Для чего нужна спецификация к договору поставки

Спецификация на поставку товара

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

  • наименование субъектов, между которыми он заключается;
  • объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
  • стоимость;
  • условия по которым он должен исполняться;
  • права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

  • номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
  • номер спецификации, как приложения;
  • обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

  • наименование товаров или материалов;
  • единица их измерения;
  • количество;
  • цена за штуку;
  • общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

  1. через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
  2. через курьерскую службу;
  3. если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
  4. в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.

Образец спецификации к договору поставки оборудования или продукции

Договор поставки – одно из самых распространенных соглашений. Именно поэтому часто возникают связанные с ним вопросы. Грамотное составление договора – залог его успешной реализации и всего бизнеса в целом. В договорных отношениях нужно очень внимательно относиться ко всем мелочам, ведь одна неверная запятая может дорого обойтись.

Спецификация к договору поставки – его неотъемлемая часть, поэтому к ней нужно относиться так же тщательно, как и ко всему остальному документу. Ее основное предназначение – конкретизация положений соглашения. С ней знакомы все, кто хотя бы раз заключал договор поставки, но не все знают те моменты и нюансы, на которые следует обращать внимание.

Чтобы устранить пробелы в знаниях, давайте детально рассмотрим, что же такое спецификация, что в ней указывают, каковы правила ее заполнения. Эта информация будет полезной и для индивидуальных предпринимателей, и для сотрудников предприятий и организаций, которые занимаются договорной деятельностью либо смежным с ней сектором.

Что это такое?

Начнем с того, что же такое спецификация и для чего она нужна, если все можно прописать в договоре? Она представляет собой письменное приложение к договору поставки. В ней идентифицируется поставляемый товар, указываются все его основные характеристики: качественные и количественные показатели.

На практике в договор включаются только ключевые положения, без конкретики. Ведь в нем неудобно подробно описывать сложные технологические термины о поставляемом товаре, тем более соглашения обычно заключаются на долгосрочный период и предусматривают неоднократные поставки. Таким образом, качество, количество и состав товара может меняться. В этом случае не нужно перезаключать новый договор, достаточно согласовать изменения и изменить приложение – спецификацию. В ней можно отразить графики для поставок еженедельно, помесячно или поквартально, в зависимости от необходимости и специфики работы предприятия.

Что в ней указывается

Установленной унифицированной формы в Российской Федерации такого приложения к договору поставки, как спецификации, не существует. В каждом конкретном случае предприниматель или иной сотрудник оформляет ее в произвольной форме. Мы приведем основные сведения, которые в ней указывают. Если в вашем случае необходимо дополнить ее или откорректировать, то можете смело вносить изменения. Это действительно необходимо при поставке уникального вида товара или товара, который нужно отличить по его характеристикам от иных продуктов.

Обычно используется спецификация, состоящая из таблицы. Количество столбцов таблицы – 8. Иногда ее делают при помощи списка, в который вносятся наименования поставляемого товара. В таблице или списке указываются нижеприведенные данные (заносятся в табличные графы):

  1. Порядковый номер.
  2. Название поставляемого товара. Оно должно полностью совпадать с наименованием в накладной.
  3. Соответствие этого товара с ГОСТом.
  4. Единица измерения товара.
  5. Его количество.
  6. Общая сумма договора поставки (без налога на добавленную стоимость – НДС).
  7. Отдельно – сумма НДС.
  8. Сумма договора с учетом НДС.

Еще можно указать стоимость дополнительных работ либо услуг, связанных с поставляемым товаром, а также требования, предъявляемые к упаковке и таре.

Также следует упомянуть и о технической спецификации. Подобное понятие употребляется в инженерной отрасли. Представляет она собой перечень особенностей и характеристик, присущих какому-либо предмету либо объекту. Чаще всего такая спецификация содержит в себе трудные термины и используется на предприятиях для составления документации по изготовлению сложных конструкций.

Если вас интересует, как заполнить образец гарантийного письма на оплату, ознакомьтесь с этой статьей.

Правила заполнения

В договоре поставки обязательно должна быть ссылка на спецификацию. Но одной ссылки недостаточно, необходимо прописать, что это неотъемлемая часть данного соглашения. Спецификация выполняется на отдельном листе и подписывается сторонами до момента передачи товара либо продукции. Ее следует согласовать, ведь получить товар, не соответствующий избранным критериям покупателя, не хочется никому. Это лишние убытки и нервотрепка, тем более если начнется изматывающая и длительная судебная тяжба.

Отсутствие подписи одной из сторон является основанием для неисполнения такой спецификации, она не считается согласованной и заключенной. Подписанная спецификация, наоборот, имеет юридическую силу и обязательна для ее исполнения. Она аналогично договору поставки заключается в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Основные требованию к заполнению:

  • В шапке документа указывается дата его подписания, номер и приложением к какому договору он является. На крупных предприятиях может быть заключено несколько договоров поставки с одним и тем же контрагентом, поэтому внимательно перепишите из основного соглашения его номер и дату.
  • Правильное заполнение реквизитов сторон – наименование покупателя и поставщика полностью. Упоминаются они дважды. Наименования пишут в начале документа, а реквизиты в конце, после таблицы. Они должны совпадать с договором.
  • Как уже отмечалось ранее, на спецификации должны стоять подписи сторон и их печати, а также дата заключения этого соглашения.

