Как происходит передача дел и должности
Передача дел при увольнении сотрудника
Когда сотрудник фирмы примет решения о расторжении трудовых отношений с работодателем, ему предстоит процедура предоставления информации своему преемнику. От того, как будет организован этот процесс, будет зависеть его успешное завершение.
Зачем нужна передача дел
Покидающий компанию гражданин должен ознакомить свое руководство или сотрудника, который будет принимать должность, с делами, предоставить им все материалы, которые были в его распоряжении.
Если преемника администрации не удалось вовремя найти, то принимать документацию будет директор фирмы.
Причинами данного мероприятия можно назвать такие:
- определить размер обязанностей для будущего исполнителя;
- стимулировать выполнение работы на должном уровне;
- для бесперебойной работы производственного процесса;
- разделить области ответственности.
Произойти это может в нескольких случаях. При:
- длительном отсутствии работника по болезни;
- невыполнении должностных обязанностей в полном объеме;
- расторжении трудового соглашения;
- отпускных днях;
- служебной командировке.
Законодательная база
Порядок передачи дел при увольнении регламентируется такими правовыми актами:
- процедура проведения инвентаризации — п.22 Методические указания № 119н;
- указаны обязанности материально ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.
Согласно п.4 ст.29 ФЗ № 402, при делегировании должности, где фигурируют бухгалтерские бумаги, должен быть составлен акт.
Назначения, на которые обязательно нужно осуществлять прием дел
Материальные ценности отдают другому члену коллектива работники, занимающие такие посты:
- главный бухгалтер;
- начальник подразделения;
- директор;
- инспектор отдела кадров;
- материально ответственный сотрудник (кассир, кладовщик).
Если преемник не найден, то временно принимает дела руководитель или коллега. С ним утверждают контракт и знакомят с вверенными полномочиями. Они при появлении основного кандидата введут его в курс обязанностей.
Особенности процедуры при смене директора
Глава компании или предприятия материальное лицо, поэтому при его уходе необходимо проведение инвентаризации имущества.
Это мероприятие подразумевает составление акта приема-передачи. Стандартного бланка не существует, так как при его заполнении учитывается специфика деятельности компании и особенности передаваемых дел.
Проводится пересчет оригиналов таких документов:
- банковских;
- лицензионные;
- учредительные;
- подтверждающие права фирмы на собственность.
Преемник на основании проведенной описи и акта принимает от уходящего работника:
- ключ от сейфа и банковских ячеек;
- предметы техники;
- информацию о партнерах;
- штампы и печати;
- ценности фирмы.
Составление бланка происходит в присутствии специально созданной комиссии. В нее входят все заинтересованные лица.
Особенности передачи полномочий главного бухгалтера
Основываясь на ФЗ № 402, такой сотрудник ведет всю финансовую документацию компании и создает отчет по ней. Поэтому на нем лежит большая доля ответственности. Все эти важные бумаги при уходе с должности он должен оставить преемнику.
В период отработки сотрудника к нему приставляется помощник, который и входит за это время в курс дела.
Если увольняется материально ответственное лицо
Невозможно назначить следующего сотрудника, если важные документы и имущество организации находятся под контролем предыдущего. Чтобы лицо, которое увольняется перестало нести ответственность, необходимо провести пересчет.
Сверка при увольнении материально ответственного лица проводится всегда в присутствии всех заинтересованных лиц, особенно того, кто принимает. Проходит она в таком порядке:
- Создается приказ и комиссия;
- Результаты записываются. Письменное заключение делается в 3 экземплярах;
- При выявлении недостачи, от виновного берут пояснения;
- Определяется сумма ущерба и взыскания.
В ситуации, когда нет желающего принять имущество на постоянную основу, проводят сверку 2 раза. Соответственно и актов будет столько же. Последовательность действий такая:
- Выбирается человека, который будет выполнять обязанности и проводится пересчет с ведомостью;
- Передается ему имущество;
- Оформляется расторжение контракта;
- Заключается договор с кандидатом;
- Находится постоянный работник, проводится сверка и передача материальных ценностей.
В конце снимается контроль с предыдущего и заключается договор с вновь прибывшим.
Общие понятия процесса
Сама процедура не очень громоздкая. Ее организовывает руководитель увольняющегося человека. Она состоит из таких последовательных действий:
- Создается специальная комиссия, назначенная приказом на передачу материальных ценностей при увольнении, во главе с председателем. В нем начальник отображает сроки выполнения;
- Происходит пересчет материалов и документации в присутствии всех членов;
- Проверяется достоверность составленного акта и сопроводительных бумагах;
- В конце проставляются подписи всеми участниками с обеих сторон.
Все работники максимально прилагают усилия для более корректного результата. Администрация обходится силами предприятия или приглашает аудиторов со стороны. Если один из членов комиссии отсутствует, то процедуру вправе признать недействительной.
Важным составляющим фактором являются устная информация, которую сообщает уходящий работник преемнику.
Какие документы участвуют
В перечень передаваемых бумаг будущему работнику входит вся документация, необходимая для выполнения своих служебных обязанностей. У каждой должности свой фронт работ, поэтому и содержание списка будет зависеть от сферы деятельности.
Для работника, который вел бухгалтерский учет существуют такие:
- журналы;
- кассовые и годовые книги;
- печати и ключи от сейфов;
- налоговая и уставная документация;
- бланки доверенностей.
Работник отдела кадров обязан оставить:
- табели учета рабочего времени;
- трудовые книжки;
- графики отпусков;
- распоряжения.
Если покидает фирму ИТР-сотрудник, то он отдает:
- проектные решения;
- чертежи;
- протоколы совещаний;
- акты на скрытые работы;
- планы;
- нормативная документация.
