Заолнение журала регистрации приказов на отпуск образец

Порядок ведения и заполнения журнала учета и регистрации приказов на отпуск – бланк и образец для скачивания

Обеспечить надлежащий учет кадровой распорядительной документации помогает журнал регистрации.

В нем отражаются данные об оформленных приказах, что позволяет систематизировать и оптимизировать учетный процесс.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Распоряжения с разными сроками хранения нужно регистрировать отдельно.

Приказы об ежегодном отпуске, его переносе, продлении, досрочном прекращении должны храниться 5 лет, регистрировать их нужно в отдельной книге.

Нужно ли вести учет распоряжений о предоставлении отдыха?

Учет и регистрация приказов ведется обычно в тех организациях, где большая численность персонала.

Отражения данных об оформленных распоряжениях в отдельной сводной книге не дает запутаться в оформленной документации, позволяет в короткие сроки определить, когда и кто уходил в отпуск, какие изменения вносились в порядок его предоставления.

Регистрация позволяет наглядно увидеть нумерацию, правильно присвоить новому документу номер.

Кроме того, такой учет позволяет быстрой найти нужный документ, помогает в случае судебных и трудовых споров подтвердить факт выполнения обязательств работодателем.

Законодательство не содержит обязательства по оформлению журнала регистрации, так как функцию учета предоставляемых отпусков выполняет график Т-7.

Однако компания вправе сама по своему желанию вести учет оформленных распоряжений в журнале, если ей это удобно.

Как заполнить правильно?

Форма журнала учета и регистрации не установлена.

Компания может разработать свой удобный бланк, никаких строгих требований не предъявляется, так как данная учетная книга нужна исключительно для внутренних нужд организации, и проверяющими органами никогда не запрашивается.

Оформляется журнал обычно в виде таблицы, в которой проводится регистрация очередного приказа.

Зарегистрировать распоряжение о предоставлении отпуска – это, значит, внести основные сведения о нем в табличную часть журнала.

Обычно в книгу включают графы со следующими наименованиями:

порядковый номер записи;
дата составления приказа;
номер распоряжения – присваивается в соответствии с разработанной в организации нумерацией;
ФИО работника, которому предоставляется ежегодный отдых;
его должность или профессия;
подразделение, где работает;
вид предоставляемого отдыха – рекомендуется приказы об ежегодных оплачиваемых отпусках регистрировать отдельно от прочих, у которых больший срок хранения, если журнал предназначен исключительно для учета и регистрации распоряжений об ежегодном отдыхе, то данную графу можно исключить;
дата начала и окончания отпуска из приказа;
продолжительность отдыха – также переносится из распоряжения;
документ основание – заявление работника или график;
примечание – любая дополнительная информация.

Это примерное содержание граф, которые включают исчерпывающую информацию об оформленном документе. По желанию графы можно изменить – сократить или дополнить.

Журнал лучше вести отдельно для приказов с разным сроком хранения.

Распоряжения, касающиеся ежегодного отпуска (его предоставления, переноса, продления), должны храниться 5 лет.

Приказы о предоставлении неоплачиваемого отдыха, декретного отпуска должны храниться 75 лет, их лучше регистрировать в отдельных книгах.

Если журнал оформляется в бумажном виде, то рекомендуется его прошить, пронумеровать страницы, скрепить печатью, то есть оформить по стандартным правилам ведения учетных книг.

Можно вести регистрацию в электронном виде, это упрощает процесс, при этом позволяет вести учет документации без нарушения правил трудового законодательства.

Хранить журналы следует 3 года.

Скачать бланк и образец заполнения

Скачать журнал учета и регистрации приказов об ежегодном отпуске – образец.

Так выглядит образец:

Выводы

Организация не обязана по закону вести регистрацию оформляемых распоряжений об отпусках в журнале регистрации.

Однако ведение такого учета удобно, особенно в больших компаниях. Поэтому на практике подобные учетные книги широко распространены.

Журнал может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде, никаких ограничений на этот счет нет.

Рекомендуется регистрировать распорядительную документацию по ежегодным отпускам отдельно.

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Порядок заполнения журнала учета отпусков на предприятии и образец его оформления

При оформлении отпуска для сотрудника работодателю следует подготовить ряд документов, включая приказ на отпуск и записку-расчет отпускных, внести отметку в личную карточку работника. Некоторые работодатели также ведут для удобства журнал учета отпусков.

