Где взять сургучную печать и пломбу для книги учета трудовых книжек
Как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек?
Учет трудовых книжек обязан вести каждый работодатель, который использует наемный труд других людей. Для этого следует завести соответствующие книги учета. Они должны отвечать определенным требованиям, которые описаны в п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правила). Одним из таких требований является наличие опломбировки данных учетных книг. Многие специалисты, на которых возложена ответственность за ведение этих книг задаются вопросом: как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек?
Учёт трудовых книжек на предприятии
Для того, чтобы проводить учет трудовых книжек на предприятии, работодателю необходимо будет завести две учетные книги:
- Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
- Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Все страницы в обеих книгах должны быть пронумерованы, затем их надо прошнуровать. Также эти учетные книги необходимо опломбировать или можно скрепить сургучной печатью и обязательно заверить подписью работодателя.
Скрепление сургучной печатью
Скрепление учетных книг сургучной печатью мало кто практикует, потому как это связано с множеством проблем. Например, для этого нужно:
- сделать специальную печать для сургуча, лучше всего латунную>
- купить сургуч и где-то растопить его, хотя можно, конечно, попросить помощи в этом вопросе у работников почтового отделения.
При этом книжкой, которая была скреплена сургучом, будет очень неудобно пользоваться. Листы книги будут приподняты над такой печатью и все время придется писать по неровной поверхности. Не говоря уже о том, что со временем эта печать может рассыпаться. В этом случае контролирующие органы могут усмотреть в разрушенной пломбе несанкционированное ее вскрытие, что повлечет за собой штрафные санкции.
Опломбирование учетных книг
Пломба является защитным элементом от несанкционированного вскрытия. В Правилах нет описания, какая именно должна быть пломба в учетных книгах, и из какого материала она должна быть изготовлена.
Поэтому многие работодатели на практике пользуются старым известным всем методом опломбировки книг полоской бумаги. Например, страницы учетной книги нумеруются, сшиваются плотными нитками, которые выводятся на последнюю страницу и заклеиваются полоской бумаги так, чтобы концы ниток оставались свободными. На приклеенной полоске бумаги, которая в данном случае представляет собой пломбу, работодатель обычно пишет сколько страниц в данной книге прошито и пронумеровано, ставит свою подпись, должность, фамилию и инициалы. Печать организации проставляется так, чтобы она находила на бумажную пломбу, на подпись руководителя и на свободные концы ниток, расположенные на последней странице данной учетной книги.
Однако метод опломбировки учетных книг полоской бумаги является в корне неверным.
Пломба должна отвечать определенному стандарту, а классификация пломбировочных устройств определена ГОСТ 31282-2004. Поэтому в нашем случае можно применить любое пломбировочное устройство, которое указано в ГОСТ 31282-2004 и которое подойдет для опломбировки учетных книг.
Самым удобным типом опломбирования учетных книг является пленочное пломбировочное устройство. На поверхности пленочного носителя и в его материале выполнены уникальные для каждой пломбы идентификационные надписи и знаки. По желанию заказчика на пленочной пломбе могут быть нанесены логотип организации и графы для подписи и даты. При попытке отклеить такую пломбу на ней проявится соответствующая надпись, которая и будет свидетельствовать о несанкционированном вскрытии пломбы.
Готовую к заполнению учетную книгу можно купить в специализированных магазинах или заказать через Интернет. Эта книга будет уже опломбирована специальной номерной пленочной индикаторной пломбой. И вам останется только заполнить ее титульный лист и сделать заверительную надпись с подписью руководителя.
Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?
Случается так, что у вас на рабочем месте всегда полный порядок. Но здесь приходит проверка ГИТ, которая не находит никаких нарушений, кроме отсутствия пломбы либо сургучной печати на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Причем сама книга прошита, пронумерована, и на ней даже стоит печать. Однако инспекция все равно накладывает штраф!
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ввели в оборот в 2003 году. Однако вопросы ее правильного оформления и сегодня продолжают оставаться весьма актуальными. А вот для инспекторов ГИТ эта проблема – настоящая находка! Ведь даже если все остальное содержится в полном порядке, то неправильного оформления книги по учету трудовых книжек достаточно для выписки штрафа. В результате некоторые инспекторы проверяют прежде всего именно эту книгу. И если в ней отсутствует пломба либо сургучная печать, то дело сделано – можно выписывать штраф и засчитывать себе выявленное нарушение.
Правила ведения книги учета движения трудовых книжек
Действующим законодательством предусмотрена обязанность работодателя вести книгу по учету движения трудовых книжек, а также установлены требования по ее оформлению. Приходно-расчетная книга по учету бланков трудовых книжек, их дубликатов и вкладышей в них должна храниться в пронумерованном и прошнурованном виде. Ее необходимо заверить подписью руководителя учреждения или предприятия и опломбировать либо скрепить сургучной печатью. Ведение книги возложено не на отдел кадров, а на бухгалтерию.
Чтобы избежать штрафов и замечаний, необходимо выполнять требования законодательства в вопросах учета.
Все требования по оформлению книги учета трудовых книжек определяются соответствующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Эти Правила были утверждены специальным постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках». Согласно пункту 41 Правил книгу по учету трудовых книжек требуется пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя, опломбировать либо скрепить сургучной печатью. Однако далеко не везде можно встретить книгу, опечатанную или опломбированную в соответствии с этими Правилами.
Какие могут возникнуть проблемы при опломбировании книги
Главным предназначением пломбы на книге учета трудовых книжек является защита этой книги от несанкционированного вскрытия. Если использовать с этой целью сургучную печать, то возникает целый ряд проблем или неудобств. Перечислим их.
1. Прежде всего, необходимо приобрести сургуч, который будет использоваться для опломбирования книги. Обычно сургуч продается в магазинах канцтоваров. В крайнем случае, его можно попробовать достать на почте. Однако без наличия опыта у вас могут возникнуть проблемы с тем, чтобы правильно растопить сургуч, не обжечься и не устроить при этом пожар на рабочем месте.
2. Затем вам потребуется изготовить специальную металлическую печать для опломбирования книги посредством сургуча. Такие печати обычно изготавливаются из латуни.
3. Сургучная печать довольно объемна. Ее наличие будет вам мешать заполнять книгу по учету трудовых книжек. Мало того, что это способно привести к ошибкам при заполнении книги, так и сама печать может повредиться. Сургуч – материал довольно хрупкий. Со временем он может начать разрушаться, а печать со временем просто рассыплется. Большинство кадровиков считает, что такие сложности совсем ни к чему, и можно было бы обойтись обычным оттиском печати. Однако трудно поспорить с постановлением правительства!
К счастью, оптимальный выход существует. Согласно Правилам, книгу учета движения трудовых книжек следует скрепить сургучной печатью или опломбировать.
В толковых словарях указывается, что пломба представляет собой сплюснутый кусочек свинца или иного пластичного материала, предназначенный для опечатывания (опломбирования) различных предметов, товаров и помещений. Происхождение самого термина «пломба» связано с латинским словом «plumbum», означающим свинец. Однако из этого никак не следует, что пломбу непременно следует изготавливать из свинца! Главное, чтобы пломба эффективно выполняла задачу по защите книги учета трудовых книжек от несанкционированного вскрытия. А из чего она будет изготовлена – значения не имеет. Сегодня для изготовления пломб применяются различные материалы.
Дополнительные сведения: какую пломбу лучше выбрать
Правила не устанавливают конкретных требований к пломбе. Поэтому для опломбирования книги по учету трудовых книжек можно использовать любое пломбировочное устройство, отвечающее требованиям ГОСТ 31282-2004. Обозначаемый указанным индексом национальный стандарт «Устройство пломбировочные. Классификация» был введен в действие с 1 января 2006 г.
Согласно данному стандарту к пломбировочным устройствам относятся одноразовые персонально идентифицируемые устройства. Они предназначены для защиты объекта от несанкционированного доступа посредством индикации вмешательства, а также для сдерживания от проникновения. Эти задачи определены положением о защите персональных данных сотрудников. Пломбировочные устройства могут быть изготовлены из металла либо пластика. Возможно оснащение этих устройств электронной памятью. Может применяться различная силовая нагрузка, в зависимости от типа пломбируемого объекта.
Поскольку Правилами не устанавливаются конкретные требования к пломбе для опечатывания книги по учету трудовых книжек, можно задействовать любое устройство, отвечающее требования стандарта ГОСТ 31282-2004.
Весьма эффективными для опломбирования книг по учету являются пленочные пломбы. Они обладают относительно небольшой силовой нагрузкой. Однако для опечатывания учетных книг этого вполне достаточно. Главным фактором является индикаторная способность пленочных пломб. Они могут быть изготовлены на основе однослойного либо многослойного пленочного носителя. На одно из сторон носителя наносится клеевой слой.
Пломбы имеют соответствующие идентификационные надписи. Как правило, каждая пломба обладает неповторяющимся индивидуальным номером. На них также может наноситься дополнительная информация, включая логотип организации, графу для проставления даты и подписи ответственного лица. При попытке отклеить пломбу на ней будет проявляться надпись, сигнализирующая о ее вскрытии.
Такая пломба имеет плоскую форму. За счет этого она не будет мешать заполнению учетных книг. Пленочные пломбы более устойчивы к повреждениям и удобны в обращении в сравнении с сургучными печатями и свинцовыми пломбами.
Вывод
Поскольку Правила не устанавливают конкретных требований к пломбе для опечатывания книги учета трудовых книжек, у работодателя есть возможность самостоятельного выбора типа пломбы. Главное, чтобы выбранная пломба соответствовала требованиям ГОСТ и обладала необходимыми для выполнения своих задач свойствами.
Опечатывание журналов трудовых книжек
Трудовые книжки сотрудников — важная документация, которая не терпит легкомысленного отношения и должна храниться под защитой. Работодатель обязан соблюдать некоторые правила ведения документов своих сотрудников и отвечает перед законом за сохранность и грамотное заполнение документа о трудовом стаже и занимаемых должностях каждого работника.
Для опечатывания журналов учета отлично подходят пломбы-наклейки.
Как правильно опечатать и где хранить трудовую книжку?
Вопрос, как опечатать трудовую книжку, актуален для сотрудников отделов кадров большинства предприятий и компаний в России. Но поскольку законодательных требований на этот счет нет, в кадровых подразделениях не принято опломбировывать отдельные документы. Как правило, опечатывают при необходимости сейф, где хранятся трудовые книжки. Можно защитить пломбами сам сейф и особый журнал учета официальных персональных документов с записями о трудоустройстве.
Правила оформления журнала движения трудовых книжек
- Постраничная нумерация.
- Сквозное шнурование.
- Наличие заверяющей подписи руководителя предприятия (компании).
- Сургучная печать или пломба.
В пункте 41-ом официальных Правил хранения и ведения трудовых книжек описано, как опечатать журнал учета.
- СУРГУЧ. Следует прошить прочной нитью все пронумерованные листы книги и вывести свободные концы нити за последнюю страницу (снизу). Затем связать нить узлом и закрепить его сургучной печатью.
Нанесение печати из сургуча позволено законом, но неудобно практически. Печать должна расположиться у самого корешка, скрепляя концы прошивочной нити. Листы журнала от наличия постороннего выпуклого предмета коробятся и заполнение книги становится затруднительным.
Кроме того, со временем такая печать может раскрошиться и придется доказывать проверяющим органам, что сургуч случайно или от старости рассыпался, а не был взломан.
- ПЛОМБА. Использование современных индикаторных пломб-наклеек решает проблемы и избавляет от дополнительных процедур. Одноразовая наклейка с серийным номером и нескольким слоями защиты не требует растапливания, как сургуч, применения специальной латунной печати для оставления оттиска, обновления случайно расколовшегося слепка.
Полимерная пломба в виде плоской наклейки не покоробит стопку страниц, а значит, заполнение книги будет проходить без дискомфорта.
Для опечатывания учетной книги подходят также свинцовые пломбы. Они гораздо меньше сургучных по размерам и требуют из дополнительных инструментов только пломбиратор.
Выбирать, как удобней опечатать специальный журнал учета движения трудовых книжек, вправе руководство компании. Пломбирование обойдется дешевле сургучных печатей.
Статьи и консультации 2019 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru
К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.
ГИТ наказывает за неправильную пломбу на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
ГИТ НАКАЗЫВАЕТ ЗА НЕПРАВИЛЬНУЮ ПЛОМБУ НА КНИГЕ УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
У работодателя книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них была прошита, пронумерована и опломбирована бумажной пломбой с печатью учреждения.
Гострудинспекция при проверке сочла такую пломбировку нарушением.
Не согласившись с позицией ГИТ, наказанный работодатель обратился в суд, где настаивал, что нигде в законе не установлена, какой должна быть пломба.
Интересна позиция суда:
«… В нарушение требований п. 41 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 года № 225 от 25.03.2013 года «О трудовых книжках» Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них … не скреплена сургучной печатью, не опломбирована.
Пунктами 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» предусмотрено, что с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся, в том числе книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
…Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.
Помимо проставления в книгах сургучной печати законодатель установил возможность использования пломбы, однако четких критериев к пломбированию Правилами не установлено.
В пункте 3.2 действующего ГОСТ 31282-2004 установлено, что пломбирование — процесс установки на штатном запирающем механизме защищаемого объекта пломбировочного устройства, обеспечивающего индикацию несанкционированного доступа и сдерживание от проникновения, проведение учета и контроля состояния. Этим же документом установлено, что пломбировочные устройства (ПУ) — персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, обеспечивающие защиту объекта от несанкционированного доступа путем индикации вмешательства и сдерживания в определенных пределах от проникновения (п. 3.1 ГОСТ 31282-2004).
Таким образом, для опломбирования книги учета движения трудовых книжек можно использовать сургучную печать, свинцовую пломбу, а также пленочную пломбу, соответствующую требованиям ГОСТ 31282-2004.
К. в своей жалобе ссылается на то, что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей … прошита, пронумерована и опломбирована бумажной пломбой и скреплена печатью учреждения. Однако, по смыслу указанных норм, такое оформление книга учета движения трудовых книжек и вкладышей не соответствует требованиям ст. 66 ТК РФ и пунктам 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, и образует состав административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ…»
(Решение Балаковского районного суда Саратовской области от 09.06.2017 по делу № 12-2-127/2017
Подписчикам журнала «Кадровик-практик» доступны:
 |
Загрузка...