Образец приказа утверждения штатного расписания на 18 год

Приказ на утверждение штатного расписания

Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.

Содержание и роль штатного расписания

Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.

В документе четко прописываются:

  • структурные подразделения,
  • названия должностей,
  • количество сотрудников,
  • условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

Порядок утверждения штатного расписания

  1. Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
  2. Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
  3. Специальным приказом оно утверждается.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

Можно ли менять штатное расписание

Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например приказ о внесении изменений в штатное расписание. При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

Кто составляет приказ

Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

  • номер и дату составления,
  • наименование организации,
  • ссылку на основание,
  • суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
  • номер и дату этого расписания,
  • дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Правила оформления приказа

Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

Читать еще:  Запчасть поставлена как списать

При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре, который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Когда нужен приказ об утверждении штатного расписания (ШР) и кто его составляет

Прежде чем рассмотреть и дать скачать образец приказа об утверждении штатного расписания 2019, напомним, что само ШР — один из главных документов работодателя, где отражена вся структура организации, численность сотрудников, ежемесячный фонд заработной платы. Поэтому при внесении любого изменения (в структуру, наименование должностей, размер заработной платы) понадобится обновить ШР, а чтобы новшества заработали — принять документ об их введении. Он же понадобится, если работодатель принял решение полностью изменить ШР.

Составляют распоряжение обычно секретари, работники бухгалтерии или кадровой службы. Но такая функция может быть возложена и на руководителя, если организация небольшая.

Структура документа

Приказ о введении ШР не имеет строгой формы. Поэтому его оформляют на бланке предприятия в свободной форме с соблюдением основных требований к созданию распорядительной документации, то есть обязательно указывают общие сведения о работодателе, дату выпуска и порядковый номер распоряжения, наименование документа «ПРИКАЗ о. ».

Основная часть состоит из двух разделов. В первом уточняют причины принятия нового решения — реорганизация компании, совершенствование организационной структуры, расширение производства, мотивация сотрудников, другие основания. Второй раздел — вводная часть — должен содержать следующие данные:

  • количество работников по новому (измененному) ШР;
  • размер фонда оплаты труда;
  • дату, с которой изменения вступают в силу;
  • лица, ответственные за исполнение распоряжения.

Здесь же могут быть даны дополнительные указания. Например, в случае сокращения штата можно дать распоряжение о подготовке и рассылке уведомлений о предстоящем изменении и подготовке соглашений об увольнении. Если принято решение повысить оклады, надо распорядиться о подготовке дополнительных соглашений к трудовым договорам с работниками.

Приложением к документу может быть само штатное расписание. В тексте уточняют его номер и дату принятия. Подписывает распоряжение о введении ШР руководитель компании. Также в нем должны стоять подписи упомянутых лиц, ответственных за какие-то действия. Знакомить с текстом всех работников предприятия не надо.

Особенности, о которых надо помнить, покажет образец приказа о введении штатного расписания.

Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2019 год

Образец приказа об утверждении нового штатного расписания отличается от распоряжения о внесении изменений в старое ШР только формулировками. Если вводится новая «штатка», то следует уточнить, что старая утрачивает силу с определенной даты. Если меняются только некоторые части ШР, нужно прописать, что именно изменится, затем указать новые сведения о структуре, штате работников, их заработной плате.

Приказ об утверждении штатного расписания

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Штатное расписание вступает в силу только после соблюдения всех установленных в организации правил утверждения подобных документов. Обычно с этой целью используется приказ об утверждении штатного расписания, завизированный руководителем организации. Этот документ может носить и иное название (например, распоряжение). Для этого документа не существует нормативно установленной унифицированной формы, которая являлась бы обязательной.

Штатное расписание

Штатное расписание – это важный документ для каждого работодателя, т.к. в нем аккумулируется информация о сложившемся разделении труда между работниками.

О значении штатного расписания для работодателя, в частности, свидетельствует ведомственная позиция, указанная в Письме Роструда от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1 .

Раньше в числе обязательных к применению бланков первичной документации, утвержденных Госкомстатом, числилось и штатное расписание. До 2013 года применение самостоятельных форм подобной документации не допускалось. Однако в настоящее время обязательность применения соответствующей унифицированной формы для коммерческих организаций утратила актуальность.