Есть ли необходимость в ведении журнала учета отпусков

Обязанность работодателя по ведению журнала учета отпусков не предусмотрена Трудовым кодексом, а также иными нормативно-правовыми актами. Информация об отпусках отражается в приказе на предоставление отпуска и в графике отпусков. Указанные документы обычно составляются по формам Т-6 и Т-7, утвержденным Росстатом.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Москва: +7 (499) 110-33-98 .
Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Между тем ведение журнала учета отпусков не запрещено законодательно. По желанию работодатель может разработать форму такого учетного документа. Порядок ведения журнала можно прописать в локальном акте, который устанавливает кадровое делопроизводство на предприятии.

Обычно журналы учета отпусков ведутся на крупных предприятиях с большой численностью персонала. Это позволяет кадровикам избежать путаницы при предоставлении очередных отпусков.

Ведение журнала об учете отпусков может быть необходимо организации для решения следующих задач:

Систематизации сведений об отпусках.
Обобщения информации о предоставляемых сотрудникам отпусках.
Получения наглядных сводных данных.
Отслеживания последовательности издания приказов об отпусках, недопущения нарушения нумерации и обеспечения непрерывности номеров.

В некоторых случаях журнал об учете отпусков может стать основанием для принятия важных кадровых решений (например, для решений о применении дисциплинарных взысканий), использоваться в качестве доказательства в суде или в иных целях.

Читать еще: В какой срок можно поменять права на погрузчик

Способ ведения

Журнал учета отпусков обычно ведет ответственный сотрудник кадровой службы. Если он отсутствует, то соответствующие полномочия обычно имеет бухгалтер, специалист канцелярии или же сам руководитель.

Бумажная форма ведения журнала обычно используется для придания документу юридической силы (ведь только так можно доказать, что в документ не вносились правки постфактум, из него не удалялись записи и пр.). Также бумажный формат целесообразен, если предполагается ознакомление сотрудников с записями в журнале под личную подпись. Бумажный вариант журнала необходимо прошить и скрепить официальной печатью организации.

Если журнал необходим работодателю только для внутренних целей и для обобщения данных, то более удобно вести его в электронном формате.

Типовая форма и образец

Также готовые формы учетных журналов в твердой обложке выпускают некоторые типографии. Их можно приобрести по желанию в любом магазине, реализующем печатную продукцию.

Способ ведения журнала работодателю целесообразно прописать в соответствующем локальном нормативном акте (например, в принятом Положении о кадровом делопроизводстве).

Порядок заполнения

Журнал регистрации отпусков имеет целью фиксацию распоряжений или приказов, которые были изданы работодателем по факту выхода сотрудника в отпуск. Формирование таких приказов является обязательным для работодателя. Они составляются в свободной форме или по утвержденным Росстатом образцам Т-6 или Т-6а.

Стандартный журнал учета отпусков имеет табличную форму, в которую в хронологическом порядке вносятся сведения об оформляемых работодателем приказах на отпуск.

В журнале регистрации отпусков (приказов на отпуск) обычно присутствуют такие графы:

Порядковый номер записи (начиная с «1» и далее).
Дата подготовки приказа об отпуске (число, месяц и год приказа, на основании которого сотрудник вышел в отпуск).
Номер приказа (он может быть любым, согласно принятой системе нумерации документов в компании, но присвоенные номера не должны повторяться в течение года).
ФИО сотрудника, которому был предоставлен отпуск.
Его должность (структурное подразделение).
Виды отпуска (например, ежегодный, дополнительный, административный или учебный).
Дата начала и окончания отпуска (конкретные даты).
Количество дней отпуска (отпуск всегда указывается в календарных днях).
Основание для предоставления (обычно это график отпусков на текущий год, который обязан заблаговременно утвердить работодатель и ознакомить с ним всех сотрудников; но если сотрудник уходит в отпуск вне графика, то здесь можно прописать реквизиты поступившего от него заявления; если отпуск является учебным, то основанием станет справка-вызов).
Графа с примечаниями и особыми заметками.

Так как форма журнала является произвольной, то в него могут включаться специальные графы, которые нужны для удобства конкретного работодателя.

Но некоторыми кадровыми специалистами указывается данная информация уже изначально, а затем вносятся правки, пометки и исправления. Такой вариант также допустим.

