Как представить нового сотрудника коллективу

Процедура представления и введения нового сотрудника

Эта статья в большей степени будет полезна руководителям предприятий и их структурных подразделений, начальникам организаций и фирм, а также работникам отдела кадров. Ознакомившись с материалом, вы узнаете, как правильно представить нового сотрудника и ввести его в организацию и почему представление нового сотрудника коллективу так важно.

Как правило, в первый рабочий день новичок сталкивается на новом месте с большим количеством сложностей, основная масса которых возникает из-за отсутствия информации о порядке работы предприятия, политике руководства в отношении сотрудников, особенностях коллектива, требованиях к работникам и т.д.

Специальная процедура представления и введения нового сотрудника в организацию способствует снятию многих вопросов и большого количества проблем, которые могут возникнуть в начале работы. От этого процесса значительной степени зависит, будут ли новые работники испытывать чувство приверженности к данной компании либо же у них сложится отрицательное представление о ней, а также будут ли они воспринимать одобряемые ей установки и ценности. Помимо этого представление нового сотрудника поможет улучшить психоэмоциональное состояния нового работника и коллектива в целом, а также повысит продуктивность деятельности новичка. Поэтому процесс представления нового сотрудника коллективу, и введение его в курс дела имеет огромное значение.

Как представить нового сотрудника коллегам

Как правило, представление нового работника коллективу поручается сотруднику отдела кадров или его прямому руководителю. Если непосредственный руководитель не участвовал в приеме нового сотрудника, то вначале необходимо представить их друг другу. Это изначально позволит задать позитивное направление совместной работе. Познакомить новенького с начальством можно заочно, назвав фамилии, имена и отчества руководителей и показав их фотографии, так сотрудник, встретившись с ними, уже будет знать статус этих людей.

Очень важно сразу исключить возможность проявления негативного отношение коллег. Представить нового сотрудника, надо указав не только полное имя, занимаемую должность, но и некоторые данные его биографии. Хорошо если представляющий перечислит занимаемые должности и те предприятия, на которых раньше работал новичок. Они будут служить подтверждением высокой квалификации и его профессионализма. Это настроит будущих коллег на позитивное отношение и внушит им уважение к новичку.

Представить нового работника лучше всего тогда, когда собран весь коллектив. Сделать это можно, к примеру, на специально созванном собрании или на пятиминутке. Во время представления расскажите о служебных обязанностях и о тех функциях, которые будет выполнять новый работник, ему опишите функции, выполняемые его коллегами. Назовите по имени коллег занимающих ключевые посты, тех к кому ему надо будет обращаться за советом.

Можно предоставить новичку слово, пусть он сам расскажет несколько слов о себе и ответит на возможно возникнущие вопросы коллег. Проведите для него экскурсию по смежным отделам, представьте нового сотрудника смежниками.

Покажите новенькому рабочее место, обратите его внимание на рабочие нюансы, например на совместное использование с несколькими коллегами оборудования, ведь иногда бывает, что на одном компьютере или телефоне могут работать несколько человек. Покажите ему места отдыха, расскажите о порядке пользования кухней, о том к кому он может обратиться, если закончатся канцелярские принадлежности.

Введение нового сотрудника в организацию помимо его представления коллективу и ознакомления с задачами и обязанностями должно иметь цель добиться от него приверженности и лояльности фирме. Тактика руководителя должна заинтересовать и увлечь новичка. Стоит рассказать, какой вклад деятельность нового работника внесет в общий успех предприятия. Руководитель должен тщательно продумать, меры помощи новичку в обретении уверенности в себе и желание трудиться на благо компании. Одним из таких приемов может быть рассказ о том, какие карьерные возможности открываются в фирме.

Обязательно пожелайте новичку успехов на новом месте. Выразите уверенность, что он быстро станет своим для коллег и будет работать с удовольствием и ощущением того, что он на своем месте.