Чем точнее будет происходить передача информации и материалов, тем незаметней для организации произойдет уход старого сотрудника. Об этом должен позаботиться своевременно директор.
Дополнительные документы
Для более быстрого и точного приема новой должности будущему работнику, администрации нужно продумать ряд необходимых нормативных бумаг, в которых будет отображены все действия. Это могут быть такие:
- распоряжение о материальной ответственности;
- положение о порядке приема-передачи дел;
- порядок проведения пересчета.
Также включаются реестры, которые отображают документооборот на фирме, инструкции по их ведению.
Как правильно составить акт передачи дел при увольнении
Законодательные акты не ограничивают в процедуре составления данного документа. Может быть составлен в произвольной форме. Однако определенные пункты в нем должны присутствовать:
- наименование компании;
- дата проведения;
- регистрационный номер;
- замечания (если возникают);
- личные данные участвующих лиц;
- отображен факт передачи и заверен подписями обеих сторон и руководителем.
Нужно указать также отсутствие ценных бумаг (если таковых нет), повреждение бланков строгой отчетности.
В нем должно быть отображено:
- дата выписки приказа о передаче дел при увольнении;
- проведение подробного пересчета материалов;
- выполнение проверки учета.
Обязательно в конце проставляются фамилии и инициалы задействованных лиц с их подписями.
Нужно ли разработать положение
План передачи дел при увольнении, его образец совершенно носит индивидуальный характер и не всегда весь процесс соблюдается руководителями.
Однако есть должности, при расторжении с сотрудниками которых трудовых соглашений, официальные распоряжения нужны. К таким относят:
- главный бухгалтер (ч.4 гл.4 ст. 402 ФЗ РФ) — в подчинении большое количество важной отчетности, материально ответственное лицо;
- директор — в подчинении вся компания, множество печатей, лицензий, договоров;
- начальник отдела — персональный ответ за порученный персонал и производство;
- кадровик — составляется опись всех имеющихся у него ценных бумаг;
- рядовые работники с материальной ответственностью.
Образец плана
Хоть и Российское законодательство не обязывает тружеников к мероприятию по передаче дел, однако, это необходимо в первую очередь самим работникам.
Весь процесс состоит из таких шагов:
- Письменное уведомление сотрудником своего работодателя об уходе;
- Издание приказа о пересчете и его проведение;
- Сравнение результатов с данными;
- Передача дел новому коллеге;
- Подписание акта;
- Расчет с увольняющимся и выдача трудовой книжки.
Бланк выглядит так.
г. ______________ «__» _________ 20__г.
План передачи дел
В связи с увольнением ___________________________________ и принятием на его должность ______________________________, первому передать, а второму принять дела, документы и информацию согласно настоящему плану.
Передаче подлежит следующее:
- _________________________________.
- _________________________________.
- _________________________________.
- _________________________________.
- _________________________________.
Срок передачи: до «__» ___________20__г.
Передачу оформить Актом приемки-передачи.
Директор _______________ ФИО
Передача дел при увольнении сотрудника разрешена по закону до последнего рабочего дня. Если гражданин, который займет рабочее место уходящего, еще официально не оформлен на предприятии, то принимать участие в приемке документации он не имеет права. Чтобы вся процедура прошла безболезненно, следует о ней позаботиться руководству заранее. Это поможет сохранить рабочую обстановку в коллективе и не снизить продуктивность нового сотрудника.
Передача дел при увольнении: инструкция для работодателя
Кто обязан передавать дела
Если работник занимает руководящую должность или отвечает за какое-то имущество (материально ответственный), при увольнении он передает права, документы, ценности новому сотруднику, пришедшему на его место. Сама процедура передачи не прописана в законодательстве. Но у работодателя есть возможность в локальных нормативных актах указать перечень должностей, при увольнении с которых передача дел обязательна. Там же желательно прописать алгоритм действий, чтобы ни у кого не возникало вопросов, что и как делать.
Что делать работодателю
Если согласно внутренним ЛНА работник должен передавать дела, то после получения заявления об уходе от такого сотрудника можно готовиться к оформлению этой процедуры. Для начала работодатель готовит приказ, используя, например, наш образец плана передачи дел при увольнении. Главное требование к распоряжению — в нем надо четко указать: кто, кому и что передает, в какие сроки.
Содержание плана будет меняться в зависимости от специфики должности. Если смотреть в образец, главбуху придется отдать преемнику печати, пароли от сервисов для сдачи отчетности, бумаги на материальные ценности и основные средства, предоставить сведения по имущественным обязательствам. При увольнении кадрового специалиста или юриста новому работнику предстоит сдать совсем другие бумаги.
Независимо от того, что именно передают и кто в этом участвует, по завершении приема-передачи необходимо составлять акт. Он может быть в произвольной форме, но обязательно должен быть подписан минимум тремя лицами: увольняющимся, его преемником (или иным уполномоченным лицом), руководителем (заместителем). Такой документ в дальнейшем упростит взаимоотношения сторон рабочего процесса, а его образец смотрите ниже.
Нюансы, о которых нельзя забывать
Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.
Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.
Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.
Правила передачи дел при увольнении сотрудника (руководителя, МОЛ, главного бухгалтера) – порядок действий + документы
Процедура по передаче дел является неизбежной при увольнении сотрудников всех рангов: от рядовых работников – до руководителей и кадровиков.
К сожалению, эта процедура редко проходит мирно, без взаимных претензий и обид.
В подобном конфликте бывают задействованы две стороны: лицо, что принимает дела, и лицо, которое их передаёт.