Помимо указанных сведений, журнал учета имеет титульный лист (обложку), на которой указывается общая информация о нем:

Как именуется документ.
Какие документы подлежат регистрации в нем (например, работодатель может вести отдельные журналы для регистрации приказов об оплачиваемых, декретных и административных отпусках).
Наименование компании-работодателя, которая ведет журнал.
За какой период приводятся сведения (обычно это определенный календарный год).
Ответственные за ведение журнала лица (должности с ФИО).

Бумажный журнал нумеруется и прошивается. Электронная версия журнала должна быть распечатана по итогам года и передана на хранение в архив.

Таким образом, журнал учета отпусков не является обязательным документов в организации. Он ведется по желанию работодателя для удобства учета приказов об отпуске сотрудников. Допускается ведение журнала в письменном и электронном форматах. Журнал об учете приказов об отпусках не запрашивается в ходе проверок контролирующими инстанциями, и его отсутствие не может стать основанием для привлечения работодателя к ответственности за нарушение законодательства. Законодательство не содержит установленных требований к форме и порядку ведения такого учетного журнала.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Нужно ли заполнять журнал регистрации приказов на отпуск — скачать удобный образец в excel

Ведение журналов для регистрации документации позволяет обобщить, сопоставить данные отдельных видов входящих документов.

Учет приказов на предоставлении отпуска штатным работникам организации производится в специальной сводной книге.

Его примерный образец можно скачать ниже, порядок заполнения рассмотрен в статье.

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Нужно ли вести?

Когда работник направляется в отпуск, руководителем подписывается приказ и присваивается порядковый номер в соответствии журналом. Основанием для распоряжения директора является график и заявление подчиненного.

Важно! Журнал учет и регистрации приказов о предоставлении ежегодных отпусков формируется, если в организации числится большое количество сотрудников.

Кадровые документы, в этом случае, подлежат обязательному учету в виде составления подобного документа.

Журнал помогает найти необходимый документ достаточно быстро. При возникновении конфликтов между работодателем и работником, обратившимся в инспекцию по труду, с помощью книги учета представляется возможность доказать или опровергнуть законность действий каждой стороны.

В сводном журнале регистрации приказов на отпуск сотрудников отображается периодичность отдыха, основание для его оформления, а также факт предоставления определенному специалисту.

Следует знать, что все приказы нельзя регистрировать в один журнал. Распоряжения различаются по сроку их хранения в зависимости от типа предоставляемого отпуска и его длительности. Они подлежат регистрации в разных кадровых книгах и хранятся по отдельности.

Журнал регистрации отпусков содержит информацию о приказах со сроком хранения меньше 5 лет.

К такой категории относятся распоряжения на ежегодный оплачиваемый отпуск, ученический, отзыв и перенос ежегодного отдыха.

Полный список распорядительных бланков содержится в гл.19 Трудового кодекса РФ.

Когда срок хранения документа о предоставлении отдыха равен 75 годам, то регистрация осуществляется отдельно.

Оформляется журнал, к примеру, по личному составу и записываются виды приказов:

Важно! Приказы о предоставлении отпусков заполняются по унифицированным формам Т-6 или Т-6а (для группы сотрудников).

Метод ведения и учета

При проверке контролирующими органами журнал о регистрации приказов не включается в перечень ревизионных документов. Его заполнение и наличие необходимо самой компании для обобщения информации, ее систематизирования.

Журнал регистрации позволит прослеживать хронологию изданных распоряжений, присвоение непрерывности номеров. К тому же, книга поможет решить вопросы дисциплинарных взысканий во внутренних конфликтах с сотрудниками организации.

Для придания документу юридического статуса все его страницы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации. В этом случае легко доказывается факт, что в журнал не были внесены изменения, корректировка дат не производилась, страницы не убирались, не добавлялись новые листы.

Оформлять его можно также и в электронном виде, законодательством в этом направлении строгих норм не установлено.

Порядок заполнения

Оформлением приказов и их регистрацией занимается сотрудник кадрового отдела, наделенный соответствующими полномочиями и обязанностями.

Предприятия могут применять в работе типовые бланки регистрационных книг, а также самостоятельно разработанные формы.

Для регистрации отпусков унифицированной формы не существует, состав документа определяется решением руководителя фирмы.

В журнале учета и регистрации распоряжений должна присутствовать обязательная информация:

название компании;
дата начала и окончания ведения;
срок хранения книги;
должность ответственного работника, его ФИО.