Конечно же, качество продукции, которая закупается, может быть проверено со стопроцентной гарантией, только если поставщик – проверенный постоянный партнер. Поэтому многие специалисты, в том числе юристы, рекомендуют заключать долгосрочные договора поставки, которые разбиваются на периоды. А спецификация будет ассортиментным перечнем закупаемого товара для каждой конкретной сделки. В таких случаях в ней оговаривают такие моменты, как условия и сроки поставки, форма расчета, период и сумма платежа. Дополнительно по мере необходимости указывают и сведения о месте разгрузки.

Что собой представляет спецификация к договору

Составление договоров – сложное и ответственное занятие. Здесь не бывает мелочей. Важна каждая цифра и каждая фраза. При необходимости к договору составляются отдельные приложения для уточнения и конкретики отдельных моментов. Одним из таких документов и является спецификация к договору.

Что такое спецификация

Понятно, что у каждого предмета или объекта есть свои характеристики и показатели. Так вот спецификация к договору и содержит в себе перечень всех необходимых параметров, которым должен соответствовать тот или иной объект. Взять, к примеру, договор купли-продажи. Две стороны заключают соглашение о том, что одна из них покупает, а другая продает определенные товары. В данном случае должна быть составлена спецификация к договору, которая даст возможность уточнить количество, качество и ассортиментный перечень поставляемой продукции.

Этот документ составляется в виде отдельного приложения к договору. Он представляет собой таблицу или список, в котором подробно перечислен весь товар с указанием всех характеризующих его особенностей. Прием и отправка продукции в этом случае производится именно на основании такого перечня. В тексте договора обязательно должна быть сделана ссылка на спецификацию с указанием номера приложения. Спецификация к договору обычно делается в виде таблицы, которая содержит в себе следующие пункты:

  1. Порядковый номер.
  2. Наименование товара (то же, что и в накладной).
  3. Соответствие продукции определенному ГОСТу.
  4. Единица измерения товара.
  5. Количество товара.
  6. Общая сумма договора без НДС.
  7. Сумма НДС.
  8. Сумма договора с НДС.

При необходимости могут быть добавлены иные параметры, отличающие конкретный продукт от остальных.

Особенности договора поставки

Спецификация дополнительно содержит в себе данные о месте разгрузки. Как и договор, она подписывается двумя участниками соглашения. Этот документ считается неотъемлемой частью основного и обязателен для исполнения обеими сторонами. Спецификация выполняется в нескольких экземплярах: по одной для каждой из сторон. Поставка продукции с нарушением условий, прописанных в ней, считается неисполнением договора в должной мере и влечет за собой соответствующие последствия.

Суть технической спецификации

Такой способ составления документа используется специалистами отделов маркетинга для формирования коммерческих предложений на производимую продукцию. Подобная спецификация дает полную разбивку по наименованию, комплектности и количеству сборочных единиц. В ней содержатся все данные по цене и объемам возможных поставок. Такой технический документ может служить отличным помощником маркетологу в вопросах закупки необходимых деталей, оборудования или иных товаров.

Актуальный вопрос: нужна ли спецификация в договоре поставки?

Пользователи сайта www.help-tend.ru часто задают вопрос: «А обязательна ли спецификация к договорам поставки? Ведь можно заключить договор на 100/400 тыс. руб. на весь год, и в течение года выбирать товар по необходимости». На основании данного вопроса, мы подготовили небольшую информацию.

Договор поставки обычно является рамочным. В тексте прописывается что-то вроде «Продавец обязуется поставлять, а Покупатель приобретать товары Продавца», общая цена и цены на конкретные товары не указываются.
Однако ч. 3 ст. 455 Гражданского кодекса Российской Федерации требует в предмете поставки обязательно оговорить наименование товара, его количество, а согласно положений ст. 467 Гражданского кодекса и ассортимент, если по договору товары подлежат передачи в определённом соотношении по видам, моделям, размерам, цветам и иным признакам.

Так что, как минимум, в договоре необходимо прописать примерно следующее: «Предметом поставки является товар, наименование, ассортимент и количество которого указаны в спецификациях, являющихся неотъемлемой частью Договора».
Нередко спецификации к договору не составляются вовсе, — мол, она дублирует товарную накладную. Однако накладная – это не спецификация, так как подтверждает лишь факт передачи товара, а не наличия обязательств по нему! Так что к договору на каждую поставку желательно составлять, подписывать и хранить как спецификации, так и накладные, иначе полученный покупателем товар не будет считаться переданным на основании контракта, и покупатель сможет не только не платить за товар, но и вернуть его через несколько месяцев с требованием оплатить расходы по хранению.

