Документирование последовательность документирования при приеме на работу

Прием на работу: порядок оформления документов

Казалось бы, прием на работу очередного сотрудника не составляет для кадровика особого труда — оформление договора, приказа, личной карточки и т.д. Однако зачастую это делается бессистемно, в результате возникают ошибки, недочеты. В представленной статье структурируем процесс оформления документов при приеме сотрудников на работу, укажем сроки, которые необходимо при этом соблюдать, приведем образцы документов, ответим на часто возникающие вопросы.

Нормативно-правовая база

Главами 10 и 11 ТК РФ регламентировано заключение трудового договора — указаны порядок, форма, содержание, детализированы отдельные вопросы. Статья 66 ТК РФ содержит общие положения о трудовой книжке. Подробно порядок ее заполнения установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) в ред. от 19.05.2008 (далее — Постановление N 225) и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69). Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (в том числе приказ о приеме на работу, личная карточка работника и иные документы) утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление Госкомстата N 1). Анализируя содержание данных документов, можно вывести следующий порядок оформления приема на работу.

1. Получение необходимых для приема на работу документов.

2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации.

3. Заключение трудового договора.

4. Издание приказа о приеме на работу.

5. Заполнение личной карточки формы N Т-2.

6. Оформление личного дела работника.

7. Внесение записи в трудовую книжку.

Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность, закреплен в ст. 65 ТК РФ. К ним относятся:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Частью 2 ст. 65 ТК РФ предусмотрено, что федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. В отношении отдельных категорий государственных служащих приняты ведомственные правовые акты, устанавливающие перечень документов, необходимых для представления при поступлении на службу. Например, п. 14 Положения о правоохранительной службе в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утвержденного Указом Президента РФ от 05.06.2003 N 613 (ред. от 26.04.2009), установлен следующий перечень:

— документ, удостоверяющий личность;

— документы, подтверждающие профессиональное образование;

— справка из налогового органа о представлении сведений об имущественном положении;

— медицинское заключение военно-врачебной комиссии о состоянии здоровья;

— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— другие документы, предусмотренные федеральным законом.

Вместе с тем имеющаяся судебная практика показывает, что непредставление одного из перечисленных документов не всегда будет достаточным основанием для отказа в приеме на работу.

При поступлении на государственную гражданскую или муниципальную службу дополнительным документом является анкета, которая должна заполняться лично поступающим на службу. Такие требования установлены ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон N 79-ФЗ) и ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее — Закон N 25-ФЗ). Форма анкеты утверждена Распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р . Кроме того, заполнение анкеты предусмотрено Постановлением Правительства РФ от 28.10.1995 N 1050 «Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне» (ред. от 18.05.2009), в частности, утверждена и форма анкеты. Считаем верным, что лица, не относящиеся к указанным выше категориям, а также иным категориям, в отношении которых приняты отдельные правовые акты, устанавливающие аналогичные требования, вправе не заполнять анкеты, предлагаемые работодателем, поскольку ТК РФ не называет ее в качестве документа, обязательного для заполнения при поступлении на работу, и отказ в предоставлении работы по причине незаполнения анкеты в данном случае будет незаконным.

Распоряжение Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р «Об утверждении формы анкеты, представляемой гражданином Российской Федерации, поступающим на государственную гражданскую службу Российской Федерации или на муниципальную службу в Российской Федерации» (ред. от 16.10.2007).

Практически всегда перед заключением трудового договора работника просят написать заявление о приеме на работу. Однако такое требование содержится лишь в Законах N 79-ФЗ, N 25-ФЗ и иных правовых актах, регламентирующих порядок поступления на государственную службу. ТК РФ не содержит определения такого понятия, как заявление о приеме на работу, поэтому данный документ не является обязательным при оформлении трудовых отношений с лицами, не поступающими на государственную, государственную гражданскую или муниципальную службу.