Читать еще:  Могу я выписать человека из дома без его согласия

На сегодняшний день указанные организации вправе самостоятельно определять, какую именно форму этого документа применять:

  • унифицированную (форма № Т-3 );
  • или разработанную и утвержденную самостоятельно.

В унифицированной форме содержатся реквизиты, свидетельствующие о необходимости подписания штатного расписания руководителем кадровой службы и главным бухгалтером.

При отсутствии соответствующих должностей в организации обе эти функции выполняет ее руководитель.

Приказ об утверждении штатного расписания (образец)

Рассматриваемый документ, с помощью которого штатное расписание утверждается, унифицированной формы не имеет.

Для вашего удобства предлагаем скачать образец приказа о штатном расписании для 2017 года (ссылка в конце статьи).

Лиц, имеющих право утверждения штатного расписания, организациям целесообразно отразить в учредительном документе.

Правила же утверждения такой документации целесообразно закрепить локальным актом (например, специальным положением).

В нем следует отразить, в т.ч.:

  • порядок утверждения документации;
  • перечень уполномоченных на утверждение лиц;
  • порядок ознакомления работников с документом (документами).

Если иное не предусмотрено локальным актом организации, то лицу, издающему соответствующий приказ (распоряжение), следует проставить на нем свою подпись и печать организации (при наличии).

Срок, периоды, случаи утверждения штатного расписания законодательством не установлены. Следовательно, решение этих вопросов является прерогативой работодателя.

По нашему мнению, в случае если штатное расписание в течение года дополнялось, целесообразно на очередной год утвердить обновленное расписание с учетом всех внесенных в текущем году изменений и дополнений.

В качестве дополнения отмечаем: штатное расписание признается локальным нормативным актом работодателя, непосредственно влияющим на его трудовую деятельность (см. Письмо Роструда от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1 ), т.к. в нем указаны трудовая функция и другая связанная с ней информация. Следовательно, существует обязанность ознакомления работников с этим документом под роспись при трудоустройстве до подписания трудового договора.

Скачать образец приказа об утверждении штатного расписания

Образец приказа об утверждении штатного расписания в 2019 году: содержание и форма

Приказы по организации являются важной составляющей рабочего процесса, поскольку определяют самые основные аспекты деятельности. Этим документом руководитель назначает ответственных лиц, накладывает взыскания, определяет размер материального вознаграждения и многое другое. Немаловажным является приказ об утверждении штатного расписания. Только при наличии такового можно говорить о введении его в действие.

Штатное расписание является документом, содержащим сведения о необходимых организации штатных единиц определенной специальности, их распределение по структурным подразделениям и размер оплаты труда по каждой из них. Все эти данные потом будут указаны в трудовом договоре, который заключается с работником. Такая норма закреплена статьей 57 Трудового кодекса и проверяющие органы могут запросить у работодателя штатное расписание с контрактами для сверки.

Статистические органы рекомендуют обращаться к унифицированной форме расписания при его составлении, но каждое предприятие может использовать свою с учетом специфики и особенностей.

Такое расписание помогает осуществлять планирование единиц специалистов и фонд оплаты труда на предстоящий период. Поэтому в большинстве хозяйственных субъектах документ ежегодно переутверждается. При изменении в количестве работников, а также их денежного довольствия, обязательно составляется новое штатное расписание и приказ о его вводе в действие.

Цели и функции приказа об утверждении штатного расписания

Приказ является отправной точкой для использования расписания в организации. Оно составляется кадровой службой, согласовывается с профсоюзным органом и только затем попадает к руководителю вместе с приказом об утверждении. Подпись руководителя в приказе означает, что кадровики и бухгалтера могут полноправно работать с кадровым составом. Без приказа штатное расписание не считается введенным в действие.

Следует уточнить, что само расписание – это важный документ для всех структурных единиц организации, но оно также приложение к соответствующему приказу. Виза руководителя на нем обязательна, как и дата и номер приказа.

Форма приказа

Строгой формы такого приказа законодательно не установлено. Его оформление подчиняется общим принципам делопроизводства. Обязательным требованием является распечатывание на бланке организации с регистрацией в общем журнале приказов по основной деятельности и ознакомлением с ответственными лицами.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания, скачать: бланк и образец

Порядок составления

При оформлении приказа по организации, в том числе и утверждающем штатное расписание, обязательно наличие сведений о субъекте, которые содержатся на фирменном бланке. Это:

  • полное наименование предприятия;
  • все учетные данные (ИНН, ОГРН, КПП и др.), банковские реквизиты;
  • полный адрес;
  • контактные телефоны и номер факса.
Читать еще:  Апк срок обжалования в верховный суд

Перечислим обязательные пункты, которые должны присутствовать в приказе о введении в действие штатного расписания:

  • наименование документа в центре сразу под данными об организации;
  • место составления с указанием наименования населенного пункта;
  • дата оформления приказа и его номер по порядку в соответствии с учетным журналом по хозяйственному субъекту;
  • наименование, дающее возможность однозначно истолковать содержание документа, т.е. «Об утверждении штатного расписания»;
  • преамбула, где излагается обоснование для введения документа в организации;
  • обязательно присутствие слова «приказываю», как определение того, что руководитель дает распоряжение относительно дальнейших действий;
  • ниже идут пункты по порядку о количестве штатных единиц и общего фонда оплаты труда, принимаемых на предприятии, с какой даты они будут действовать (если дата не указана, то дата приказа принимается, как время утверждения и ввода в действие). Указывается, что штатное расписание является приложением к приказу;
  • если при утверждении нового старое расписание утратит силу, это нужно указать отдельным пунктом;
  • назначается ответственное лицо за ознакомление персонала с документом и на кого возлагаются контрольные функции: это могут быть главный бухгалтер, начальник кадровой службы или сам руководитель организации;
  • завершающим является наименование должности руководителя, его личная подпись и расшифровка.

Ознакомление с приказом может быть произведено отдельными листами, на лицевой стороне ниже подписи руководителя или на оборотной. Он представляет собой перечисление должностей, даты ознакомления и подписи с расшифровкой. Каждый должен изучить поступивший документ, проставить подпись в соответствующей строке. В некоторых организациях принято использовать для этих целей журнал, где каждый работник после прочтения приказа ставит свою визу.

Как внести изменения?

Все изменения в штатных единицах или оплате труда находят свое отражение в локальном документе организации. Если они не значительны и касаются нескольких пунктов, то допустимо оформить их изменением в приказ, приложив откорректированное штатное расписание. При этом не обязательно приложение нового, достаточно указать в пункте приказа подробно, какие изменения оно претерпело.

Если же изменений много, например, по предприятию прошло повышение окладов на установленный процент, то потребуется всем работникам пересчитать их и указать в документе. Тогда приказом новое штатное расписание будет утверждено, но этим же приказом старое отменено. Это обязательно нужно указать среди пунктов.

Изменения могут произойти по нескольким причинам:

  • увеличение количества должностей или единиц по конкретной из должностей;
  • сокращение штатных единиц (должностей или количества ставок по какой-либо из должностей);
  • изменение наименования должностей или структурных подразделений;
  • изменение должностных окладов.

Кто подписывает?

Любые приказы по организации обязаны подписывать руководитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом эта функция должна быть закреплена тоже приказом. Право подписи любых документов передается нормативным документом, который регистрируется в соответствующем журнале с присвоением номера и даты утверждения.

Контролирующие органы вправе проверить не только само штатное расписание, порядок его утверждения, но и право подписи должностного лица, которое подписало приказ.

Хранение

Хранение штатного расписания должно быть обеспечено в подразделении, которое вносит изменения и дополнения, это чаще всего отдел кадров. Если говорить про срок хранения, то для этого документа он является постоянным в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов. Выписки и копии из него могут находиться в бухгалтерии, которая использует расписание для ввода в программу по расчету заработной платы.

Приказы по деятельности предприятия также имеют постоянный срок хранения. И, даже при совпадении этих параметров, следует учитывать, что находиться они должны отдельно. В номенклатуре организации должны быть отражены все необходимые моменты, в том числе указаны дела для приказов по основной деятельности и для штатных расписаний.

Видео: Все о штатном расписании

  • Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

  • Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты 220 Вольт
    Adblock
    detector