Руководству компаний надо помнить, что 90% уволившихся в течение первого года сотрудников приняли это решение в первый рабочий день.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как представить нового сотрудника коллективу

Чем комфортнее людям в коллективе, тем выше их продуктивность и отдача трудовому процессу. Когда человек меняет место работы, это всегда сопряжено с волнением и стрессом, что сказывается на качестве выполнения своих задач. Поэтому специалисты по кадрам и руководители должны знать, как представить нового сотрудника коллективу, чтобы помочь новичку максимально быстро адаптироваться и войти в эффективный ритм.

Для чего нужно представление

Организованное знакомство помогает решить сразу несколько вопросов:

• Коллеги сразу получают информацию о новом члене коллектива, о круге его обязанностей. Сам новичок также узнает о своем трудовом окружении, начинает быстрее ориентироваться.

• Новому сотруднику не придется самостоятельно выяснять организационные моменты. Это сократит время адаптации и поможет почувствовать себя комфортно.

• Официальное представление помогает создать позитивный настрой и справиться с волнением на начальном этапе.

Практика приветствия и знакомства с новыми сотрудниками помогает скорейшему выстраиванию коммуникаций, что в свою очередь сказывается на общем рабочем процессе.

В зависимости от структуры компании и сложившихся в ней традиций, обязанности по знакомству могут лежать на сотрудниках HR-отдела или на руководителе подразделения, в котором произошло пополнение.

То, как представить сотрудника коллективу, зависит от размера компании, специфики ее работы и должности, на которую пришел новичок. Представление можно провести письменно, устно и обоими способами.

• Письменно. Очень удобный способ оповещения о кадровых изменениях. В письме можно отобразить всю ключевую информацию: имя, должность, обязанности, указать непосредственное руководство и подчиненных, контактные данные. Также в письменной форме можно дать небольшую справку о предыдущем опыте. Такой способ удобен большим охватом, он не занимает много времени, а все нужные данные можно уточнить в любой момент.

Пример, как написать письмо, приведен ниже:

Коллеги, доброго дня!

Рады сообщить, что к нам вышел новый секретарь, Мария Иванова.

Вы можете обращаться к Марии за помощью в вопросах:

— заказа пропусков в офис;

— записи на массаж, маникюр и т.д.;

— и других стандартных задач секретариата.

Непосредственный руководитель – директор кадрового департамента Петр Петров.

Электронная почта: maria@xxcompania.com

В нашей компании Мария работает с июня 2019 года в должности секретаря. До этого занимала должность офис-менеджера в компании «Лучший дом».

Мария, мы рады видеть тебя в нашем дружном коллективе. Желаем легкой и позитивной работы на ресешпн!

• Устно. Личное знакомство с коллегами практикуется в рамках отдела или подразделения, а также в небольших компаниях, где все сотрудники находятся в постоянном взаимодействии. При этом человеку проще влиться в коллектив.

В больших компаниях с разветвленной структурой практикуются оба варианта – делается рассылка по электронной почте и проводится знакомство с непосредственными коллегами и руководством.

Как проводить представление

Есть несколько ключевых моментов в том, как представить нового сотрудника коллективу:

• Знакомство должен проводить руководитель или кадровый специалист, который проводил собеседование и располагает нужной информацией.

• Если руководитель отсутствовал на собеседовании, то в первую очередь нового специалиста представляют непосредственному начальству.

• Для знакомства нужно выбрать время, когда все сотрудники на своих местах.

Во время представления обязательно озвучить следующие моменты:

• На какую должность пришел сотрудник. Обозначить круг его обязанностей, выполняемые функции.

• Представить непосредственное руководство, коллег, к которым можно обратиться по рабочим и организационным моментам.

• Рассказать о предыдущем опыте, достижениях, образовании.

При этом не стоит перегружать новичка знакомством со всеми коллегами, так как запомнить всех поименно он не сможет.

На этом этапе важнее благоприятную атмосферу для приема в коллектив.

Желательно предоставить новому сотруднику слово для приветствия и небольшого рассказа о себе. Предупредите об этом заранее, чтобы у человека было время продумать, как представиться и подготовить небольшую речь. Возможно, у коллег появятся вопросы – нужно дать возможность их задать.