Локальные нормативные акты организации

Статьей 68 ТК РФ установлено, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Возможны несколько вариантов подтверждения ознакомления работника с такими документами:

— роспись в журнале (работник должен расписаться за ознакомление с каждым локальным нормативным актом);

— роспись на листе ознакомления (он прошивается и скрепляется печатью вместе с соответствующим локальным нормативным актом);

— роспись в трудовом договоре (в этом случае локальный нормативный акт должен являться приложением к трудовому договору и копия данного документа выдается работнику).

О локальных нормативных актах упоминается в ст. 8 ТК РФ. Напомним, что нормы таких документов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Заключение трудового договора

При заключении трудового договора необходимо руководствоваться гл. 10 — 11 ТК РФ. Подробно его содержание в данной статье рассматривать не будем. Отметим лишь, что согласно ст. 61 ТК РФ работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не указан день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Если трудовой договор не был заключен, а работник фактически был допущен к работе, не позднее трех дней с даты допущения его к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).

Особо отметим, что трудовой договор должен составляться в двух (или более — если это предусмотрено нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права) экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в отделе кадров. На последнем работник должен своей подписью подтвердить получение им экземпляра трудового договора. Рекомендуем оформлять это записью в конце трудового договора: «Экземпляр трудового договора получил» /подпись, расшифровка/.

Приказ о приеме на работу

Согласно ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Такой порядок необходим в целях защиты прав работника, поскольку трудовым договором определяются права и обязанности сторон и, если стороны пришли к согласию, издается приказ. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись не позднее трех дней со дня фактического начала работы. Кроме того, по требованию работника работодатель обязан выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Такое требование может быть выражено и в устной, и в письменной форме.

Если на работу принимаются одновременно несколько сотрудников, можно использовать форму N Т-1а (образец заполнения см. ниже). В этом случае в личные дела сотрудников подшиваются заверенные в установленном порядке копии такого приказа.

Даты составления приказа о приеме на работу, заключения трудового договора, а также начала работы не обязательно совпадают. Так, дата начала работы может быть более поздней по сравнению с той, когда заключен трудовой договор и оформлен приказ. Однако, если приказ издан более поздним числом, нежели заключен трудовой договор, это является нарушением трудового законодательства.

Личная карточка формы Т-2

Подробно порядок заполнения данного документа был рассмотрен в N 1, 2009, журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения». Напомним основные моменты: форма личной карточки утверждена Постановлением Госкомстата N 1. Личная карточка заполняется сотрудником кадровой службы на основании представленных работником документов и заверяется подписями самого работника и сотрудника отдела кадров. Точный срок заполнения карточки в законе не установлен, однако наличие графы, в которой фиксируется дата приказа о приеме на работу, заверяемая подписью работника, позволяет говорить о том, что первичное заполнение личной карточки должно производиться не позднее чем через три дня с даты фактического начала работы.

Напомним, для учета личных данных государственных и муниципальных служащих предусмотрена форма личной карточки N Т-2ГС (МС), утвержденная также Постановлением Госкомстата N 1.

Оформление личного дела работника

Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (далее — Положение). Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, указан в п. п. 16, 17 Положения. Законодательством не установлен срок заведения личного дела. Однако, учитывая, что личное дело ведется с целью систематизации имеющихся документов по личному составу сотрудников, содержит персональные данные о последних, подлежащие защите от неправомерного использования и утраты, желательно оформлять его непосредственно после приема лица на работу.

Ведомственными правовыми актами могут быть установлены особенности ведения личных дел сотрудников, обязательные для исполнения. В качестве примера приведем:

— Приказ Минтранса России от 17.02.2009 N 27 «Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Министерства транспорта Российской Федерации и ведении его личного дела»;

— Приказ ФСТ России от 07.11.2008 N 441-к «Об утверждении Положения о работе с персональными данными государственного гражданского служащего ФСТ России и ведении его личного дела»;

— Приказ Минэнерго России от 11.11.2008 N 166 «Об утверждении Положения о работе по обработке персональных данных в Министерстве энергетики Российской Федерации».

Личные дела муниципальных служащих ведутся в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего (ч. 4 ст. 30 Закона N 25-ФЗ).