Главная часть документа представляется в виде таблицы, состоящая из нескольких столбцов:

номер строки — последовательно вписывается номер, начиная с 1;
дата приказа — данные из распоряжения;
номер приказа — нумерация может включать в себя не только цифры, но и буквы, без наличия дублирующих номеров на протяжении 1 года;
данные о работнике — отдел, должность, ФИО;
вид отпуска — заполняется в соответствии с нормами ТК;
продолжительность — дата ухода в отпуск и его завершение;
основание — реквизиты графика, справки вызова из института, заявления подчиненного;
примечание — добавляются необходимые пометки, замечания.

Журнал хранится в течение 3 лет после внесения информации по последнему приказу. Нумерация документов осуществляется в рамках календарного года.

С первого января 2013 года компаниям разрешено вносить поправки в форму первичных документов, тогда образец бланка утверждается приказом директора. Регистрирование приказов на отдых штатных единиц предусмотрено нормой законодательства — ГОСТ Р 51141-98.

В соответствии с графиком трудящиеся уведомляются о предстоящем отпуске, согласуют точную дату его начала и передают данные в отдел кадров. Специалист кадровой службы заносит информацию об отдыхе в личную карточку работника, а также в журнал регистрацаии.

Скачать образец заполнения

Регистрационную книгу учета для распоряжений можно оформить в том виде, какой удобен компании. Ниже представлен возможный образец, который можно скачать, отредактировать под свои нужды.

Скачать образец журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков — excel.

Полезное видео

О порядке хранения и регистрации кадровых приказов предоставляем посмотреть в данном видео:

Журнал для учета оформляемых распоряжений об отпусках не относится к обязательному регистрационному документу, который может быть запрошен контролирующими органами. Тем не менее многие компании занимаются его ведением, тем более при большой численности персонала.

Сводную книгу можно оформить в любом удобном виде, вести ее электронно или на бумаге. Наличие подобного документа позволит наладить порядок в оформляемой кадровой документации компании.

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Правила ведения журнала регистрации отпусков + пример журнала

Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов. Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.

Необходимость ведения и заполнения журнала

Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.

Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а. Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников. Читайте также статью: → “Форма Т-6 и Т-6а. Приказ на отпуск». Право работодателя создать собственные формы для оформления предоставляемых отпусков, закрепив подготовленный бланк в своей внутренней документации и учетной политике.

Каждый раз, направляя работника в отпуск, руководитель утверждает приказ, который подлежит обязательной регистрации в журнале. Основанием для создания приказа служит график отпусков, а также личное заявление будущего отпускника. Читайте также статью: → “Как составить график отпусков в организации».

Если отпуск предоставляется в период, отличный от закрепленного в графике, то достаточно только заявления работника.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Форма журнала регистрации приказов на отпуск

Оформлением приказов о предоставлении отпускных периодов занимается сотрудник, у которого в обязанностях прописана данная функция. Обычно это сотрудник кадровой или иной службы, отвечающей за взаимосвязь с персоналом.

Ведением журнала учета также обычно занимается специалист по кадровым делам, в разных организациях должность такого работника может именоваться по-разному. Главное, чтобы в обязанностях данного сотрудника была указана необходимость учета утверждаемых кадровых приказов о предоставлении отпусков и фиксации сведений о них в специальном журнале учета.

Согласно законодательству, организация вправе использовать для учета рекомендуемую типовую форму регистрационных книг и журналов или разработанную самостоятельно. В отношении журнала для регистрации приказов об отпусках типовая форма не утверждена, поэтому состав данного документа остается на усмотрении организации. Читайте также статью: → “Форма Т-7. Составляем график отпусков».

Форма журнала произвольная, может включать те графы, которые нужны конкретному работодателю для полного отражения необходимых сведений о предоставляемых отпусках сотрудникам.

Образец регистрационного журнала

Как правило, любой журнал или книга учета представляется в форме таблицы, в которую по порядку заносятся данные о создаваемых документах. Журнал для учета приказов на отпуск также может содержать табличную часть, в которой будут показываться сведения о приказе, виде предоставляемого отпуска, его длительности, а также самом отпускнике.

Наименование графы	Пояснения по заполнению графы
№ строки	Номер записи, традиционно записи нумеруются последовательно, начиная с «1» и далее по порядку
Дата приказа	Число, месяц и год, которые указаны на бланке приказа, служащего основанием для отправки сотрудника в отпуск
№ приказа	Каждому приказу присваивается №, нумерация может быть различной. Законодательство данный вопрос не регламентирует, главное, чтобы не было повторений в течение календарного года. Номер может состоять из буквенных и цифровых обозначений, организация на основании своих предпочтений и нужд разрабатывает удобную и наглядную нумерацию.
Сведения о работнике	Достаточно предусмотреть графы для указания ФИО, должности и места работы (подразделения).
Вид предоставляемого отпуска	На основании ТК РФ каждый служащий имеет право на основной ежегодный отпуск. Кроме того, отдельные статьи ТК РФ, внутренняя документация фирмы, трудовой договор могут предусматривать предоставление иных дополнительных видов отпуска. В отношении каждого из указанных видов отдыха должен быть составлен приказ, подлежащий дальнейшей регистрации в журнале.
Даты отпуска	Начальная и конечная дата отпускного периода.
Длительность отпуска	Длительность всегда указывается в календарных днях. Сведения о датах и длительности периода отдыха берутся из приказа.
Основание	Список документов, на основании которых составлен распорядительный документ. Это может быть личная заявительная бумага от работника. При представлении отпуска по графику – указываются реквизиты графика отпусков. В отношении учебного отпуска – справка вызов из образовательного учреждения.
Примечание	Дополнительно можно предусмотреть графу для указания замечаний и пометок.

Каждая запись в журнал вносится на основании составленного и утвержденного приказа о предоставленном отпуске. Учет кадровых приказов с разным сроком хранения рекомендуется вести в отдельных журналах. В частности в рассматриваемом журнале можно регистрировать приказы, связанные с ежегодным основным отпуском (его предоставление, перенос, досрочное окончания в связи с отзывом), а также учебным отпуском, срок хранения которых составляет 5 лет.

Приказы, связанные с отпуском по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы должны храниться 75 лет, а потому их лучше зарегистрировать в отдельном журнале, например, по учету приказов по личному составу.

Как называется журнал, какие документы в нем регистрируются;
В какой организации ведется журнал;
За какой период приводятся данные, обычно за такой период берется календарный год;
Кто ответственен за ведение журнала (прописываются должности, ФИО).

Пример журнала регистрации отпусков

Обозначенный журнал подлежит хранению в течение трех лет с момента последней регистрационной записи, внесенной в журнал. Об этом гласит п.Д ст. 358 Перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.

Способ ведения журнала регистрации отпусков

Журнал для приказов об отпусках по общему правилу не является обязательным, он не запрашивается и не проверяется контролирующими органами. Его ведение необходимо, прежде всего, самой организации для обобщения и систематизации сведений, получения сводных и наглядных данных, собранных в одном месте.

Журнал позволит проследить последовательность издания приказов, не даст нарушить нумерацию, обеспечит непрерывность номеров. Кроме того, в некоторых случаях журнал пригодится для решения некоторых вопросов внутреннего или иного характера, например, для принятия решения о применении дисциплинарных наказаний, может быть представлен в суд в качестве подтверждения издания конкретного приказа, а также использоваться для иных целей.

Однако для применения в таких целях придется придать документу юридический статус, для этого нужен рукописный способ ведения, с нумерацией, прошивкой и скреплением печатью. Только в этом случае можно будет доказать, что в журнал не было внесено изменений, не были скорректированы даты, записи, не были удалены или добавлены страницы.

Организация вправе сама для себя определить, сколько журналов необходимо для организации грамотного учета распорядительной документации, будут ли делиться отдельные кадровые приказы между различными журналами или достаточно будет одного сводного документа.

В связи с отсутствием обязательности оформления журнала, его можно вести как в бумажном варианте, так и в электронном. Законодательство в отношении данного регистрационного документа строгих требований не предъявляет и порядок ведения не регламентирует.

Организация вправе организовать учет кадровых приказов в том виде, какой для нее удобен.

Обычно бумажная форма ведения журналов характерна в тех случаях, когда требуется постановка личных подписей ответственных или участвующих лиц, печати организации, а также для придания документу юридической значимости. Если такой необходимости нет, и журнал нужен только лишь для обобщения информации, учета и введения правильной нумерации, то его будет удобнее вести в электронном формате.

Бумажный вариант обычно скрепляется, нумеруется и прошивается. Все это делается для того, чтобы не потерялись и не перепутались листы журнала. Если журнал ведется в электронном виде, то для организации хранения его бумажного варианта в течение трех лет в конце года придется произвести распечатку электронного формата. Рекомендуется в локальном акте прописать способ ведения журнала регистрации, например, таким актом может быть Положение о кадровом производстве.