Если должность подразумевает сотрудничество с другими отделами, то нужно провести знакомство со смежниками.

О распорядке и рабочем месте

Новому работнику обязательно рассказать не только о прямых обязанностях. Для ускорения адаптации предоставьте информацию:

• о внутренней дисциплине, порядке взаимодействия с руководством, коллегами, смежниками;

• о способах коммуникации, корпоративных традициях, стиле общения, что принято или не принято в коллективе;

• о хозяйственных вопросах: где можно получить канцелярские принадлежности, к кому обратиться, если неисправно рабочее оборудование, что предлагается на корпоративной кухне.

Обязательно показать рабочее место, проверить наличие всего необходимого, чтобы человеку не пришлось решать такие проблемы в первый же день.

Еще один способ помощи в адаптации – приветственное письмо от компании. Это показывает заинтересованность в новом специалисте – не только сотрудник думает о том, как представиться. Компания тоже презентует себя и желает успехов в работе. В тексте можно привести историю компании, указать контакты руководителей и коллег:

Уважаемая Мария Иванова!

Наша компания рада приветствовать Вас в своих дружных рядах.

Мы занимаем лидирующие позиции на рынке уже более 15 лет и продолжаем активно развиваться, занимая новые ниши. Наши успехи – это заслуга людей, которые стали Вашими коллегами. Мы заинтересованы в каждом специалисте и готовы поощрять стремление к развитию и карьерному росту.

Ваш непосредственный руководитель – директор кадрового департамента Петр Петров:

Электронная почта: petr@xxcompania.com

По организационным вопросам можете обращаться к офис-менеджеру Ольге Сидоровой:

Электронная почта: olga@xxcompania.com

По техническим вопросам можете обращаться к системному администратору Николаю Семенову:

Электронная почта: nikolai@xxcompania.com

Поздравляем с первым днем в нашем коллективе!

С лучшими пожеланиями, наша команда.

В приветственное письмо можно добавить все нужные контакты, период испытательного срока, а также информацию о предстоящих профессиональных тестированиях (если они предусмотрены).

Как грамотно «встроить» в коллектив нового сотрудника

Какими бы сложными ни были поиск и наем нового сотрудника для вашей компании — это только начало. Новый человек может решить ваши проблемы, но может и создать массу новых. Мало того, что вы на самом деле никогда не знаете, кто скрывается под маской «исполнительного, пунктуального, стрессоустойчивого и обучаемого» соискателя, вы никогда и не угадаете — подойдет ли он для этой конкретной работы, впишется ли он в ваш коллектив, в стиль вашей компании.

Есть ли способ совершенно разрешить эту почти безвыходную ситуацию? Если бы он был, такое ноу-хау обошлось бы вам в кругленькую сумму. А пока, в ожидании этой панацеи, приходится биться над отдельными этапами в процессе рекрутмента.

Боитесь неприятностей — адаптируйте!

Одним из таких этапов является адаптация — период жизни сотрудника, наступающий сразу после приема на работу (или после перемещения на новую должность). Строго говоря, под адаптацией понимается процесс встраивания человека в новые для него обстоятельства — новый коллектив, новые обязанности. Адаптация может быть удачной — человек легко находит общий язык с новыми коллегами и начальством, хорошо понимает новую работу, ответственно относится к своим профессиональным перспективам на новом месте работы. Но может быть и проблемной — конфликты с коллегами, недоверие к руководству, действия вразрез с принятыми на новом месте работы процедурами и правилами. Скорее всего, спустя некоторое время неадаптированного сотрудника придется уволить и снова искать человека. Ольга Ворошилова, руководитель сектора «Фармацевтика», «Недвижимость» компании Penny Lane Consulting Inc , замечает: «В проведении адаптации заинтересована прежде всего компания. Это не просто вопрос комфорта новичка, но и подготовка эффективного и лояльного сотрудника. В период испытательного срока у сотрудника складывается устойчивое мнение о компании, он составляет первое впечатление, которое в дальнейшем не так просто будет изменить. К сожалению, не все компании уделяют должное внимание адаптации сотрудников, отдавая ее на откуп руководителю подразделения, в которое пришел новый человек. У руководителя же не всегда оказывается достаточно времени, желания и терпения для полноценной адаптации: не только на уровне бизнес-процессов, но и на уровне корпоративной культуры, взаимоотношений с коллегами».

Чтобы этого не случилось, руководство компании должно взять на себя труд позаботиться о правильном прохождении новыми сотрудниками адаптационного периода — что не сделает ничью жизнь легче. Однако на карту поставлены качественная работа, лояльность новых сотрудников, текучесть кадров и многое другое, так что потрудиться стоит.

Три источника и три составные части

Адаптация проходит по трем векторам — социальному, рабочему и профессиональному. Цель социальной адаптации — нормальные взаимоотношения с коллегами по работе и начальниками. Новичок не должен испытывать внутреннего дискомфорта в общении с теми, кто дольше него работает в компании, не говоря уже о том, чтобы ориентироваться в рабочем пространстве (знать внутренние телефоны, знать, к кому, как и когда следует обращаться, где и чем обедать, как вести себя в свой день рождения и т. д.). Ольга Ворошилова говорит, что «во многих западных компаниях существуют документы, прописывающие процессы адаптации, для каждого нового сотрудника назначается куратор и проводится анализ уровня адаптации по истечении испытательного срока. Но многие организации совершают ошибку, перегружая новичков большим количеством информации, должностных инструкций, корпоративных правил. Безусловно, все эти документы важны, но не стоит пренебрегать неформальным общением, которое поможет избежать страха, неуверенности и непонимания».

Одновременно со своей социальной адаптацией новый сотрудник начинает проникать в суть новых рабочих обстоятельств. Даже знакомая по предыдущему опыту деятельность на новом месте устроена по-другому. Формы отчетности, политики и стандарты в общении с поставщиками, клиентами и коллегами — эти и подобные им существенные отличия от предыдущего опыта должны быть не просто знакомы сотруднику, но и расцениваться им как неотъемлемая часть его новой работы, а не дополнительная нагрузка.

Наконец, профессиональная адаптация — понимание своей профессии в свете новой работы. Некоторые профессиональные ресурсы могут оказаться здесь невостребованными, в то время как другие, напротив, потребуют дальнейшего развития и совершенствования. Кроме того, необходимо, чтобы новый сотрудник хорошо понимал свои профессиональные перспективы на новой работе: обучение, карьерный рост, новые масштабы задач, другой уровень сложности…

Дорожная карта

В так называемой программе адаптации должно быть указано, кто несет ответственность за подготовку нового рабочего места, разъяснение правил внутреннего распорядка, обсуждение с новым сотрудником компенсационного пакета и его новых обязанностей и т. д. Впрочем, сейчас программы адаптации развиты далеко не во всех даже крупных и западных компаниях, замечает Юлия Иванова, руководитель группы по работе с FMCG -рынком компании THI Selection : «Бывают отдельные процедуры, например так называемые induction -тренинги для новичков: всех новых сотрудников собирают на два-три дня и проводят с ними некоторую работу. Но это не адаптация» .

Дело, конечно же, не в программе — даже самые красивые и выверенные документы не могут ни провести по офису, ни дать человеку понять, что он — свой игрок в команде. Успех адаптации во многом зависит именно от чисто человеческого отношения к новому сотруднику и от его отношения к новой работе. Именно поэтому важно начинать работу по адаптации еще во время собеседований: «Основным принципом общения работодателя с кандидатом должна стать достоверная, правдивая информация» ,- считает руководитель отдела персонала PricewaterhouseCoopers Ольга Новикова. «Именно такой обмен информацией между работодателем и кандидатом предотвращает возможность последующего разочарования от неоправдавшихся надежд, уменьшает степень стресса в период адаптации» . Юлия Иванова говорит: «Функция адаптации должна в большей части ложиться на hr -службу и на линейных менеджеров. Это очень тяжелый этап в жизни нового сотрудника, и если не уделить этому внимания: спрашивать, что нравится, что не нравится в новой работе, с какими проблемами он сталкивается, что тяжело дается,- он может даже уйти. В этом процессе есть своя роль и у кадровой компании. Ее сотрудники должны какое-то время, скажем, первые три месяца, звонить, спрашивать, как дела, с какими трудностями сталкивается новый сотрудник» .

Обычно сотрудники кадровых агентств по договоренности с hr -службой контактируют с новичком через некоторые промежутки времени (третий день, седьмой день и т. д.). С ними новичок чувствует себя более свободно, чем со своими новыми коллегами и руководством.

В конечном счете успех адаптации зависит от продуманных и последовательных действий всех связанных в процессе адаптации людей, от их искреннего интереса друг к другу, к командной работе, к качественным результатам деятельности.

Сделай сам

Как же подойти к разработке программы адаптации в отдельно взятой компании? Например, ее можно заказать консалтинговой фирме. Однако Юлия Иванова считает, что «программу адаптации нужно разрабатывать собственными силами: консультанты могут разработать только шаблон, однако все люди разные, не во всяком случае такая программа будет работать». Рассчитать затраты компании при этом, например в часах работы hr -менеджера, почти невозможно, так как нельзя заранее узнать, какого внимания потребует тот или иной новичок.

Зато понятно, что потребуется от hr -службы и руководства: готовность уделять внимание и отвечать на вопросы. Все, что касается внутреннего распорядка, компенсационных пакетов, корпоративной культуры, должно быть продумано и по возможности зафиксировано. Руководство должно быть готово к тому, чтобы не требовать трудовых успехов от нового сотрудника по крайней мере в первый месяц его работы, а о его полной адаптации в компании можно говорить спустя только три месяца, а то и полгода. Ольга Новикова замечает, что «профессиональная адаптация предусматривает плотное взаимодействие нового сотрудника со своим непосредственным руководителем. Идеальным является вариант, если к новому сотруднику „прикрепляется” профессиональный коуч, который дает рекомендации, руководит первыми профессиональными шагами». В других случаях — энтузиазм новичка подхлестывается аттестационными мероприятиями в конце срока адаптации. Если же по истечении срока адаптации сотрудник не радует вас своими успехами, то не стоит ставить на нем крест — возможно, это вы и ваша компания не смогли помочь ему стать тем, кем вы его видели во время собеседований.

Routes to finance

ТОП 50 бизнес идей на 2019 год – Часть 2 | Свежие бизнес идеи (Июнь 2020).

Эти примеры объявлений сотрудников позволяют приветствовать вашего нового сотрудника любезно и публично. Анонсы сотрудников сообщают сотрудникам, что сделает новый сотрудник, и его или ее должность. Объявления сотрудников позволяют другим сотрудникам узнать, кто будет наставлять нового сотрудника.

Объявление сотрудника может сообщить сотрудникам что-то о новом сотруднике, но это может быть так же просто, как объявить о начале нового сотрудника и дате.

Несколько фактов о новом сотруднике дадут сотрудникам новых сотрудников открытие и возможность начать беседы с новым сотрудником об общих интересах.

Лучшие объявления о новых сотрудниках также разделяют место работы сотрудника и то, как другие сотрудники могут связаться с ним или с ней. Самая лучшая доля картины, чтобы сотрудники могли узнать нового сотрудника, когда они его видят.

Попросите Работника поделиться интересными фактами о своей жизни

Положительным способом введения нового сотрудника является разделение абзаца, написанного новым сотрудником, который выражает три-четыре интересных лакомого кусочка о новом который также будет привлекать сотрудников.

Любит ли работник кошек? Поделись. Работает ли сотрудник в гонках 10k +? Поделись. Работает ли сотрудник на местной кухне? Сотрудник ли кормит птиц, собирает старые бейсбольные карточки или переделывает мебель? Опять же, поделитесь этой информацией.