Поскольку иных правовых актов, регламентирующих данный вопрос, не принято, рекомендуем при ведении личных дел работников иных бюджетных организаций опираться на порядок, установленный Положением. Желательно действующий в организации порядок ведения личного дела закрепить в локальном нормативном акте.

Внесение записи в трудовую книжку

В начале статьи было указано, что порядок внесения записей в трудовые книжки регламентируется Постановлениями N 225 и N 69. Обратим внимание на сроки внесения записей. Статьей 66 ТК РФ установлено, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Это означает, что, если работник проработал у работодателя менее пяти дней, запись в трудовую книжку можно не вносить.

Если работник принят на работу впервые, трудовую книжку необходимо оформить в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Постановления N 225).

Необходимо помнить, что при приеме трудовой книжки от работника и при оформлении новой трудовой книжки об этом делается отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой установлена Приложением 3 к Постановлению N 69.

И.А.Маркелова, Эксперт журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения»

Прием на работу: порядок оформления документов

1. Получение необходимых для приема на работу документов.

2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации.

3. Заключение трудового договора.

4. Издание приказа о приеме на работу.

5. Заполнение личной карточки формы N Т-2.

При устройстве сотрудников на работу оформляется личная карточка работника Т-2. На предприятии она необходима для ведения учета персонала. Заполнение личной карточки работника происходит в унифицированной форме №Т-2. Данная карточка показывает сведения о нескольких работниках. Также, на основании личных карточек работников Т-2 создается картотека, в ней карточки размещены по алфавитному порядку и по структурным подразделениям, то есть по категориям.

Данная форма состоит из четырех страниц, в них содержаться тематические блоки. В самом процессе принятия работника на работу заполняются только две страницы кадровиком, а все остальные страницы личной карточки работника Т-2 заполняются на предприятии уже в самом процессе работы.

При заполнении личной карточки работника кадровику потребуются такие документы нового сотрудника: паспорт, документ подтверждающий окончание высшего или среднего учебного заведения, трудовая книга, военный билет, государственного пенсионного страхования страховое свидетельство, свидетельство подтверждающее постановку на учет в налоговом органе, а также, приказ формы Т-1.

В пятом пункте первого раздела формы личной карточки работника следует одну из степеней по владению иностранными языками: «владею свободно», «читаю и перевожу со словарем», «читаю и могу объясниться». При заполнении личной карточки работниканеобходимо указать стаж работы, он указывается на основании документов, которые подтверждают стаж работника, например, трудовая книжка. Второй раздел формы личной карточки работника заполняется исходя из таких документов: удостоверение призывника, военный билет. Первый пункт во втором разделе не заполняется только для офицеров. Третий пункт во втором разделе должен указываться полностью, сокращений в обще не должно быть. Пятый пункт должен быть указан только буквами, так само как записано в военном билете. Седьмой пункт во втором разделе формы личной карточки работника заполняется лишь карандашом. Во втором разделе личной карточки работника Т-2 пункты один, три, четыре и семь не должны заполняться, а во втором пункте требуется указать «подлежит призыву». В восьмом пункте указывается запись «снят с воинского учета по возрасту», только для сотрудников, которые достигли самого предельного возраста для пребывания в запасе, а надпись «снят с воинского учета по состоянию здоровья» указывается для сотрудников тех, кто не годен.

После того как заполнение личной карточки работника окончено она заверяется подписью и в ней проставляется дата подтверждения данных. Далее кадровик должен прописать наименование должности, на которой находится, ставит свою роспись, а также, прописывает ее расшифровку. Данные, которые начинаются с третьей страницы, должны вносится на основании форм №Т-1, № Т-6, № Т-8, № Т-5, № Т-11. В десятом разделе личной карточки работника Т-2 должны быть указаны данные о работнике организации, которые помогают вести точный учет работников.

6. Оформление личного дела работника.

7. Внесение записи в трудовую книжку.

Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Документальное оформление приема на работу

Для того чтобы у работодателя и работника не было проблем ни с трудовой комиссией, ни с налоговой, оформление приема на работу должно быть осуществлено правильно и со всеми соответствующими документами. В нашей статье мы постараемся подробно описать порядок документального оформления нового сотрудника.

Нормативная база

Оформление сотрудника и особенности этого процесса перечислены в целом ряде законодательных документов, а именно:

Главы 10, 11 Трудового кодекса Российской Федерации рассматривают вопросы заключения трудового договора;
Статья 66 ТК РФ, Постановление Правительства от 16.04.2003 года № 225 «О трудовых книжках» и Постановление Министерства труда РФ от 10.10.2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» регламентируют порядок ведения трудовых книжек работников;
Постановление Государственного комитета статистики от 05.01.2004 № 1 утверждает унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате, то есть приказ о приеме на работу, личную карточку сотрудника и так далее.

К содержанию

Порядок оформления

Вне зависимости от того принимаете ли вы постоянного сотрудника, совместителя или сезонного рабочего, порядок оформления трудоустройства всегда одинаков и состоит из следующих этапов:

будущий сотрудник приносит необходимые документы и пишет заявление о приеме на работу;
будущий сотрудник должен быть ознакомлен (при необходимости под роспись) со всеми нормативными документами предприятия, которыми он должен руководствоваться в новой деятельности;
работодатель и сотрудник заключают трудовой договор;
по предприятию на основе трудового договора издается приказ о приеме на работу;
в отделе кадров заполняют личную карточку сотрудника по форме N2;
в отделе кадров заводят личное дело и вносят соответствующую запись о приеме в трудовую книжку.

К содержанию

Документы для оформления

Оформляясь на любую работу, соискатель должен предоставить следующие документы:

паспорт или любой другой документ, который удостоверяет личность;
свидетельство о государственном пенсионном страховании – если работник устраивается на работу впервые, ему оформляют такое свидетельство;
трудовую книжку – если работник устраивается на работу впервые, документ ему оформляют на этом предприятии;
если работник устраивается по совместительству, его трудовая книжка остается по основному месту работы;
документы воинского учета – предоставляют те граждане, которые подлежат призыву на воинскую службу;
документы об образовании – в случае, если должность предполагает наличие специальных знаний.

В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы, согласно нормам законодательства. Например, лицам, которые будут работать с опасными и наркотическими веществами, необходимо также предоставить медицинское заключение о состоянии здоровья. Лицам, поступающим на государственную или муниципальную службу, необходимо написать заявление о трудоустройстве и заполнить анкету – для всех остальных специалистов это требование не является обязательным.

Конечно, на многих предприятиях просят написать заявление, и заполнить анкету, но отказ сотрудника совершить это не может быть основанием для отказа в приеме на работу. Документирование приема на работу начинается с момента предоставления будущим работником своих документов в отдел кадров предприятия.

Ознакомление с нормативными актами предприятия

Закон гласит, что до подписания трудового договора сотрудник должен быть ознакомлен с локальными нормативными актами предприятия под роспись: с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, инструкцией по охране труда, должностной инструкцией и так далее – со всеми документами, которые устанавливают правила трудовой дисциплины и имеют непосредственное отношение к сотруднику.

Его подпись может быть зафиксирована в специальном журнале либо на листе ознакомления, который подкалывается к каждому документу. Нормативные акты также могут быть оформлены в виде приложения к трудовому договору, таким образом, подписывая договор, работник поставит и роспись, доказывающую, что он был ознакомлен с данными документами.

Договор о приеме на работу

Необходимо различать гражданско-правовой договор и трудовой договор (или контракт о приеме на работу). Структура этих двух документов примерно одинакова, но в первом случае речь идет о конкретных работах, выполняемых строго в определенный срок и за определенную плату, которая может не совпадать с системой оплаты труда, принятой на предприятии.

И гражданско-правовой, и трудовой договор – основание для приема на работу.

При подписании гражданско-правового договора не издается приказ по предприятию, а на работника не распространяются гарантии, которыми пользуются работники, подписавшие трудовой договор. Гражданско-правовые договоры работодатель имеет право заключать лишь в строго определенных ситуациях, потому что, если не соблюдены необходимые условия его заключения, он может быть законодательно признан трудовым договором.