Документы, в которых могут содержаться существенные условия договора поставки о наименовании товара и его количестве:
Суды признают заключенными договоры поставки, в которых вместо наименования товара и его количества содержится положение о том, что данные условия будут согласованы сторонами в определенных документах. Эти документы должны содержать ссылку на договор.

Как правило таким документом и является спецификация, являющаяся неотъемлемой частью заключаемого договора.

Примеры из судебной практики:

Постановление ФАС Московского округа от 16.04.2009 N КГ-А40/2820-09 по делу N А40-17768/08-110-71
«. Условие договора купли-продажи о товаре считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество товара (пункт 3 статьи 455 Гражданского кодекса Российской Федерации).
Согласно пункту 1.2 договора номенклатура, количество, сроки и адрес поставки указываются в письменных заявках покупателя или в спецификациях, являющихся неотъемлемой частью настоящего договора.
При этом, как установлено судами первой и апелляционной инстанций и подтверждается материалами дела, предмет договора, в том числе наименование продукции и его количество, а также цена за единицу продукции, согласованы в подписанных обеими сторонами спецификациях, являющихся неотъемлемой частью договора поставки от 01.12.06 N 03/25-12-06, заявках покупателя и накладных. «

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.07.2009 по делу N А42-5155/2008
«. Согласно статье 506 ГК РФ срок поставки товара является существенным условием договора поставки.
Как следует из пункта 2.2 договоров поставки, сроки поставки, наименование продукции, ее количество определяется на основании заявок-заказов.
Поскольку договорами поставки предусмотрена поставка продукции в течение всего срока их действия, то установление конкретных сроков поставки отдельных партий товара заявками-заказами и спецификациями не противоречит пункту 1 статьи 432 и статье 506 ГК РФ. «

Постановление ФАС Уральского округа от 24.06.2009 N Ф09-4155/09-С3 по делу N А50-15320/2008
«. Судами установлено, что представленный в материалы дела журнал приема заявок свидетельствует о том, что от предпринимателя поступила заявка на товар, в соответствии с которой сторонами определены наименование, ассортимент, количество товара, дата его вывоза покупателем.
Наименование товара и его количество, указанное в заявке, соответствует данным, содержащимся в счетах-фактурах и накладных.
Суды на основании оценки имеющихся в материалах дела доказательств (журнал заявок, товарные накладные, платежные документы) пришли к обоснованным выводам о том, что договор поставки от 28.04.2008 N 84 между сторонами заключен. «

Постановление ФАС Уральского округа от 24.01.2007 N Ф09-12228/06-С5 по делу N А07-15377/06
«. По смыслу указанной нормы с учетом того, что договор поставки рассматривается законодателем как разновидность договора купли-продажи, существенными условиями договора поставки являются предмет поставки — конкретно определенный товар — и его количество.
Суд первой инстанции правильно установил, что договор поставки между сторонами не заключен, так как в нарушение п. 3 ст. 455, п. 2 ст. 456 Гражданского кодекса Российской Федерации в нем отсутствует согласование количества продукции, а именно письменные заявки, согласованные с ответчиком.
Довод заявителя о том, что получение заявки в устной форме не противоречит условиям договора, подлежит отклонению. Суд первой инстанции верно установил, что договор поставки считается незаключенным, так как истец не представил надлежащие доказательства, подтверждающие факт согласования количества поставляемой продукции. Совершение юридически значимых действий между юридическими лицами осуществляется в письменной форме. «

Постановление ФАС Уральского округа от 11.08.2009 N Ф09-5730/09-С3 по делу N А60-39380/2008-С4
«. Как следует из материалов дела, обществом «Компания «Олтис» 20.05.2008 выставлен счет от 24.04.2008 N А1293 для оплаты подлежащей поставке керамической плитки на сумму 910 777 руб. 07 коп., согласно которому после предварительной оплаты товара общество «Компания «Олтис» обязано поставить плитку в ассортименте, количестве и по цене согласно выставленному счету.
Платежным поручением от 26.05.2008 N 124 общество «Торговая компания «Лит» перечислило обществу «Компания «Олтис» 910 777 руб. 07 коп., в качестве основания платежа указано оплата по счету от 24.04.2008 N А1293 за плитку.
Товар (плитка) обществом «Компания «Олтис» поставлен не был.
Судами установлено, что сторонами в силу п. 3 ст. 434 и п. 3 ст. 438 Гражданского кодекса Российской Федерации была соблюдена письменная форма договора купли-продажи товара.
В счете от 24.04.2008 N А1293 истец и ответчик определили наименование и количество передаваемого товара, следовательно, стороны согласовали существенное условие договора купли-продажи — предмет данного договора, тем самым, между сторонами было достигнуто соглашение о поставке товара.
Таким образом, требования истца о возврате предварительной оплаты и процентов за пользование чужими денежными средствами законно признаны судом обоснованными. «

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector