублей;
Дебет 0 302 34 830 Кредит 0 201 11 000 — денежные средства в сумме 60 000 руб. были перечислены с расчетного счета.

07.08.2019 выяснилось, что продавец поставил 30 футбольных мячей и 70 баскетбольных.

Бухгалтер составил проводки на возврат товара поставщику: Дебет 0 302 34 830 Кредит 0 105 00 440 — составлен акт возврата на сумму 18 000 рублей (стоимость одного мяча, умноженная на количество = 600 руб. × 30 шт.).

Параллельно бухгалтер подготовил:

Претензионное письмо в произвольном виде с подробным описанием сути претензии.
Возвратную накладную по форме ТОРГ-12, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (ОКУД 0310001).
Акт на возврат товара поставщику.

Образец письма на возврат товара поставщику

Образец возвратной накладной поставщику

Каждое учреждение самостоятельно принимает решение, какие формы первичной документации использовать в учете: либо унифицированные формы, либо разработанные и утвержденные самостоятельно (ФЗ от 06.12.2011 № 402).

Как составить акт на возврат

В организации утверждена своя форма.

Шаг 1. Прописываем дату и место составления, указываем наименование и ответственных лиц каждой из сторон. Прописываем документ, на основании которого проводится процедура возврата. В нашем случае — договор № 1 от 01.08.2019.

Шаг 2. Указываем предмет (груз, изделие, продукцию), который подлежит отгрузке продавцу, и основание. В нашем примере — договор на поставку баскетбольных мячей.

Шаг 3. Указываем причину возврата и результаты проведенной экспертизы, если таковая требуется (брак, низкое качество, дефекты).

Шаг 4. Теперь прописываем условия покупателя. В нашем случае организация требует произвести замену футбольных мячей на баскетбольные.

Шаг 5. Затем расписываем реквизиты сторон, подписываем акт и заверяем печатями.

Образец акта возврата товара поставщику

Сроки оформления и хранения

Гражданский кодекс предусматривает конкретные сроки оформления процедуры (ст. 477 ГК РФ):

для продукции без срока годности — не позднее двух лет с момента поставки;
для товаров с указанным сроком годности — не позднее истечения установленного срока.

Хранить документы, подтверждающие, что продукцию вернули, придется не менее 5 лет. На основании Федерального закона № 402 от 06.12.2011, в организации должен быть утвержден порядок хранения бухгалтерских документов. Ознакомьте ответственное лицо с утвержденным порядком под подпись.