Трудовой договор составляют в двух экземплярах, один остается у работника, другой хранится у работодателя. Он обязательно должен быть заключен до того, как работник приступит к исполнению своих обязанностей, в случае же, если оформление по договору на работу не произошло, а работник уже допущен на рабочее место, договор необходимо заключить в трехдневный срок.

Трудовой договор содержит такие разделы:

реквизиты документа – наименование предприятия, наименование документа, дату составления, печать предприятия и так далее;
общие положения – дата начала договора и дата, с которой работник выходит на работу, отметка об испытательном сроке и так далее;
права и обязанности работника;
права и обязанности работодателя;
оплата труда и социальные гарантии;
распорядок рабочего времени и времени отдыха;
условия страхования;
ответственность работника и работодателя;
условия изменения и прекращения действия трудового договора;
заключительные положения – порядок разрешения споров и так далее.

Необходимо помнить, что трудовой договор – это основной документ, при помощи которого происходит оформление трудовых отношений, поэтому в нем должны быть предусмотрены и зафиксированы все их детали: наличие испытательного срока, отметка о совместительстве, раздел о коммерческой тайне предприятия и так далее.

Приказ о приеме на работу

После того как работника ознакомили со всеми необходимыми местными нормативными актами, он изучил и подписал договор, прием на работу оформляется работодателем: на основании подписанного трудового договора издается приказ (или распоряжение) установленного образца.

Работник должен быть ознакомлен с приказом в течение трех дней под роспись, один его экземпляр, заверенный печатью, он может получить на руки. Приказ не может быть издан позже даты заключения договора.

Оформление личной карточки и прочих кадровых документов

Форма личной карточки N2 утверждена постановлением Государственного комитета статистики. Саму карточку заполняют работники отдела кадров на основании документов, которые работник предоставил, но он должен расписаться в карточке под датой приказа о приеме на работу.

Личное дело сотрудника также оформляется сотрудниками отдела кадров. Туда вносятся персональные сведения: фамилия, имя, отчество, должность, дата рождения, адрес, семейное положение, фиксируется карьерный путь, отмечаются все поощрения и взыскания.

Также прием на работу оформляется в трудовой книжке: работники отдела кадров вносят запись о дате приема, реквизитах приказа и должности, на которую принят новый сотрудник.

Трудовые книжки хранятся на предприятии и на руки работнику не выдаются до самого дня увольнения. При необходимости ему могут предоставить выписку из книжки или копию ее отдельных листов.

Оформление на полставки

Оформление такого работника происходит на общих основаниях, разница лишь в том, что в трудовом договоре четко прописывается количество рабочих часов и расписание рабочей недели. Все права, обязанности и гарантии работающего на полставки такие же, как права, обязанности и гарантии работающего полную рабочую неделю и полные рабочие дни.

Оформление студента

Согласно Трудовому кодексу, на работу можно брать даже несовершеннолетних и студентов дневной формы обучения – порядок оформления будет таким же, как и в общих случаях.

Но при этом необходимо участь, что оформление на работу работника, который обучается, возможно лишь на неполный рабочий день – не более восемнадцати часов в неделю. Кроме того, работодатель также обязан предоставить дополнительные пятнадцать дней отпуска без сохранения заработной платы для того, чтобы студент мог сдать сессию, четыре месяца отпуска для сдачи итоговых экзаменов и защиты диплома, а также месяц для сдачи итоговых государственных экзаменов.

Оформление инвалида

Согласно законодательству, оформление такого работника происходит на общих основаниях, но ему дополнительно предоставляются льготы:

отпуск в течение тридцати дней и дополнительный неоплачиваемый отпуск на шестьдесят дней для инвалидов I и II групп;
рабочее время не более тридцати пяти часов в неделю;
ограничения по работам, которые выполняются за пределами нормальных условий труда.

На работы с опасными и вредными условиями инвалидов принимать запрещается. При этом, поскольку трудоустройство осуществляется на общих основаниях, работодатель не имеет права требовать от сотрудника справок о состоянии здоровья (за исключением специально предусмотренных случаев в силу специфики деятельности), а инвалид при может и не предъявлять справку медико-социальной экспертизы. В этом случае работодатель не несет ответственности за привлечение инвалида к работам, противопоказанным ему по состоянию здоровья.