Вы предоставляете своим текущим сотрудникам возможность связаться с новым сотрудником. Они, скорее всего, обратятся к новому сотруднику, с которым они заинтересованы.

Объявление сотрудника также дает возможность новым коллегам подумать о том, как их рабочие места будут взаимодействовать с работой нового сотрудника.

Вы можете отправлять эти объявления сотрудников по электронной почте всем сотрудникам. Убедитесь, что вы публикуете объявление сотрудника в любом отделе, где у сотрудников нет доступа к электронной почте.

Ниже приводится простое, примерное объявление нового сотрудника, которое отправляется по электронной почте всей компании, когда работник начинает свою новую работу.

1. Простой пример объявления сотрудника

Энн Томпсон присоединяется к продуктам Mediquick, чтобы заполнить нашу открытую позицию в обслуживании клиентов. Ее первый день — вторник, 8 апреля.

Энн много лет работает в сфере обслуживания клиентов, и мы рады приветствовать ее в команде Mediquick. Если вы увидите Энн вокруг здания, убедитесь, что вы приветствуете ее в компании. Она будет участвовать в работе на борту в течение первых двух недель работы.

Наставник нового сотрудника Энн — Марк Веха, поэтому, если у вас есть вопросы или вам нужно встретиться с Энн, вы можете поговорить с Марком до ее начала.

Ann будет тесно сотрудничать с другими специалистами по обслуживанию клиентов. Она будет работать в отделе отдела обслуживания клиентов. Потратьте минутку, чтобы зайти и пригласить Энн в компанию.

У нее есть много общего с ее новыми коллегами, поскольку она любит кошек, квадратные танцы еженедельно и добровольцев в местном приюте для бездомных.

Она находится в Совете для нашего местного женского ресурсного центра.

Спасибо, что присоединились ко мне в приветствии Энн к команде.

Имя менеджера отдела / Босс

2. Объявление Employee

Вот второй образец простого нового объявления сотрудника о том, что вы отправите письмо всем сотрудникам компании, когда сотрудник начнет новую работу.

Кому: Все сотрудники

Я хотел бы представить Джеймса Гонсалеса, который начнет работу в Johnson в качестве специалиста по продукту 1 мая. Джон будет работать в отделе маркетинга, где он будет отчитываться перед Шерри Howell. Его обязанности должны включать координацию всех маркетинговых услуг для продукта xx.

Он будет работать с командой разработчиков продуктов по всем аспектам разработки продукта путем запуска продукта на международных рынках.

Мы наняли Джона, чтобы выполнить наше новое видение того, как разработка продукта должна включать создание бизнес-кейса и рынка для продукта, прежде чем мы создадим один виджет.

Это дает нам возможность увидеть, чего хотят и нужны потенциальные клиенты, прежде чем мы будем создавать продукты.

Джон работал в области продвижения продуктов на рынок для двух разных работодателей в течение своей карьеры. Он с энтузиазмом и восторгом относится к нашему новому подходу, который будет задействовать его очень рано в цикле разработки продукта, и, по его мнению, это революционизирует наши продажи.

Степень John’s — это университет LaSalle, где он специализируется на маркетинге и уходе за бизнесом.

Присоединяйтесь ко мне в приветствии Джона. Он будет работать с другим специалистом по продуктам, Мэри Робертсон, который будет выполнять функции своего официального наставника. Вы найдете Джона в офисе рядом с Мэри в маркетинговом крыле. Я прикрепил картину Джона, чтобы вы смогли узнать и поприветствовать его.

Вы можете связаться с Джоном на продлении 543, и он проводит много времени в AIM как johngonzalez222. Он также является восторженным игроком всех видов спорта, поэтому дайте ему понять, кому нужен член команды.

Имя менеджера отдела / Boss

Помните, что приветствуя и объявляя нового сотрудника до того, как он прибудет на один день своей новой работы, вы получите теплое знакомство с компанией и вашим персоналом. Новый сотрудник будет чувствовать себя особенным и важным — именно то, что вы хотите, чтобы ваш новый сотрудник почувствовал, когда он или она начинает новую работу.