Оформление мигрантов

Оформление на работу иностранцев происходит на основании положений Федерального закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» №115-ФЗ от 25.07.2002 года. Оформление происходит в общем порядке, за исключением того, что иностранцам требуется получить разрешение (патент) на работу, а предприятию в некоторых случаях необходимо получить разрешение для трудоустройства иностранных граждан.

Приём на работу студентов и иных работников: Видео

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРИЕМА НА РАБОТУ

Р. С. Энграф

Научный руководитель − Г. Ю. Налобина, преподаватель

Колледж педагогического образования, информатики и права

ФГБОУ ВО «Хакасский государственный университет им. Н.Ф. Катанова»

Деятельность любого работника на предприятии начинается с приема на работу. Это один из самых ответственных моментов в формировании эффективного взаимодействия работника с организацией. От документирования этого этапа трудовых отношений зависит обеспечение социальных, пенсионных и других гарантий, предоставляемых российским законодательством работнику.

Целью данного исследования стало выявление требований к созданию и оформлению документов, используемых в процессе приема на работу.

Рассматривая прием на работу в качестве важнейшего этапа в деятельности кадровой службы, в ходе исследования была проведена следующая работа:

— дана характеристика основных понятий по теме исследования: документ, документирование, первичная (вторичная) документная информация, дело, формирование дела;

— на основе изучения нормативно-правовых документов, регламентирующих прием на работу, передвижение и оформление документов, выделены основные этапы приема на работу, дана их характеристика;

— выявлены требования к составлению и оформлению документов, сопровождающих прием на работу.

В результате изучения нормативных документов определен основной правовой акт, регламентирующий порядок приема на работу – Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), который закрепляет последовательность действий, сроки и перечень документов, сопровождающих процедуру приема. Все действия, установленные ТК РФ, условно были объединены в несколько этапов: предъявление работодателю необходимых документов; оговорение условий приема на работу; юридическое закрепление условий договора; перенос информации в личный документ работника, учетные документы. На каждом этапе приема на работу выделены виды работ и документы, создаваемые при их выполнении.

Таким образом, были определены следующие основные группы документов приема на работу:

— документы, инициирующие прием на работу;

— личные документы работника, предъявляемые при приеме в соответствии со статьей 57 ТКРФ;

— документы, закрепляющие условия работы;

— документы, фиксирующие факт приема;

— документы, в которые переносится информация о приеме на работу.

Рассматривая требования к составлению и оформлению документов каждой группы, выявлены следующие особенности:

— заявления (в случае необходимости) пишутся в свободной форме, но в организации может быть разработан формуляр-образец, включающий в себя реквизиты, обязательные для оформления данного вида справочно-информационного документа: адресат, справочные данные об авторе, наименование вида документа, дата составления документа, текст, подпись составителя;

— копии, снимаемые с личных документов работника, должны быть заверены и должны храниться в закрытом доступе, так как содержат персональные данные;

— трудовые договоры заключаются в письменной форме, в двух экземплярах, в тексте должны быть указаны все условия согласно статье 57 Трудового кодекса РФ;

— приказы о приеме на работу могут издаваться на бланке конкретного вида или на бланках, имеющих унифицированную форму. Порядок оформления и подписания приказа о приеме на работу определен статьей 68 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, к документированию приема на работу предъявляются следующие требования:

— все этапы приема на работу должны выполняться в определенной последовательности и в сроки, установленные Трудовым кодексом Российской Федерации;

— каждый этап приема на работу должен сопровождаться созданием определенных документов, содержание и оформление которых регламентируется не только трудовым законодательством, но и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов»;

— качественному документированию способствует не только знание нормативных документов, но закрепление лиц, ответственных за документирование трудовых отношений.

ЕСТЕСТВЕННЫЕ И ТОЧНЫЕ НАУКИ

Дата добавления: 2018-06-01 ; просмотров: 149 ; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